Bắt đầu dùng TPSoft Web trong 15 phút: từ dùng thử đến bán thật

Mới đăng ký TPSoft Web và chưa biết bắt đầu từ đâu? Bài này là hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng cho người mới, gói trong 6 bước theo đúng thứ tự: đăng ký, thử với dữ liệu mẫu, xóa dữ liệu mẫu, nhập thông tin thật, bán hóa đơn đầu tiên. Mỗi bước chỉ nói ngắn những gì cần làm, kèm link sang bài chi tiết trong loạt Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web.

1. Lối đi 6 bước để bắt đầu dùng phần mềm bán hàng

2. Đăng ký và chọn đúng loại cửa hàng

1. Mở app.tpsoft.net, bấm Đăng ký dùng thử miễn phí hoặc thẻ Đăng ký mới.
2. Chọn Ngành hàng (số ①) — đây là loại cửa hàng: Bán lẻ thường, Tôn sắt thép, Nhôm kính, Garage ô tô, xe máy hoặc Lúa gạo. Đọc dòng mô tả bên dưới để chắc chắn đúng loại.
3. Gõ Tên cửa hàng (số ②). Ô Địa chỉ riêng của cửa hàng (số ③) tự gợi ý theo tên — nhân viên sẽ đăng nhập ở địa chỉ này.
4. Gõ Email và Mật khẩu (số ④, tối thiểu 6 ký tự), bấm nút xanh lá Dùng thử miễn phí — … (số ⑤). Phần mềm tạo tài khoản, tạo cửa hàng rồi đưa bạn vào Trang chủ.

Hình 1: Đăng ký mới — Ngành hàng ①, Tên cửa hàng ②, Địa chỉ riêng ③, Email và Mật khẩu ④, nút Dùng thử miễn phí ⑤.

3. Thử với dữ liệu mẫu

Lần đầu vào cửa hàng, Trang chủ có khung Cửa hàng mới — bắt đầu thế nào?. Khung này chỉ chủ cửa hàng thấy, và chỉ hiện khi cửa hàng chưa có hàng hóa, chưa có hóa đơn bán.

Hình 2: Chọn ngành để lấy dữ liệu mẫu ①, hoặc bắt đầu với Dữ liệu trống — tự nhập ②.

1. Bấm ô ngành gần với cửa hàng của bạn, ví dụ Vật liệu xây dựng (số ①). Cửa hàng loại tôn, nhôm kính, garage, lúa gạo chỉ có 1 bộ mẫu đúng loại đó.
2. Hộp Lấy dữ liệu mẫu cho biết sẽ tạo bao nhiêu mặt hàng, khách hàng, nhà cung cấp, hóa đơn (ngành Vật liệu xây dựng: 30 mặt hàng, 26 khách hàng, 5 nhà cung cấp, khoảng 1.000 hóa đơn trong 6 tháng). Bấm Lấy dữ liệu mẫu, chờ khoảng 1 phút, đừng đóng trang.
3. Dùng thử thoải mái: vào Bán hàng bán thử 1 đơn (bài 10), mở Báo cáo xem doanh thu, lợi nhuận (bài 22), mở Khách hàng xem ai đang nợ (bài 17). Tên khách, số điện thoại trong dữ liệu mẫu đều là tên giả.

Không cần thử? Bấm Dữ liệu trống — tự nhập (số ②) rồi chuyển thẳng sang phần 5.

4. Xóa dữ liệu mẫu trước khi bán thật

Dữ liệu mẫu chỉ để làm quen. Trước khi bán đơn thật, chủ cửa hàng xóa hết để công nợ, tồn kho, báo cáo bắt đầu từ 0.

1. Vào Cài đặt, chọn tab Sao lưu / Khôi phục / Xóa (số ①), bấm nút đỏ Xóa tất cả dữ liệu… (số ②).

Hình 3: Cài đặt → Sao lưu / Khôi phục / Xóa ① → Xóa tất cả dữ liệu… ②.

2. Xác nhận lần 1/2: đọc khung đỏ (số ①) ghi rõ phần sẽ xóa, phần giữ lại. Ô Xóa cả lịch sử sửa xóa (số ②) để trống. Gõ XOA (không dấu) vào ô (số ③), bấm Tiếp tục (số ④).

Hình 4: Lần 1/2 — đọc phần sẽ xóa, giữ lại ①, ô lịch sử sửa xóa ②, gõ XOA ③, bấm Tiếp tục ④.

3. Xác nhận lần 2/2: gõ XOA TAT CA (số ①), bấm Sao lưu rồi xóa tất cả (số ②).

Hình 5: Lần 2/2 — gõ XOA TAT CA ①, bấm Sao lưu rồi xóa tất cả ②.

4. Phần mềm tự tải 1 file sao lưu đầy đủ về thư mục Tải về của máy (tên dạng SAO_LUU_tên cửa hàng_ngày giờ_TRUOC_XOA_TAT_CA.xlsx), rồi mới xóa trên máy chủ. Xong, góc trên hiện thông báo Đã xóa tất cả dữ liệu (số ① ở Hình 6).

Hình 6: Đã xóa ① — Trang chủ hiện lại khung Cửa hàng mới — bắt đầu thế nào? ②.

5. Trang chủ hiện lại khung Cửa hàng mới — bắt đầu thế nào? (số ②) vì cửa hàng đã trống. Lần này đừng chọn ngành nữa, bấm Dữ liệu trống — tự nhập (số ② ở Hình 2).

Xóa tất cả làm mất gì, giữ lại gì:

• Chỉ chủ cửa hàng thấy và bấm được nút xóa. Quản lý, nhân viên không xóa được.
• Xóa là xóa trên máy chủ: mọi máy, mọi nhân viên của cửa hàng đều thấy cửa hàng trống. Nhân viên đã mời vẫn đăng nhập, bán hàng bình thường.
• Hóa đơn bán đầu tiên sau khi xóa mang số 1.
• Dữ liệu mẫu có bật sẵn vài cài đặt (thêm tài khoản Ngân hàng, bật Quản lý theo mã hàng; ngành tạp hóa, văn phòng phẩm, thực phẩm bật thêm Quét mã vạch). Xóa dữ liệu không đổi lại các cài đặt này — xem lại ở Cài đặt → Bán hàng (bài 27).
• Cửa hàng hết hạn vẫn xóa tất cả được; cửa hàng bị khóa thì không.

5. Nhập thông tin thật của cửa hàng

Làm lần lượt các việc dưới đây; việc nào chưa cần thì để sau.

1. Thông tin in trên hóa đơn: Cài đặt → tab Cửa hàng (số ①) → sửa Tên cửa hàng (số ②), Địa chỉ (số ③), Điện thoại (số ④)… → bấm Lưu (số ⑤). Xem bài 5.

Hình 7: Tab Cửa hàng ① — Tên cửa hàng ②, Địa chỉ ③, Điện thoại ④, bấm Lưu ⑤.

2. Tài khoản tiền, mã QR chuyển khoản: Cài đặt → tab Bán hàng (tài khoản thanh toán) và tab Mã QR — bài 5.
3. Hàng hóa: menu Hàng hóa → + Thêm hàng: tên, đơn vị tính, giá lẻ, giá sỉ, giá vốn, tồn đầu — bài 6. Nhiều mặt hàng thì gõ vào file Excel rồi Nhập từ Excel — bài 9.
4. Khách hàng, nhà cung cấp và nợ cũ: bài 8 và bài 18 (nợ đầu kỳ). Không cần nhập trước mọi khách: lúc bán, gõ tên khách mới là thêm được.
5. Mẫu in: menu Mẫu in → chọn khổ 80mm, A4 hoặc A5 — bài 26.
6. Nhân viên: menu Nhân viên → Thêm nhân viên → Mời bằng mã — bài 25. Gửi kèm cho nhân viên bài Hướng dẫn nhanh cho nhân viên bán hàng.
7. Cài lên máy tính, điện thoại để mở nhanh như ứng dụng — Đưa TPSoft Web ra màn hình máy tính, điện thoại.

6. Bán hóa đơn đầu tiên và xem lại

1. Vào Bán hàng, bấm F6 chọn khách. Khách mới: gõ tên rồi bấm + Khách mới “…”; người qua đường: bấm Khách lẻ.
2. Bấm F2 thêm hàng: gõ vài chữ tên hàng (không cần dấu), chọn, gõ số lượng.
3. Bấm F8 thanh toán. Ô khách trả thường điền sẵn tiền của đơn này; khách nợ thì sửa số tiền. Khách lẻ phải trả đủ.
4. Bấm F9 (Lưu & In) hoặc F10 (Lưu không in). Chi tiết: bài 10.
5. Xem lại: menu Hóa đơn (F4) → bấm vào dòng hóa đơn. Ngăn bên phải hiện Hóa đơn số 1 (số ①) với nút In lại (số ②), Sửa, Xóa — xem bài 15.

Hình 8: Hóa đơn đầu tiên mang số 1 ① — bấm In lại ② để in thêm.

Cuối ngày, kiểm tiền mặt và xem báo cáo hôm nay theo bài Kiểm tiền, đối chiếu sổ quỹ cuối ngày.

7. Đang dùng TPSoft Excel?

Không phải gõ lại: chủ cửa hàng vào menu Nhập dữ liệu Excel, chọn file TPSoft để mang sang toàn bộ hàng hóa, khách hàng, hóa đơn, công nợ, tồn kho — xem bài 30. Việc nhập này thay toàn bộ dữ liệu của cửa hàng, nên không cần xóa dữ liệu mẫu trước. Điều gì giống, điều gì khác bản Excel: xem TPSoft Web khác TPSoft Excel ở đâu?. Cần giúp chuyển dữ liệu: gọi TPSoft 0906 864 860.

8. Câu hỏi thường gặp

Xóa dữ liệu mẫu có mất tên cửa hàng, mẫu in, nhân viên không?
Không. Xóa tất cả dữ liệu giữ nguyên thông tin cửa hàng, cài đặt, mẫu in, nhân viên và phân quyền, tài khoản tiền.

Đã bán vài hóa đơn thật rồi mới nhớ ra chưa xóa dữ liệu mẫu?
Xóa tất cả sẽ xóa luôn các hóa đơn thật đó. Hãy ghi lại các hóa đơn thật, xóa tất cả, rồi lập lại; hoặc gọi TPSoft 0906 864 860 để được hướng dẫn.

Quản lý xóa dữ liệu mẫu giúp được không?
Không. Chỉ chủ cửa hàng mới thấy nút Xóa tất cả dữ liệu.

Sau khi xóa, sao Trang chủ lại hiện khung chọn dữ liệu mẫu?
Vì cửa hàng đã trống. Bấm Dữ liệu trống — tự nhập để ẩn khung và bắt đầu nhập dữ liệu thật.

Chọn nhầm loại cửa hàng thì sao?
Loại cửa hàng không tự đổi được. Đăng ký lại bằng email khác, hoặc gọi TPSoft 0906 864 860 để được hỗ trợ.