Xem, sửa, xóa, in lại hóa đơn và chỉnh ngày giờ hóa đơn

Bán xong mới phát hiện gõ nhầm số lượng, quên một món hàng, hay khách xin in lại tờ hóa đơn hôm trước — những việc này ngày nào cũng gặp. Bài này thuộc loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web, hướng dẫn cách tìm hóa đơn cũ, in lại hóa đơn, sửa hóa đơn bán hàng đã lưu, xóa hóa đơn và chỉnh ngày giờ của hóa đơn. Sửa hay xóa xong, công nợ của khách được phần mềm tự tính lại, bạn không phải dò sửa tay từng hóa đơn sau.

1. Tìm hóa đơn cũ

Bấm menu Hóa đơn (F4) bên trái. Đang ở màn Bán hàng hoặc Nhập hàng thì nhấn phím F4 (nút F4 HĐ cũ) cũng mở đúng trang này. Trang Hóa đơn gần đây có:

Hình 1: Trang Hóa đơn — chọn loại phiếu ①, khoảng thời gian ②, ô tìm ③; bấm vào 1 dòng ④ để xem chi tiết.

1. Loại phiếu (số ①): tab Bán hàng (hóa đơn bán, phiếu thu nợ khách), Nhập hàng (phiếu nhập, phiếu trả nợ nhà cung cấp, phiếu điều chỉnh tồn kho), Báo giá.
2. Khoảng thời gian (số ②): 7 ngày, 30 ngày, 3 tháng hoặc Tất cả.
3. Ô tìm (số ③): gõ tên khách hoặc số hóa đơn, gõ không dấu cũng được — ví dụ gõ anh tam ra các hóa đơn của “Thầu xây dựng anh Tâm”.
4. Bấm vào một dòng (số ④) để mở khung chi tiết của hóa đơn đó.

Mỗi dòng có đủ Tiền hàng, Nợ cũ, Tổng cộng, Đã thu và Còn nợ (chữ đỏ khi khách còn nợ). Dòng trên cùng của trang ghi số phiếu và tổng tiền của các phiếu đang hiện. Phiếu thu nợ có nhãn xanh Trả nợ, phiếu điều chỉnh công nợ có nhãn cam Điều chỉnh, phiếu điều chỉnh tồn kho có nhãn ĐC tồn.

2. Xem chi tiết và in lại hóa đơn

Bấm vào một hóa đơn, khung chi tiết mở ra bên phải: ngày giờ, nhân viên lập, khách hàng, các mặt hàng, Tiền hàng – Nợ cũ – Tổng cộng – Đã thanh toán – Còn nợ và khách trả bằng tài khoản nào (dòng Thanh toán: ở cuối).

Hình 2: Chi tiết hóa đơn — In lại ①, In phiếu xuất kho ②, Sửa ③, Xóa ④, Xuất Excel phiếu này ⑤.

• In lại (số ①): in lại hóa đơn theo mẫu in đang dùng của cửa hàng (khổ 80mm, A5 hoặc A4 — xem bài Sửa mẫu in hóa đơn).
• In phiếu xuất kho (số ②): in phiếu giao hàng cho kho, chỉ có tên hàng và số lượng, không có giá.
• Xuất Excel phiếu này (số ⑤): tải hóa đơn về thành file Excel để gửi khách qua Zalo, email.

Với phiếu nhập, khung chi tiết có thêm nút In tem mã để in tem mã vạch cho hàng vừa nhập (xem bài In tem mã vạch). Với báo giá, có nút Xuất phiếu (bán hàng) để chuyển báo giá thành hóa đơn (xem bài Đơn chờ và báo giá).

3. Sửa hóa đơn bán hàng đã lưu

1. Mở hóa đơn cần sửa, bấm Sửa (số ③ ở Hình 2).
2. Hóa đơn hiện lại trên màn Bán hàng, đầu màn hình có nhãn đỏ ĐANG SỬA HĐ … · F8 LƯU LẠI · F3 HỦY SỬA (số ①).
3. Sửa như khi lập hóa đơn mới: gõ lại số lượng, đơn giá ngay trên dòng hàng, thêm hàng bằng F2, xóa dòng bằng nút thùng rác cuối dòng, đổi khách bằng F6.
4. Bấm THANH TOÁN (số ②) hoặc nhấn F8. Hộp Thanh toán giữ đúng số tiền khách đã trả lần trước — sửa lại nếu khách trả thêm.
5. Bấm Lưu & In (F9) hoặc Lưu không in (F10). Phần mềm báo “Đã sửa hóa đơn số …” và đưa bạn về đúng trang đang xem trước đó.

Hình 3: Đang sửa hóa đơn 1226 — nhãn ĐANG SỬA ①, nút THANH TOÁN (F8) ②, Hủy sửa (F3) ③, ngày giờ của hóa đơn ④.

Đổi ý không sửa nữa: bấm Hủy sửa (số ③) hoặc nhấn F3 → Đồng ý. Hóa đơn giữ nguyên như cũ.

• Sửa phiếu nhập làm y hệt, phiếu hiện lại trên màn Nhập hàng. Người sửa phiếu nhập cần có quyền Xem giá vốn.
• Báo giá sửa trên màn Bán hàng, lưu lại bằng F1.
• Phiếu thu nợ, phiếu điều chỉnh công nợ, phiếu điều chỉnh tồn kho không sửa được: bấm Xóa rồi lập lại phiếu đúng.

4. Chỉnh ngày giờ của hóa đơn

Mặc định, hóa đơn mang ngày giờ lúc bấm lưu. Khi cần ghi lại hóa đơn của hôm trước (quên nhập, bán lúc mất điện…) hoặc sửa ngày của hóa đơn cũ:

1. Trên màn Bán hàng (hoặc Nhập hàng), bấm vào dòng chữ Ngày: lúc lưu ngay cạnh tên nhân viên — khi đang sửa hóa đơn cũ, dòng này ghi ngày cũ của hóa đơn (số ④ ở Hình 3).
2. Hộp Chỉnh sửa thời gian hiện ra. Chọn Ngày, Tháng, Năm, Giờ, Phút (số ①). Nhấn Enter để sang ô kế tiếp.
3. Bấm ĐỒNG Ý (số ②). Dòng ngày đổi sang chữ cam đậm để bạn biết hóa đơn đã được chọn ngày khác.
4. Lập / sửa hóa đơn rồi lưu như bình thường.

Hình 4: Hộp Chỉnh sửa thời gian — chọn ngày giờ ①, ĐỒNG Ý ②, BÂY GIỜ ③, THOÁT ④, Trả lại ngày cũ ⑤.

• BÂY GIỜ (số ③): hóa đơn mới thì trở về “lúc lưu”; hóa đơn đang sửa thì lấy giờ hiện tại.
• THOÁT (số ④): đóng hộp, không đổi gì.
• Trả lại ngày cũ của phiếu (số ⑤): chỉ có khi đang sửa hóa đơn cũ — đưa ngày giờ về như ban đầu.

Đổi ngày giờ không đổi số hóa đơn và công nợ; hóa đơn chỉ chuyển sang đúng ngày đã chọn trong báo cáo và sổ quỹ.

Quy định chọn ngày:

• Không chọn được ngày giờ sau hiện tại (ngày mai, giờ chưa tới).
• Chủ cửa hàng và quản lý: lùi về ngày nào cũng được.
• Nhân viên: chỉ lùi tối đa 7 ngày. Chọn xa hơn, phần mềm báo đỏ và không nhận — nhờ chủ hoặc quản lý ghi hóa đơn đó. Nhân viên sửa hóa đơn cũ mà giữ nguyên ngày cũ thì không bị giới hạn này.

Hình 5: Nhân viên chọn ngày lùi quá 7 ngày — phần mềm báo đỏ.

5. Xóa hóa đơn

1. Mở hóa đơn cần xóa, bấm Xóa (số ④ ở Hình 2).
2. Đọc kỹ hộp hỏi: tên khách, số tiền của hóa đơn. Bấm Đồng ý để xóa, Hủy nếu bấm nhầm.

Hình 6: Xác nhận xóa hóa đơn — bấm Đồng ý để xóa.

Xóa xong, phần mềm báo “Đã xóa số … — công nợ đã tính lại”: hàng trong hóa đơn được cộng lại vào tồn kho, công nợ các hóa đơn sau của khách được tính lại, tiền khách đã trả cũng ra khỏi sổ quỹ.

Nếu hóa đơn đang mang nợ đầu kỳ của khách (dữ liệu chuyển từ TPSoft Excel) và là hóa đơn duy nhất của khách đó, hộp hỏi có thêm dòng chữ đỏ báo khoản nợ đầu kỳ sẽ mất theo — cân nhắc trước khi xóa.

6. Ai được sửa, xóa hóa đơn?

• Chủ cửa hàng: luôn được sửa, xóa mọi phiếu.
• Quản lý, nhân viên: mặc định được sửa, xóa hóa đơn bán và phiếu nhập. Chủ cửa hàng muốn cấm thì vào Nhân viên → tab Phân quyền theo chức vụ, bỏ dấu chọn ở cột Quản lý / Nhân viên của các dòng Sửa hóa đơn bán đã lưu, Xóa hóa đơn bán, Sửa phiếu nhập đã lưu, Xóa phiếu nhập (xem bài Thêm nhân viên và phân quyền).
• Xóa phiếu nhập, phiếu trả nợ nhà cung cấp cần thêm quyền Nhập hàng; xóa phiếu điều chỉnh công nợ cần quyền Điều chỉnh công nợ; xóa phiếu điều chỉnh tồn kho cần quyền Điều chỉnh tồn kho.

Người không có quyền sẽ không thấy nút Sửa / Xóa trong khung chi tiết hóa đơn.

7. Câu hỏi thường gặp

Sửa hóa đơn cũ có làm đổi số hóa đơn không?
Không. Số hóa đơn giữ nguyên, chỉ nội dung và số tiền thay đổi. Công nợ các hóa đơn sau của khách tự tính lại.

Sửa hóa đơn báo “Chuỗi công nợ đang lệch”?
Các hóa đơn sau của khách này đang có Nợ cũ không khớp với Còn nợ của hóa đơn trước (thường do dữ liệu cũ đã sửa tay). Bấm Tiếp tục thì phần mềm tính lại các hóa đơn sau cho đúng chuỗi; bấm Hủy nếu muốn kiểm tra trước.

Lỡ lưu hóa đơn với ngày hôm nay, giờ muốn đổi về ngày hôm qua?
Mở hóa đơn → Sửa → bấm dòng Ngày: … → chọn ngày hôm qua → ĐỒNG Ý → F8 → lưu lại.

Không thấy nút Sửa trên phiếu thu nợ?
Phiếu thu nợ, phiếu điều chỉnh công nợ và phiếu điều chỉnh tồn kho không sửa được. Bấm Xóa rồi lập lại phiếu đúng (xem bài Khách trả nợ và xem công nợ).

Xóa nhầm hóa đơn thì lấy lại được không?
Hóa đơn đã xóa không tự khôi phục được. Bản cũ vẫn xem được trong Lịch sử sửa xóa phiếu — dựa vào đó lập lại hóa đơn (số hóa đơn mới) và chỉnh ngày giờ cho đúng ngày cũ.