Cuối ngày đếm tiền thấy thiếu, khách báo hóa đơn khác với lúc mua — chủ cửa hàng cần biết ai đã sửa, ai đã xóa hóa đơn nào, lúc nào. TPSoft Web tự ghi lại mọi lần sửa, xóa phiếu và nhiều thao tác khác, không ai tắt được. Bài này thuộc loạt Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web, hướng dẫn xem lịch sử sửa xóa hóa đơn và nhật ký hoạt động của cửa hàng.
• Cài đặt → thẻ Lịch sử sửa xóa: hóa đơn bán, phiếu nhập, báo giá đã bị sửa hoặc xóa — ai làm, lúc nào, trước và sau.
• Cài đặt → thẻ Nhật ký khác: thêm, đổi tên, xóa, gộp danh mục; thu chi; sửa cài đặt; nhân viên…
• Chỉ chủ cửa hàng và quản lý xem được. Nhân viên không xem, không xóa được nhật ký.
1. Mở Lịch sử sửa xóa và Nhật ký khác
- Bấm menu Cài đặt (chỉ chủ cửa hàng và quản lý có mục này).
- Bấm thẻ Lịch sử sửa xóa (số ①) để xem các phiếu đã sửa, đã xóa; bấm thẻ Nhật ký khác (số ②) để xem các thao tác còn lại.
Hình 1: Cài đặt — thẻ Lịch sử sửa xóa ① và Nhật ký khác ②.
Hai thẻ có cùng 1 kiểu bảng, mới nhất nằm trên cùng, hiện 1.000 dòng gần nhất:
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Thời gian | Ngày giờ lúc sửa / xóa (không phải ngày của hóa đơn). |
| Người | Tên trên hóa đơn (cột NV) của tài khoản đã làm, ví dụ Minh, Lan. |
| Loại | Bán hàng, Nhập hàng, Báo giá, Hàng hóa, Khách hàng, Thu chi, Cài đặt… |
| Thao tác | Sửa phiếu, Xóa phiếu, Thêm, Đổi tên / sửa, Xóa, Gộp… |
| Đối tượng | Số hóa đơn, tên mặt hàng, tên khách… bị tác động. |
| Trước / Sau | Nội dung trước và sau khi làm. Xóa thì cột Sau trống; thêm mới thì cột Trước trống. |
2. Xem lịch sử sửa xóa hóa đơn
Mỗi lần ai đó sửa hoặc xóa một hóa đơn bán, phiếu nhập hay báo giá đã lưu, phần mềm chép lại hóa đơn đó vào Lịch sử sửa xóa. Khi bấm Xóa, hộp hỏi lại cũng nói rõ điều này (số ①) trước khi bấm Đồng ý (số ②):
Hình 2: Xóa hóa đơn — phần mềm báo hóa đơn được lưu vào Lịch sử sửa xóa phiếu ①.
Ví dụ dưới đây có 2 dòng:
Hình 3: Lịch sử sửa xóa — dòng xóa hóa đơn ①, bản Trước ② và Sau ③ của hóa đơn đã sửa.
- Dòng ①: Minh xóa hóa đơn số 1232 của khách lẻ, tiền hàng 780.000, lúc 21:57. Cột Sau trống vì hóa đơn không còn nữa.
- Dòng thứ 2: nhân viên Lan sửa hóa đơn số 1235 của “Thầu xây dựng anh Tâm” lúc 21:56. Cột Trước (số ②) là hóa đơn trước khi sửa: tiền hàng 5.830.000; cột Sau (số ③) là sau khi sửa: 6.050.000.
Ô Trước / Sau tóm tắt theo dạng HĐ số · tên khách (nhà cung cấp) · tiền hàng. Muốn xem đủ từng dòng hàng của hóa đơn hiện tại, vào Hóa đơn (F4) tìm theo số ở cột Đối tượng — xem bài Xem, sửa, xóa hóa đơn.
- Phiếu trả nợ, phiếu điều chỉnh công nợ bị xóa cũng hiện ở đây (loại Bán hàng hoặc Nhập hàng).
- Lập hóa đơn mới không ghi vào Lịch sử sửa xóa — hóa đơn mới xem ở Hóa đơn (F4) hoặc báo cáo.
3. Xem nhật ký hoạt động khác
Thẻ Nhật ký khác ghi các thao tác không phải sửa / xóa hóa đơn. Ví dụ:
Hình 4: Nhật ký khác — thêm mặt hàng ①, đổi tên khách ② (Trước tên cũ, Sau tên mới), xóa khách ③.
- Dòng ①: Minh thêm mặt hàng “Gạch thẻ 6×24”.
- Dòng ②: Minh đổi tên khách “Cty XD Phú An” (cột Trước) thành “Công ty XD Phú An” (cột Sau) — đổi tên, gộp tên xem bài 28.
- Dòng ③: Minh xóa khách “Khách mua thử” khỏi danh mục.
Những việc thường thấy trong Nhật ký khác:
| Loại | Ghi lại khi |
|---|---|
| Hàng hóa | Thêm, đổi tên / sửa, xóa, gộp mặt hàng; sửa đơn vị quy đổi |
| Khách hàng, Nhà cung cấp | Đổi tên / sửa, xóa, gộp |
| Thu chi | Lập, sửa, xóa phiếu thu, phiếu chi |
| Điều chỉnh tồn kho, Công nợ | Điều chỉnh tồn sau kiểm kê; sửa nợ cũ ở thẻ Kiểm tra công nợ |
| Cài đặt | Sửa một mục cài đặt (Trước / Sau là giá trị cũ, giá trị mới) |
| Nhân viên, Máy | Mời nhân viên, cấp lại mật khẩu, xóa khỏi cửa hàng; gỡ máy |
| Tài khoản, Xóa dữ liệu | Thêm, đổi tên tài khoản tiền; xóa toàn bộ dữ liệu |
Một vài dòng (như Gộp) ghi chi tiết dạng kỹ thuật ở cột Trước / Sau — chỉ cần đọc cột Đối tượng: tên bị gộp → tên giữ lại.
4. Ai xem được lịch sử, nhật ký?
- Chủ cửa hàng và quản lý: thấy 2 thẻ trong Cài đặt.
- Nhân viên: không vào được Cài đặt nên không xem được, cũng không sửa, không xóa được dòng nào.
- Quản lý không có quyền Xem giá vốn: tiền phiếu nhập, giá vốn trong nhật ký hiện chữ (ẩn). Quản lý không có quyền Thu chi: dòng Thu chi vẫn hiện ai làm, lúc nào nhưng cột Trước / Sau là (ẩn).
- Lịch sử chỉ mất khi chủ cửa hàng Xóa tất cả dữ liệu và tự đánh dấu ô Xóa cả lịch sử sửa xóa (mặc định giữ lại), hoặc khi thay dữ liệu cửa hàng bằng file — xem bài 31.
5. Câu hỏi thường gặp
Nhân viên lỡ xóa hóa đơn, lấy lại được không?
Phần mềm không có nút phục hồi hóa đơn đã xóa. Mở Lịch sử sửa xóa để biết số hóa đơn, khách và tiền hàng, rồi lập lại hóa đơn mới. Nếu có file sao lưu trước lúc xóa, chủ cửa hàng có thể khôi phục từ file đó (dữ liệu nhập sau lúc sao lưu sẽ mất) — xem bài 31.
Lịch sử có ghi hóa đơn mới lập không?
Không. Lịch sử sửa xóa chỉ ghi các lần sửa và xóa phiếu đã lưu. Hóa đơn mới xem ở Hóa đơn (F4) hoặc Báo cáo.
Cột Người ghi tên gì?
Tên trên hóa đơn (cột NV) của tài khoản đã làm. Mỗi nhân viên nên có tài khoản riêng để biết đúng ai sửa, ai xóa.
Tôi là quản lý mà không thấy thẻ Lịch sử sửa xóa?
Kiểm tra lại chức vụ của bạn trong Nhân viên — nhân viên thường không vào được Cài đặt. Nhờ chủ cửa hàng đổi chức vụ nếu cần.
➡️ Bài tiếp theo: Chuyển dữ liệu từ TPSoft Excel sang TPSoft Web
📖 Xem thêm: Chủ cửa hàng quản lý từ xa bằng điện thoại với TPSoft Web
📖 Xem thêm: Dữ liệu trên TPSoft Web có an toàn không? Sao lưu, bảo mật, quyền riêng tư
📚 Xem tất cả bài hướng dẫn: Mục lục hướng dẫn sử dụng TPSoft Web
📞 Cần hỗ trợ? Gọi 0906 864 860 hoặc nhắn Zalo — Tin học Đông Phương hỗ trợ tất cả các ngày trong tuần.
