Khi bắt đầu dùng phần mềm, nhiều khách đang nợ cửa hàng từ trước, và cửa hàng cũng đang nợ nhà cung cấp. Muốn sổ công nợ đúng ngay từ ngày đầu, bạn cần nhập nợ đầu kỳ vào phần mềm. Trong lúc bán hàng, thỉnh thoảng cũng phải điều chỉnh công nợ: bớt tiền lẻ, xóa khoản nợ không đòi được, sửa sai sót. Bài này thuộc loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web, hướng dẫn đầy đủ cả hai việc — cho cả khách hàng và nhà cung cấp.
• Từng khách: Bán hàng → chọn khách (F6) → Trả nợ / Đặt cọc → tab Điều chỉnh công nợ.
• Từng nhà cung cấp: Nhập hàng → chọn nhà cung cấp (F6) → Trả nợ NCC → tab Điều chỉnh công nợ.
• Nhiều người một lúc: trang Khách hàng / Nhà cung cấp → Xuất Excel lấy file mẫu → điền cột Nợ đầu kỳ → Nhập từ Excel.
1. Nợ đầu kỳ và điều chỉnh công nợ là gì?
- Nợ đầu kỳ: số tiền khách còn nợ cửa hàng (hoặc cửa hàng còn nợ nhà cung cấp) tại lúc bắt đầu dùng phần mềm. Số âm nghĩa là khách đã đặt cọc trước (cửa hàng đang nợ khách), hoặc cửa hàng đã trả trước cho nhà cung cấp.
- Phiếu điều chỉnh công nợ: phiếu chỉ làm tăng hoặc giảm số nợ — không tính vào doanh thu, không xuất kho, không cộng trừ tiền quỹ. Nợ đầu kỳ cũng được ghi bằng một phiếu điều chỉnh công nợ, lý do “Nợ đầu kỳ”.
Chọn đúng chức năng theo từng trường hợp:
| Trường hợp | Dùng chức năng |
|---|---|
| Khách đã nợ từ trước khi dùng phần mềm | Nhập nợ đầu kỳ (phần 2 hoặc phần 4) |
| Khách đưa tiền trả nợ, đặt cọc | Khách trả nợ / đặt cọc — có tiền vào quỹ, không dùng điều chỉnh |
| Bớt tiền lẻ cho khách, xóa khoản nợ không đòi được | Điều chỉnh giảm — gõ số âm |
| Ghi sót một khoản nợ, cần cộng thêm | Điều chỉnh tăng — gõ số dương |
2. Nhập nợ đầu kỳ, điều chỉnh công nợ cho từng khách
- Vào Bán hàng, bấm F6 (hoặc nút Chọn (F6)) và chọn khách. Khách chưa có trong danh sách thì thêm mới ngay trong hộp chọn khách.
- Bấm nút Trả nợ / Đặt cọc (số ①) — tên khách hiện ở khung Khách hàng (số ②).
Hình 1: Chọn khách ② rồi bấm Trả nợ / Đặt cọc ①.
- Trong hộp hiện ra, chọn tab Điều chỉnh công nợ (số ①).
- Gõ Số tiền điều chỉnh (số ②): số dương để tăng nợ (nợ đầu kỳ, ghi sót), số âm để giảm nợ.
- Gõ Lý do (số ③). Với nợ đầu kỳ, hãy gõ đúng chữ Nợ đầu kỳ — sau này nhập file Excel, phần mềm biết khách này đã có nợ đầu kỳ và không cộng trùng.
- Kiểm tra dòng Nợ sau điều chỉnh (số ④) rồi bấm Lưu điều chỉnh (số ⑤).
Hình 2: Tab Điều chỉnh công nợ — nhập nợ đầu kỳ 2.500.000 cho khách.
Một vài ví dụ:
| Việc cần làm | Số tiền điều chỉnh | Lý do |
|---|---|---|
| Khách nợ cũ 2.500.000 trước khi dùng phần mềm | 2500000 | Nợ đầu kỳ |
| Khách đã đặt cọc 500.000 từ trước | -500000 | Nợ đầu kỳ |
| Bớt 50.000 tiền lẻ cho khách | -50000 | Bớt tiền lẻ |
| Xóa khoản nợ 1.200.000 không đòi được | -1200000 | Xóa nợ khó đòi |
3. Nhập nợ đầu kỳ, điều chỉnh công nợ cho từng nhà cung cấp
Với nhà cung cấp, Nợ đầu kỳ là số tiền cửa hàng còn nợ nhà cung cấp (số âm = cửa hàng đã trả trước cho nhà cung cấp). Cách làm giống hệt khách hàng, nhưng ở màn Nhập hàng:
- Vào Nhập hàng, bấm F6 và chọn nhà cung cấp.
- Bấm nút Trả nợ NCC, chọn tab Điều chỉnh công nợ (số ①).
- Gõ Số tiền điều chỉnh (số ②) — số dương tăng nợ, số âm giảm nợ — và Lý do (số ③), ví dụ “Nợ đầu kỳ”.
- Kiểm tra Nợ sau điều chỉnh (số ④), bấm Lưu điều chỉnh (số ⑤).
Hình 3: Điều chỉnh công nợ nhà cung cấp — nhập số cửa hàng còn nợ nhà cung cấp.
4. Nhập nợ đầu kỳ hàng loạt bằng file Excel
Khi có nhiều khách (hoặc nhiều nhà cung cấp), gõ danh sách vào Excel rồi nhập một lần sẽ nhanh hơn nhiều. Phần dưới làm với khách hàng; nhà cung cấp làm y hệt ở menu Nhà cung cấp.
Bước 1: Lấy file mẫu
Vào menu Khách hàng, bấm Xuất Excel (số ①). Phần mềm tải về file có sẵn danh sách khách hiện tại và đúng các cột, trong đó cột Nợ đầu kỳ để trống. Cửa hàng mới chưa có khách thì file chỉ có dòng tiêu đề.
Hình 4: Trang Khách hàng — Xuất Excel ① lấy file mẫu, Nhập từ Excel ② đưa file vào.
Bước 2: Điền cột Nợ đầu kỳ
Mở file bằng Excel, mỗi khách một dòng. Ví dụ:
| Tên | Điện thoại | Địa chỉ | Ghi chú | Nợ đầu kỳ |
|---|---|---|---|---|
| Anh Tư – Xóm Mới | Ấp 3 | Thợ xây | 5200000 | |
| Chị Hoa – Tạp hóa | Chợ Mới | 1850000 | ||
| Cty XD Phú An | Khu công nghiệp | Công trình nhà xưởng | 12750000 | |
| Chú Sáu – Đặt cọc | Ấp 1 | Đã cọc trước | -500000 | |
| Anh Ba – Thợ hồ | Ấp 2 | (để trống) |
- Bắt buộc có cột Tên và cột Nợ đầu kỳ; các cột Điện thoại, Địa chỉ, Ghi chú, Nhóm, Loại giá có thể có hoặc không, thứ tự cột không quan trọng.
- Gõ số thuần, ví dụ 5200000 — không gõ “5.200.000đ”. Có thể định dạng ô kiểu số có dấu phẩy ngăn cách của Excel.
- Số âm = khách đã đặt cọc. Để trống hoặc 0 = khách không có nợ đầu kỳ.
- Mỗi tên chỉ một dòng — tên trùng nhau trong file sẽ bị loại và phần mềm báo đỏ để bạn sửa.
- Khách chưa có trong phần mềm sẽ được thêm mới; khách đã có thì cập nhật thông tin (ô để trống giữ nguyên thông tin cũ).
Bước 3: Nhập file vào phần mềm
- Bấm Nhập từ Excel (số ② ở Hình 4). Hộp hướng dẫn hiện ra (Hình 5).
- Bấm Chọn file Excel… (số ③) và chọn file vừa điền.
Hình 5: Hộp Nhập từ Excel — có nút lấy file mẫu ① và giải thích cột Nợ đầu kỳ ②.
- Phần mềm cho xem trước trước khi ghi: số khách thêm mới / cập nhật và danh sách nợ đầu kỳ kèm tổng tiền (số ①). Kiểm tra kỹ từng số, rồi bấm nút Nhập … dòng + nợ đầu kỳ … (số ②).
Hình 6: Xem trước — danh sách và tổng nợ đầu kỳ ①, nút Nhập ②.
- Nhập xong, góc màn hình báo số khách đã thêm và tổng nợ đầu kỳ đã ghi:
Hình 7: Thông báo nhập xong.
Nhà cung cấp: vào menu Nhà cung cấp → Xuất Excel → điền cột Nợ đầu kỳ (số cửa hàng còn nợ) → Nhập từ Excel, các bước y hệt:
Hình 8: Xem trước nợ đầu kỳ nhà cung cấp trước khi nhập.
5. Xem lại, xóa phiếu điều chỉnh
Mỗi lần điều chỉnh (kể cả nợ đầu kỳ) phần mềm lập một phiếu điều chỉnh công nợ có số riêng. Xem lại ở menu Hóa đơn (F4): tab Bán hàng cho khách, tab Nhập hàng cho nhà cung cấp. Phiếu điều chỉnh có nhãn cam Điều chỉnh (số ①).
Hình 9: Hóa đơn (F4) — phiếu điều chỉnh có nhãn Điều chỉnh.
Bấm vào một phiếu để xem chi tiết: lý do, số tiền, nợ sau điều chỉnh. Phiếu điều chỉnh không sửa số tiền được — nếu gõ nhầm, bấm Xóa (số ②) rồi lập lại phiếu đúng (hoặc lập thêm một phiếu điều chỉnh phần chênh lệch). Xóa xong, phần mềm tự tính lại công nợ của khách.
Hình 10: Chi tiết phiếu điều chỉnh công nợ — nút Xóa ②.
Xem công nợ hiện tại của từng khách ở cột Nợ hiện tại trong trang Khách hàng / Nhà cung cấp, hoặc Báo cáo → Sổ nợ khách hàng / Sổ nợ nhà cung cấp.
6. Ai được điều chỉnh công nợ?
- Chủ cửa hàng luôn được điều chỉnh công nợ.
- Quản lý và nhân viên mặc định cũng được. Chủ cửa hàng muốn cấm thì vào Nhân viên → Phân quyền theo chức vụ, mục Điều chỉnh công nợ.
- Người không có quyền: tab Điều chỉnh công nợ báo không được lưu, và khi nhập file Excel phần mềm bỏ qua cột Nợ đầu kỳ (có báo vàng).
7. Câu hỏi thường gặp
Nợ đầu kỳ có tính vào doanh thu, lợi nhuận không?
Không. Phiếu điều chỉnh công nợ (kể cả nợ đầu kỳ) chỉ thay đổi số nợ, không tính vào doanh thu, lợi nhuận, xuất kho hay sổ quỹ.
Nhập file Excel báo “Đã nhập nợ đầu kỳ trước đó”?
Khách đó đã có phiếu Nợ đầu kỳ. Muốn đổi số: vào Hóa đơn (F4) xóa phiếu Nợ đầu kỳ cũ của khách rồi nhập lại, hoặc lập thêm một phiếu điều chỉnh phần chênh lệch.
Nhập file báo lỗi ở cột Nợ đầu kỳ?
Thường do gõ số kèm dấu chấm, chữ “đ” hoặc khoảng trắng. Gõ lại số thuần (ví dụ 5200000) hoặc dùng định dạng số của Excel, rồi chọn lại file.
Khách lẻ có nhập nợ đầu kỳ được không?
Không. Khách lẻ phải trả đủ khi mua nên không có công nợ — hãy tạo khách hàng có tên riêng để ghi nợ.
Đang dùng TPSoft Excel, có phải gõ lại nợ đầu kỳ không?
Không cần. Khi chuyển dữ liệu từ TPSoft Excel sang TPSoft Web, toàn bộ công nợ khách hàng, nhà cung cấp được mang theo. Gọi TPSoft 0906 864 860 để được hỗ trợ chuyển dữ liệu.
Dữ liệu chuyển từ Excel sang có hóa đơn bị lệch nợ cũ?
Chủ cửa hàng vào Cài đặt → tab Kiểm tra công nợ: phần mềm liệt kê các hóa đơn có nợ cũ không khớp và cho sửa nhanh ngay tại đó.
➡️ Bài tiếp theo: Thu chi, chuyển quỹ và sổ quỹ tiền mặt, ngân hàng
📖 Xem thêm: Bắt đầu dùng TPSoft Web trong 15 phút: từ dùng thử đến bán thật
📚 Xem tất cả bài hướng dẫn: Mục lục hướng dẫn sử dụng TPSoft Web
📞 Cần hỗ trợ? Gọi 0906 864 860 hoặc nhắn Zalo — Tin học Đông Phương hỗ trợ tất cả các ngày trong tuần.
