Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web (mục lục đầy đủ)

Trang này tổng hợp toàn bộ hướng dẫn sử dụng TPSoft Web — phần mềm quản lý bán hàng, công nợ, tồn kho chạy trên trình duyệt của Tin học Đông Phương. Các bài được sắp xếp từ cơ bản đến nâng cao, theo từng phân hệ của phần mềm, mỗi bài có hình minh họa từng bước. Cuối trang có các bài theo từng ngành hàng (vật liệu xây dựng, điện nước, tạp hóa, phân bón…) và bài riêng cho cửa hàng tôn sắt thép, nhôm kính, garage, lúa gạo.

1. Bắt đầu sử dụng

1. Hướng dẫn đăng ký tài khoản và chọn lĩnh vực phần mềm TPSoft Web
   Đăng ký dùng thử, chọn đúng loại cửa hàng, đặt địa chỉ riêng, bắt đầu với dữ liệu mẫu.
2. Hướng dẫn đổi mật khẩu và cấp lại mật khẩu nhân viên trên TPSoft Web
   Tự đổi mật khẩu trên máy tính, điện thoại; chủ cửa hàng cấp lại mật khẩu khi nhân viên quên.
3. Hướng dẫn đăng nhập TPSoft Web, địa chỉ riêng của cửa hàng và cài lên máy tính, điện thoại
   Đăng nhập, địa chỉ riêng cho nhân viên, đổi cửa hàng, số máy đang dùng, cài như ứng dụng.
4. Làm quen màn hình TPSoft Web: Trang chủ, menu, phím tắt, cỡ chữ
   Trang chủ, menu chức năng, thanh trên cùng, chỉnh cỡ chữ, phím tắt F1–F12.
5. Cài đặt ban đầu: thông tin cửa hàng, tài khoản tiền và mã QR chuyển khoản
   Tên, địa chỉ, điện thoại in trên hóa đơn, logo, tài khoản tiền mặt / ngân hàng, mã QR chuyển khoản.

2. Danh mục: hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp

6. Quản lý hàng hóa trên TPSoft Web: thêm, sửa, nhóm hàng, đơn vị tính, giá vốn, tồn đầu
   Thêm, sửa hàng hóa, nhóm hàng, đơn vị quy đổi, giá vốn, tồn đầu kỳ, ngừng kinh doanh.
7. 4 loại giá bán, giá theo từng khách và giá bán gần nhất
   Giá lẻ, giá sỉ… đặt tên loại giá, gán loại giá cho khách, tự điền giá bán gần nhất.
8. Quản lý khách hàng, nhà cung cấp trên TPSoft Web
   Thêm, sửa khách hàng và nhà cung cấp, nhóm khách, xem công nợ từng người.
9. Nhập danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp từ file Excel
   Lấy file mẫu, điền danh sách trong Excel rồi nhập một lần vào phần mềm.

3. Bán hàng và nhập hàng

10. Lập hóa đơn bán hàng, thanh toán và in hóa đơn trên TPSoft Web
    Chọn khách, thêm hàng, chiết khấu, VAT, thanh toán nhiều tài khoản, in hóa đơn.
11. Bán nhiều đơn cùng lúc, đơn chờ và báo giá
    Mở nhiều đơn, giữ đơn chờ, lưu báo giá và chuyển báo giá thành hóa đơn.
12. Nhập hàng từ nhà cung cấp trên TPSoft Web
    Lập phiếu nhập hàng, giá nhập, trả tiền nhà cung cấp, tồn kho tự tăng.
13. In tem mã vạch và bán hàng bằng máy quét mã vạch
    Đặt mã hàng, in tem mã vạch, bật quét mã vạch khi bán hàng.
14. Bán hàng khi mất mạng: số hóa đơn tạm và tự đồng bộ
    Mất mạng vẫn bán, in hóa đơn số tạm, có mạng lại tự gửi lên máy chủ.

4. Hóa đơn, công nợ, thu chi, kho

15. Xem, sửa, xóa, in lại hóa đơn và chỉnh ngày giờ hóa đơn
    Tìm hóa đơn cũ, in lại, sửa, xóa, chỉnh ngày giờ — công nợ tự tính lại.
16. Trả hàng và đặt cọc trên TPSoft Web
    Khách trả lại hàng, trả hàng cho nhà cung cấp, khách đặt cọc trước.
17. Khách trả nợ, trả nợ nhà cung cấp và xem công nợ
    Thu nợ khách, trả nợ nhà cung cấp, nút Trả hết, in phiếu thu, xem nợ từng người.
18. Hướng dẫn nhập nợ đầu kỳ và điều chỉnh công nợ khách hàng, nhà cung cấp trên TPSoft Web
    Nhập nợ cũ cho từng khách, từng nhà cung cấp hoặc hàng loạt bằng file Excel; điều chỉnh tăng, giảm công nợ.
19. Thu chi, chuyển quỹ và sổ quỹ tiền mặt, ngân hàng
    Phiếu thu, phiếu chi, danh mục thu chi, chuyển quỹ, sổ quỹ từng tài khoản.
20. Tồn kho, thẻ kho và điều chỉnh tồn kho khi kiểm kê
    Xem tồn kho, thẻ kho từng mặt hàng, điều chỉnh tồn sau kiểm kê.

5. Báo cáo

21. Cách dùng báo cáo: chọn thời gian, lọc, sắp xếp, in và xuất Excel
    Chọn kỳ báo cáo, lọc, sắp xếp, xem chi tiết, in A4, xuất Excel.
22. Báo cáo bán hàng, lợi nhuận và sổ nợ khách hàng
    Hóa đơn bán, chi tiết bán hàng, xuất kho và lợi nhuận, doanh số, sổ nợ khách hàng.
23. Báo cáo nhập hàng và sổ nợ nhà cung cấp
    Hóa đơn nhập, chi tiết nhập, nhập kho, doanh số và sổ nợ nhà cung cấp.
24. Báo cáo tồn kho, nhập xuất tồn, tổng hợp và thu chi
    Tồn kho hiện tại, cân đối nhập xuất tồn, thẻ kho, báo cáo tổng hợp, báo cáo thu chi.

6. Quản lý cửa hàng

25. Thêm nhân viên và phân quyền theo chức vụ
    Mời nhân viên bằng mã hoặc tạo tài khoản, chức vụ quản lý / nhân viên, phân quyền.
26. Sửa mẫu in hóa đơn 80mm, A4, A5
    Chọn khổ giấy, sửa mẫu in, logo, câu chúc, số liên, cỡ chữ in.
27. Cài đặt nâng cao: bán hàng, in ấn, giá vốn
    Các tùy chọn bán hàng, in ấn, phương pháp tính giá vốn.
28. Gộp và đổi tên hàng hóa, khách hàng bị trùng
    Đổi tên, gộp 2 tên trùng thành 1, hóa đơn cũ tự theo tên mới.
29. Lịch sử sửa xóa và nhật ký hoạt động
    Xem ai sửa, xóa hóa đơn nào, lúc nào; nhật ký các thao tác khác.

7. Dữ liệu

30. Chuyển dữ liệu từ TPSoft Excel sang TPSoft Web
    Mang toàn bộ hàng hóa, khách hàng, hóa đơn, công nợ, tồn kho từ bản Excel sang bản Web.
31. Sao lưu, khôi phục và xóa dữ liệu cửa hàng
    Tải file sao lưu, khôi phục từ file, xóa dữ liệu mẫu, xóa tất cả dữ liệu.

8. Máy in, hỏi đáp và nhân viên

• Đưa TPSoft Web ra màn hình máy tính, điện thoại để mở nhanh (Windows, MacBook, Android, iPhone)
  Tạo biểu tượng TPSoft Web ngoài màn hình nền, thanh tác vụ, Dock, màn hình chính điện thoại — bấm 1 lần là mở, không cần gõ địa chỉ.
• Cài máy in hóa đơn 80mm, A4, A5 cho TPSoft Web và xử lý lỗi in
  Chọn khổ giấy, số liên, chỉnh hộp in của trình duyệt, in nhanh không hiện hộp in, xử lý in lệch, mất chữ.
• Câu hỏi thường gặp và cách xử lý sự cố khi dùng TPSoft Web
  Quên mật khẩu, màn hình báo lỗi, giờ máy sai, gõ số bị báo đỏ, hết số máy, mất mạng… và cách xử lý.
• Hướng dẫn nhanh cho nhân viên bán hàng dùng TPSoft Web
  Gửi bài này cho nhân viên mới: nhận mã mời, đăng nhập, bán hàng, thu nợ, những điều cần nhớ.

9. Mẹo quản lý cửa hàng

• Chủ cửa hàng quản lý từ xa bằng điện thoại với TPSoft Web
  Ở đâu cũng xem được doanh thu, công nợ, tồn kho, kiểm soát nhân viên ngay trên điện thoại.
• Kiểm tiền, đối chiếu sổ quỹ cuối ngày trên TPSoft Web
  Các bước cuối ngày: xem tiền mặt, ngân hàng theo sổ quỹ, đối chiếu hóa đơn, nộp tiền, xem báo cáo hôm nay.
• TPSoft Web khác TPSoft Excel ở đâu? Dành cho khách đang dùng bản Excel
  Điều gì giữ nguyên như bản Excel, điều gì mới, cần làm gì khi chuyển sang bản Web.
• Dữ liệu trên TPSoft Web có an toàn không? Sao lưu, bảo mật, quyền riêng tư
  Dữ liệu lưu ở đâu, sao lưu tự động thế nào, ai xem được, hết hạn thì dữ liệu ra sao.

10. Theo ngành hàng

Cửa hàng các ngành dưới đây chọn loại Bán lẻ thường khi đăng ký (lấy được dữ liệu mẫu đúng ngành để dùng thử). Mỗi bài gom cách dùng phù hợp với ngành của bạn:

• Phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng online TPSoft Web
  Bán nợ công trình, quy đổi bao / tấn, phiếu xuất kho giao hàng, công nợ gối đầu cho cửa hàng VLXD.
• Phần mềm bán hàng điện nước, kim khí online TPSoft Web
  Hàng nghìn mã hàng, bán theo cuộn / mét / hộp, mã vạch, giá sỉ cho thợ — cách dùng cho cửa hàng điện nước.
• Phần mềm bán hàng tạp hóa, gia dụng online TPSoft Web
  Bán nhanh bằng máy quét mã vạch, quy đổi thùng / lốc / gói, khách lẻ, nhập hàng nhiều nhà cung cấp.
• Phần mềm bán phân bón, thuốc BVTV, hạt giống online TPSoft Web
  Bán nợ theo mùa vụ, thu nợ cuối vụ, sổ công nợ gửi bà con, quy đổi bao / kg / chai.
• Phần mềm bán rau củ quả, đại lý nông sản online TPSoft Web
  Bán theo kg số lẻ, giá thay đổi hằng ngày, bán sỉ cho mối, công nợ khách quen.
• Phần mềm bán văn phòng phẩm, nhà sách online TPSoft Web
  Nhiều mặt hàng nhỏ, mã vạch, in tem, báo giá cho trường học, công ty, quy đổi hộp / cây / ram.
• Phần mềm bán thực phẩm, đại lý thực phẩm online TPSoft Web
  Bán sỉ lẻ theo thùng / gói / kg, giao hàng cho quán ăn, công nợ khách mối, tồn kho từng mặt hàng.

11. Theo loại cửa hàng

Cửa hàng chọn loại Tôn sắt thép, Nhôm kính, Garage hoặc Lúa gạo khi đăng ký có cách bán, cách in riêng. Ngoài các bài chung ở trên, xem thêm bài dành cho loại cửa hàng của bạn:

Cửa hàng tôn sắt thép

• TPSoft Web cho cửa hàng tôn sắt thép
  Bán tôn, sắt thép theo quy cách số mét × số tấm × hệ số; các bài riêng cho cửa hàng tôn.
• Bán hàng, nhập hàng theo quy cách cho cửa hàng tôn sắt thép
  Nhập số mét × số tấm × hệ số, nhiều quy cách cùng tên hàng.
• Mẫu in hóa đơn cửa hàng tôn sắt thép: in gộp quy cách
  In quy cách trên hóa đơn tôn, gộp các quy cách cùng tên hàng.
• Cài đặt quy cách cho cửa hàng tôn sắt thép
  Tên các ô quy cách, hệ số mặc định, cách in quy cách.

Cửa hàng nhôm kính

• TPSoft Web cho cửa hàng nhôm kính
  Bán kính theo quy cách dài × số tấm × rộng; các bài riêng cho cửa hàng nhôm kính.
• Bán hàng, nhập hàng theo quy cách cho cửa hàng nhôm kính
  Nhập dài × số tấm × rộng ra m², phụ kiện bán như thường.
• Mẫu in hóa đơn cửa hàng nhôm kính
  In quy cách kính trên hóa đơn A4, A5, 80mm.
• Cài đặt quy cách cho cửa hàng nhôm kính
  Tên các ô quy cách, thứ tự ô, cách in quy cách.

Garage ô tô, xe máy

• TPSoft Web cho garage ô tô, xe máy
  Hóa đơn sửa xe kèm thông tin xe, lịch sử xe theo biển số, nhắc bảo dưỡng; các bài riêng cho garage.
• Hàng hóa, dịch vụ cho garage: chu kỳ bảo dưỡng theo km, theo tháng
  Phụ tùng, dịch vụ sửa xe, đặt chu kỳ bảo dưỡng để phần mềm tự nhắc.
• Lập hóa đơn sửa xe cho garage: biển số, tên xe, số km
  Nhập thông tin xe (F7), gợi ý xe của khách, hẹn bảo dưỡng lần sau.
• Lịch sử xe theo biển số và nhắc bảo dưỡng cho garage
  Tra lịch sử sửa chữa theo biển số, danh sách xe đến hạn bảo dưỡng, ghi lần đã gọi.
• Mẫu in hóa đơn sửa xe cho garage
  In biển số, tên xe, số km, hẹn bảo dưỡng trên hóa đơn.
• Cài đặt riêng cho garage
  Tab Garage: số km xe chạy mỗi ngày, nhắc trước bao nhiêu km, bao nhiêu ngày.

Đại lý lúa gạo

• TPSoft Web cho đại lý lúa gạo
  Bán theo số bao × kg/bao, tồn kho theo kg; các bài riêng cho đại lý lúa gạo.
• Hàng hóa cho đại lý lúa gạo: quy cách Kg/Bao, tồn kho theo kg
  Đặt số kg mỗi bao cho từng loại gạo, tồn kho tính bằng kg.
• Bán hàng, nhập hàng lúa gạo theo số bao × kg/bao
  Nhập số bao, kg/bao ra số kg; bán lẻ theo ký.
• Mẫu in hóa đơn đại lý lúa gạo
  In số bao, kg/bao, số kg trên hóa đơn.
• Cài đặt quy cách cho đại lý lúa gạo
  Tên các ô số bao, kg/bao và cách in.