Gộp và đổi tên hàng hóa, khách hàng bị trùng

Dùng lâu ngày, danh mục khó tránh chỗ sai: tên hàng gõ sai chính tả, một khách bị tạo thành 2 tên (“Anh Tư – Xóm Mới” và “Anh Tư Xóm Mới”), mỗi tên một sổ nợ riêng. Bài này thuộc loạt Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web, hướng dẫn đổi tên hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp mà hóa đơn cũ vẫn đi theo, và gộp tên trùng thành 1 tên để công nợ, tồn kho được cộng lại đúng.

1. Khi nào đổi tên, khi nào gộp?

TPSoft Web theo dõi công nợ và tồn kho theo tên khách, tên hàng (giống TPSoft Excel). Vì vậy đổi tên hay gộp tên phải làm bằng đúng chức năng của phần mềm để mọi hóa đơn cũ đi theo.

2. Đổi tên hàng hóa

1. Vào menu Hàng hóa, gõ vài chữ của tên vào ô tìm (gõ không dấu cũng được).
2. Ở cuối dòng mặt hàng có các nút nhỏ: bấm nút Sửa (hình cây bút, số ①). Nút Gộp (số ②) dùng ở phần 5.

Hình 1: Danh sách Hàng hóa — nút Sửa ① và nút Gộp ② ở cuối mỗi dòng.

3. Trong hộp Sửa mặt hàng, sửa ô Tên hàng (số ①). Dòng chữ nhỏ phía dưới (số ②) nhắc: mọi hóa đơn cũ, giá gần đây và tồn kho tự đổi theo tên mới.
4. Bấm Lưu (số ③).

Hình 2: Hộp Sửa mặt hàng — sửa Tên hàng ①, dòng nhắc ②, nút Lưu ③.

Lưu xong, mọi hóa đơn bán, phiếu nhập cũ có mặt hàng này đều mang tên mới — xem lại hay in lại hóa đơn cũ cũng ra tên mới. Tồn kho, thẻ kho, báo cáo vẫn đủ số liệu như trước, chỉ đổi tên.

3. Đổi tên khách hàng, nhà cung cấp

Cách làm giống hệt: vào menu Khách hàng (hoặc Nhà cung cấp) → bấm nút Sửa ở dòng người cần đổi → sửa ô Tên → bấm Lưu. Hộp sửa có dòng nhắc “Đổi tên: mọi hóa đơn cũ và công nợ tự đổi theo tên mới.”

• Số nợ của khách giữ nguyên, chỉ đổi tên. Sổ nợ, báo cáo, hóa đơn cũ đều hiện tên mới.
• Đổi điện thoại, địa chỉ, nhóm, loại giá cũng trong hộp này, bấm Lưu một lần.

4. Gộp tên trùng: 2 tên của cùng 1 khách hàng

Khi cùng 1 khách bị tạo thành 2 tên, mỗi tên giữ một phần hóa đơn và một phần nợ — tổng nợ của khách bị tách đôi. Gộp tên trùng sẽ dồn tất cả về 1 tên giữ lại.

1. Vào menu Khách hàng, gõ tên vào ô tìm để thấy cả 2 tên. Trong ví dụ, “Anh Tư Xóm Mới” (nợ 800.000) là tên lỡ tạo thêm, “Anh Tư – Xóm Mới” là tên đúng.
2. Ở dòng tên muốn bỏ đi, bấm nút Gộp (mũi tên màu tím, số ②). Nút Sửa (số ①) dùng để đổi tên như phần 3.

Hình 3: Hai tên của cùng 1 khách — bấm Gộp ② ở dòng tên muốn bỏ.

3. Hộp Gộp khách hàng hiện ra. Bấm vào ô chọn (số ①), gõ vài chữ rồi chọn khách giữ lại.
4. Xem bảng (số ②): công nợ của từng tên và Công nợ sau khi gộp (dự kiến) = cộng 2 số.
5. Đọc kỹ khung vàng rồi bấm Gộp (số ③).

Hình 4: Chọn khách giữ lại ①, xem công nợ sau khi gộp ②, bấm Gộp ③.

Gộp xong, góc trên màn hình báo số phiếu đã chuyển và công nợ đã tính lại (số ①); danh sách chỉ còn 1 tên với tổng nợ (số ②):

Hình 5: Đã gộp — chỉ còn 1 khách, công nợ cộng lại.

Khi gộp khách hàng, phần mềm:

• Chuyển mọi hóa đơn, phiếu trả nợ, báo giá của tên bị gộp sang tên giữ lại, rồi tính lại công nợ từ đầu theo thứ tự số hóa đơn.
• Lấy điện thoại, địa chỉ, nhóm của tên bị gộp điền vào các ô còn trống của tên giữ lại; ghi chú được nối thêm.
• Chuyển giá bán gần nhất của khách sang tên giữ lại.
• Xóa tên bị gộp khỏi danh mục khách hàng.

Nhà cung cấp gộp y hệt ở menu Nhà cung cấp: mọi phiếu nhập, phiếu trả nợ chuyển sang nhà cung cấp giữ lại, công nợ tính lại.

5. Gộp 2 mặt hàng trùng thành 1

1. Vào menu Hàng hóa, tìm để thấy cả 2 mặt hàng.
2. Ở dòng mặt hàng muốn bỏ đi, bấm nút Gộp (số ② ở Hình 1).
3. Chọn mặt hàng giữ lại (số ①), xem Tồn kho sau khi gộp (dự kiến) (số ②), rồi bấm Gộp (số ③).

Hình 6: Hộp Gộp mặt hàng — chọn mặt hàng giữ lại ①, tồn kho sau khi gộp ②, nút Gộp ③.

• Mọi hóa đơn bán, phiếu nhập có mặt hàng bị gộp đổi sang tên mặt hàng giữ lại; tồn kho cộng lại (tồn đầu cũng cộng vào).
• Mã hàng, nhóm hàng của mặt hàng giữ lại còn trống thì lấy từ mặt hàng bị gộp.
• 2 mặt hàng khác đơn vị tính (ví dụ Bao và Kg), hộp gộp hiện thêm khung cam nhắc. Chỉ gộp khi đúng là cùng 1 mặt hàng, cùng đơn vị tính — khác đơn vị thì tồn kho cộng sẽ sai.

6. Đổi tên trùng với tên đã có thì sao?

Nếu bạn sửa tên thành 1 tên đã có sẵn trong danh mục (kể cả chỉ khác chữ hoa, chữ thường hay dấu cách), phần mềm không lưu và báo đỏ ở góc trên màn hình (số ②): đã có tên này — hãy đặt tên khác, hoặc dùng Gộp nếu đúng là cùng 1 người.

Hình 7: Sửa tên ① thành tên đã có — phần mềm báo ② và không lưu.

Khi đó, đóng hộp sửa (bấm dấu X) và làm theo phần 4 hoặc 5. Phần mềm chặn đổi tên kiểu này vì đổi tên không tính lại công nợ, tồn kho của 2 tên — chỉ chức năng Gộp làm việc đó.

Tương tự với mặt hàng đã xóa khỏi danh mục nhưng còn trên hóa đơn cũ:

• Đổi tên 1 mặt hàng khác thành đúng tên đó: phần mềm báo và gợi ý dùng Gộp.
• Thêm mới 1 mặt hàng đúng tên đó: phần mềm hỏi lại — bấm Vẫn thêm (tồn kho cộng dồn cả lịch sử cũ, giống TPSoft Excel) hoặc Đặt tên khác.
• Muốn dồn tên cũ đó vào 1 mặt hàng đang có: vào Báo cáo → Thẻ kho, chọn tên cũ (có ghi Tên chỉ còn trong lịch sử) → bấm Gộp tên này vào mặt hàng… → chọn mặt hàng → Gộp. Xem thêm bài Tồn kho, thẻ kho.

7. Ai được đổi tên, gộp tên?

• Đổi tên (nút Sửa): chủ cửa hàng, và quản lý, nhân viên có quyền Sửa danh mục — mặc định được; chủ cửa hàng muốn cấm thì vào Nhân viên → Phân quyền theo chức vụ (xem bài 25).
• Gộp: chỉ chủ cửa hàng và quản lý (có quyền Sửa danh mục). Nhân viên không thấy nút Gộp.
• Mỗi lần đổi tên, gộp tên đều được ghi lại trong Cài đặt → Nhật ký khác: ai làm, lúc nào, tên nào gộp vào tên nào — xem bài 29.

8. Câu hỏi thường gặp

Đổi tên rồi, in lại hóa đơn cũ có ra tên mới không?
Có. Hóa đơn cũ được đổi theo tên mới, xem lại hay in lại đều ra tên mới. Muốn hóa đơn cũ giữ tên cũ thì đừng đổi tên mà tạo mặt hàng / khách hàng mới.

Gộp nhầm 2 khách thì làm sao?
Gộp không hoàn tác được. Nếu có file sao lưu tải trước lúc gộp, chủ cửa hàng có thể khôi phục lại từ file đó (dữ liệu nhập sau lúc sao lưu sẽ mất). Cần hỗ trợ, gọi TPSoft 0906 864 860.

2 khách khác nhau trùng tên thì làm sao?
Đừng gộp. Phần mềm tính công nợ theo tên, nên hãy đặt 2 tên khác nhau, ví dụ thêm nơi ở hoặc nghề: “Anh Tư – Xóm Mới”, “Anh Tư – Thợ điện”.

Sao tôi không thấy nút Gộp?
Nút Gộp chỉ hiện với chủ cửa hàng và quản lý. Nhân viên thấy nút Sửa nếu được chủ cho quyền Sửa danh mục.

Gộp có làm thay đổi tổng doanh thu không?
Không. Gộp chỉ đổi tên trên các hóa đơn; tiền hàng, doanh thu không đổi. Công nợ và tồn kho được tính lại để dồn về 1 tên.