Sửa mẫu in hóa đơn 80mm, A4, A5

Mỗi cửa hàng một kiểu giấy: quầy tạp hóa dùng máy in bill 80mm, cửa hàng vật liệu hay in A4, A5 để khách ký nhận. Bài này thuộc loạt Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web, hướng dẫn chọn khổ giấy và sửa mẫu in hóa đơn theo ý mình: thêm câu chúc, logo, mã QR, bật tắt cột, đổi cỡ chữ, rồi xem trước với hóa đơn thật trước khi lưu.

1. Chọn khổ giấy in hóa đơn

Khổ giấy là cài đặt chung của cửa hàng, chọn ở Cài đặt → tab In ấn (số ①):

Hình 1: Cài đặt → In ấn — các mục dùng khi in hóa đơn.

Đổi xong bấm Lưu ở góc trên bên phải trang Cài đặt. Nút Sửa mẫu in… (số ⑧) mở thẳng trang Mẫu in. Các mục in báo cáo của tab này xem bài Cài đặt nâng cao.

2. Trang Mẫu in: chọn loại phiếu và khổ giấy

Vào menu Mẫu in (chủ cửa hàng, hoặc quản lý được quyền Cài đặt). Đầu trang có 2 phần: Phiếu bán / nhập / báo giá / xuất kho và Tem mã vạch (tem xem bài In tem mã vạch).

Hình 2: Chọn loại phiếu ①, khổ giấy ②; nhãn ③ cho biết đang dùng mẫu nào; Lưu mẫu ④, In thử ⑤, Dùng mẫu có sẵn ⑥.

1. Chọn loại phiếu cần sửa (số ①): Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập hàng, Báo giá, Phiếu thu nợ / trả nợ / điều chỉnh công nợ, Phiếu xuất kho. Mỗi loại có mẫu riêng.
2. Chọn khổ giấy (số ②): Giấy in bill 80mm, A5, A4 — mỗi khổ cũng có mẫu riêng.
3. Nhãn bên cạnh (số ③) cho biết Đang dùng mẫu có sẵn hay Đang dùng mẫu tự thiết kế.

3. Câu chúc, cột bảng hàng và chiết khấu

Khung bên trái trang Mẫu in có các tùy chọn nhanh, không cần đụng vào mẫu:

Hình 3: Câu chúc ①, cột bảng hàng ②, cách in chiết khấu ③ ④, độ rộng cột ⑤.

• Câu chúc / lời cảm ơn (số ①): dòng chữ cuối hóa đơn, mặc định Cảm ơn quý khách, hẹn gặp lại!. Có thể ghi chính sách đổi trả, giờ mở cửa…
• Cột trong bảng hàng (số ②): bỏ đánh dấu để không in cột STT, Mã hàng, ĐVT, CK %, Tiền chiết khấu. Cột Tên hàng, SL, Đơn giá, Thành tiền luôn in. Mỗi khổ giấy chọn riêng (khổ A5 mặc định ẩn Mã hàng cho đỡ chật).
• Chiết khấu trên phiếu (số ③): In tiền chiết khấu (in đơn giá gốc kèm cột CK %, Tiền CK) hoặc In giá sau chiết khấu (in đơn giá đã trừ chiết khấu, không in cột chiết khấu — khách chỉ thấy giá cuối).
• Tự ẩn cột chiết khấu khi phiếu không có chiết khấu (số ④): hóa đơn không dòng nào có chiết khấu thì bỏ hẳn các cột chiết khấu cho gọn.
• Độ rộng cột (mm) (số ⑤): gõ độ rộng từng cột; để trống = theo mẫu. Cột Tên hàng tự lấy phần còn lại — dòng chữ nhỏ phía trên cho biết còn khoảng bao nhiêu mm (chữ đỏ khi quá hẹp). Bấm Trả về mặc định để xóa hết.

4. Sửa mẫu in hóa đơn bằng trình soạn mẫu

Tab Soạn mẫu hiện tờ giấy đúng khổ, sửa như soạn văn bản:

Hình 4: Thanh công cụ — cỡ chữ ①, đậm / nghiêng / gạch chân ②, canh lề ③, bảng ④, chèn ảnh ⑤; ô xanh ⑥ là một trường dữ liệu.

• Chữ thường (ví dụ “Số:”, “Địa chỉ:”, “Người lập phiếu”): bấm vào gõ, xóa, sửa như Word.
• Ô xanh có ngoặc nhọn (số ⑥, ví dụ {Tên cửa hàng}): là trường dữ liệu — khi in tự thay bằng số liệu thật. Xóa ô xanh = không in mục đó.
• Cỡ chữ (số ①): bôi đen chữ rồi chọn cỡ. B / I / U (số ②): đậm, nghiêng, gạch chân. Nút H1 H2 H3: tiêu đề lớn, vừa, nhỏ.
• Canh lề (số ③): trái, giữa, phải; nút ⋯ chèn đường kẻ ngang.
• Bảng (số ④): chèn bảng, thêm / xóa hàng, cột, gộp ô, tách ô, kẻ khung bảng, xóa bảng.
• Chèn ảnh (số ⑤): chèn logo, ảnh mã QR chuyển khoản, con dấu… từ file ảnh trên máy.
• Nút ↶ ↷: hoàn tác (Ctrl+Z), làm lại (Ctrl+Y).

Muốn thêm mục mới, dùng danh sách Các trường dữ liệu ở khung bên trái: kéo thả trường vào chỗ cần in, hoặc đặt con trỏ trong mẫu rồi bấm vào trường. Ví dụ: kéo Logo (số ①) vào đầu phiếu 80mm, kéo Câu chúc / lời cảm ơn (số ②) xuống cuối phiếu.

Hình 5: Các trường dữ liệu — Logo ①, Câu chúc ②.

Các trường chia nhóm Cửa hàng, Phiếu, Khách hàng / NCC, Dòng hàng, Tổng tiền. Vài điều cần biết:

• Trường nhóm Dòng hàng (Tên hàng, SL, Đơn giá, Thành tiền…) phải đặt trong 1 hàng của bảng — khi in, hàng đó lặp lại cho từng mặt hàng.
• Dòng có trường để trống (điện thoại khách, nợ cũ, thông tin thêm…) tự ẩn cả dòng khi in, không để lại dòng “ĐT:” trống.
• Logo chọn ở Cài đặt → Cửa hàng, mã QR chuyển khoản ở Cài đặt → Mã QR (xem bài Cài đặt ban đầu). Mẫu có sẵn khổ A4, A5 in logo bên trái, mã QR bên phải; khổ 80mm in mã QR ở cuối phiếu.

5. Xem trước với hóa đơn thật

Bấm tab Xem trước với số liệu (số ①) để xem mẫu đang sửa khi in ra. Chọn Phiếu mẫu (số liệu giả) hoặc Hóa đơn gần nhất của cửa hàng (số ②) để thử với hóa đơn thật:

Hình 6: Xem trước khổ A4 với hóa đơn gần nhất của cửa hàng.

Đổi khổ giấy sang Giấy in bill 80mm để xem bản in hóa đơn 80mm:

Hình 7: Hóa đơn khổ 80mm — tên hàng 1 dòng, số lượng, giá, thành tiền dòng dưới.

Bấm In thử (số ⑤ ở Hình 2) để in thật ra máy in — kiểm tra chữ có bị tràn, cột có đủ rộng không.

6. Lưu mẫu, dùng lại mẫu có sẵn

• Sửa xong bấm Lưu mẫu (số ④ ở Hình 2). Từ lúc đó mọi máy của cửa hàng in theo mẫu mới, nhãn đổi thành Đang dùng mẫu tự thiết kế. Chưa lưu thì dưới tờ giấy có dòng vàng nhắc Mẫu có thay đổi chưa lưu.
• Sửa hỏng, muốn quay về như cũ: bấm Dùng mẫu có sẵn (số ⑥) — mẫu tự thiết kế của loại phiếu, khổ giấy đó bị xóa, in lại theo mẫu của phần mềm.
• Xuất file mẫu lưu mẫu ra file trên máy (để dự phòng, hoặc dùng cho cửa hàng khác); Nhập file mẫu nạp lại file đó — nhớ bấm Lưu mẫu sau khi nạp.

7. Câu hỏi thường gặp

Đã sửa mẫu A4 nhưng in ra vẫn khổ 80mm?
Khổ in theo Cài đặt → In ấn → Khổ giấy phiếu bán / nhập. Đổi khổ ở đó và bấm Lưu; mẫu từng khổ sửa riêng ở trang Mẫu in.

Muốn in 2 liên mỗi hóa đơn?
Đặt Số liên in phiếu thanh toán = 2 ở Cài đặt → In ấn. Từng hóa đơn vẫn đổi được ở ô Số liên trong hộp Thanh toán.

Không muốn khách thấy nợ cũ trên hóa đơn?
Tắt Mặc định hiện công nợ khi in phiếu, hoặc bỏ đánh dấu In công nợ trên phiếu trong hộp Thanh toán khi bán cho khách đó.

Chữ trên hóa đơn 80mm nhỏ quá?
Tăng Cỡ chữ phiếu bán / nhập ở Cài đặt → In ấn (khổ 80mm in nhỏ hơn số chọn 1 cỡ), hoặc bôi đen chữ trong mẫu và chọn cỡ chữ lớn hơn.

Nhân viên có sửa được mẫu in không?
Không. Mẫu in chỉ chủ cửa hàng và quản lý có quyền Cài đặt mới vào được — xem bài Thêm nhân viên và phân quyền.