Garage ô tô, xe máy bán cả phụ tùng lẫn dịch vụ (tiền công). Nhiều hạng mục phải làm lại theo chu kỳ bảo dưỡng: thay nhớt sau 5.000 km, thay lọc gió sau 20.000 km, nạp gas điều hòa sau 24 tháng… Bài này thuộc loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web, hướng dẫn cửa hàng loại Garage khai báo phụ tùng, dịch vụ và đặt chu kỳ bảo dưỡng để phần mềm tự tính hẹn bảo dưỡng lần sau và nhắc khách đúng hạn. Cách thêm, sửa hàng hóa nói chung (nhóm hàng, đơn vị quy đổi, giá vốn, tồn đầu) xem ở bài Quản lý hàng hóa.
• Phụ tùng và dịch vụ đều thêm ở menu Hàng hóa, như một mặt hàng.
• Mỗi mặt hàng có 2 ô: Bảo dưỡng lại sau (km) và hoặc sau (tháng) — để trống là không nhắc.
• Phần mềm dùng chu kỳ để tự tính Hẹn bảo dưỡng lần sau trên hóa đơn và lập danh sách Nhắc bảo dưỡng.
1. Phụ tùng và dịch vụ trong danh mục garage
Vào menu Hàng hóa. Danh mục của garage thường có 3 nhóm:
- Dịch vụ (tiền công): công thay nhớt, bảo dưỡng cấp nhỏ, cân chỉnh thước lái… Đơn vị tính thường là Lần, giá vốn 0, không cần nhập hàng từ nhà cung cấp.
- Dầu nhớt: bán theo Lít, có thể thêm đơn vị quy đổi (ví dụ Can = 4 Lít).
- Phụ tùng: lọc nhớt, má phanh, ắc quy, lốp… có giá vốn, tồn kho, nhập hàng như hàng bán lẻ thường.
Hình 1: Trang Hàng hóa — nút + Thêm hàng ①, nút Sửa ② ở cuối mỗi dòng.
Bấm + Thêm hàng (số ①) để thêm mặt hàng mới, bấm biểu tượng bút (số ②) ở cuối dòng để sửa mặt hàng đã có.
2. Chu kỳ bảo dưỡng là gì?
Ở cửa hàng loại Garage, hộp thêm / sửa mặt hàng có thêm 2 ô:
- Bảo dưỡng lại sau (km): xe chạy thêm bao nhiêu km thì cần làm lại hạng mục này.
- hoặc sau (tháng): bao nhiêu tháng thì cần làm lại, dù xe chạy ít.
Có cả 2 ô thì điều kiện nào đến trước thì nhắc trước. Chỉ cần 1 ô cũng được. Để trống cả 2 ô = mặt hàng này không nhắc. Ví dụ trong dữ liệu mẫu ngành Garage ô tô:
| Mặt hàng | Bảo dưỡng lại sau (km) | hoặc sau (tháng) |
|---|---|---|
| Công thay nhớt, Nhớt động cơ 5W-30, Lọc nhớt | 5,000 | 6 |
| Bảo dưỡng cấp trung 20.000 km, Lọc gió động cơ | 20,000 | 12 |
| Má phanh trước | 40,000 | (trống) |
| Nạp gas điều hòa, Ắc quy 45Ah | (trống) | 24 |
| Gạt mưa, Rửa xe, hút bụi | (trống) | (trống) — không nhắc |
3. Đặt chu kỳ bảo dưỡng cho mặt hàng đã có
- Vào Hàng hóa, tìm mặt hàng (gõ tên hoặc mã vào ô Tìm tên / mã).
- Bấm biểu tượng bút (Sửa) ở cuối dòng — hộp Sửa mặt hàng hiện ra.
- Gõ số km vào ô Bảo dưỡng lại sau (km) (số ①) và / hoặc số tháng vào ô hoặc sau (tháng) (số ②).
- Bấm Lưu (số ③).
Hình 2: Dịch vụ Công thay nhớt — chu kỳ 5,000 km ① hoặc 6 tháng ②, rồi bấm Lưu ③.
Muốn bỏ nhắc một mặt hàng: xóa trống 2 ô chu kỳ (hoặc gõ 0) rồi bấm Lưu.
4. Thêm dịch vụ mới có chu kỳ bảo dưỡng
Ví dụ thêm dịch vụ Vệ sinh dàn lạnh điều hòa, nhắc khách làm lại sau 12 tháng (không tính theo km):
- Bấm + Thêm hàng.
- Gõ Tên hàng (số ①), Mã hàng nếu có, Đơn vị tính “Lần”.
- Ô Nhóm hàng (số ②): gõ “Dịch vụ” rồi bấm chọn nhóm có sẵn. Nhóm chưa có thì chọn dòng + Tạo nhóm ….
- Gõ Giá lẻ (số ③) và Giá sỉ (giá cho khách quen, công ty). Giá vốn để 0.
- Ô hoặc sau (tháng) (số ④): gõ 12. Ô km để trống.
- Bấm Lưu (số ⑤).
Hình 3: Thêm dịch vụ mới — Tên hàng ①, Nhóm hàng ②, Giá lẻ ③, chu kỳ 12 tháng ④, Lưu ⑤.
Dịch vụ mới hiện ngay trong danh mục. Chọn nhóm Dịch vụ ở ô lọc nhóm (số ①) để xem riêng các dịch vụ (số ②):
Hình 4: Lọc nhóm Dịch vụ ① — dịch vụ vừa thêm ②.
5. Chu kỳ bảo dưỡng được dùng ở đâu?
- Hẹn bảo dưỡng lần sau trên hóa đơn: khi lập hóa đơn có thông tin xe, phần mềm tự tính: số km hiện tại + chu kỳ km nhỏ nhất trong các hàng trên hóa đơn, và ngày hóa đơn + chu kỳ tháng nhỏ nhất. Ví dụ hóa đơn có Công thay nhớt (5,000 km / 6 tháng) và Lọc gió động cơ (20,000 km / 12 tháng), xe đang 42,300 km → hẹn 47,300 km hoặc sau 6 tháng. Xem bài Lập hóa đơn sửa xe.
- Danh sách Nhắc bảo dưỡng: phần mềm theo dõi từng hạng mục có chu kỳ đã làm cho xe: lần làm gần nhất + chu kỳ = hạn của hạng mục đó. Hạng mục nào đến hạn sớm nhất thì xe hiện trong danh sách cần gọi khách. Xem bài Lịch sử xe và nhắc bảo dưỡng.
- Đổi chu kỳ: danh sách Nhắc bảo dưỡng tính lại ngay theo chu kỳ mới, kể cả các xe đã làm trước đó. Hẹn đã in trên hóa đơn cũ thì giữ nguyên. Mỗi lần đổi chu kỳ được ghi vào Cài đặt → Nhật ký khác (thao tác “Sửa chu kỳ bảo dưỡng”).
6. Đặt chu kỳ cho nhiều mặt hàng bằng file Excel
Có nhiều mặt hàng cần đặt chu kỳ, làm bằng Excel cho nhanh:
- Ở trang Hàng hóa, bấm Xuất Excel — file của cửa hàng garage có sẵn 2 cột Chu kỳ km và Chu kỳ tháng.
- Điền số vào 2 cột này (ô để trống = giữ nguyên chu kỳ cũ, gõ 0 = bỏ chu kỳ).
- Bấm Nhập từ Excel và chọn file vừa sửa — cách nhập, xem trước và kiểm tra lỗi xem ở bài Nhập danh mục từ file Excel.
7. Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ (tiền công) có phải nhập hàng không?
Không. Dịch vụ chỉ cần có tên, đơn vị tính, giá bán; giá vốn để 0. Khi bán, tiền công tính vào doanh thu như hàng hóa.
Một hóa đơn có nhiều hạng mục chu kỳ khác nhau thì hẹn theo cái nào?
Hẹn in trên hóa đơn lấy chu kỳ ngắn nhất (đến hạn sớm nhất). Còn danh sách Nhắc bảo dưỡng vẫn theo dõi riêng từng hạng mục, nên hạng mục chu kỳ dài (ví dụ lọc nhiên liệu 40,000 km) đến hạn sau vẫn được nhắc đúng lúc.
Garage làm cả xe máy và ô tô, chu kỳ khác nhau thì sao?
Tạo 2 mặt hàng riêng, ví dụ “Thay nhớt ô tô” và “Thay nhớt xe máy”, mỗi mặt hàng một chu kỳ phù hợp. Khi lập hóa đơn chọn đúng mặt hàng của loại xe.
Đặt chu kỳ sau khi đã bán nhiều hóa đơn, xe cũ có được nhắc không?
Có, với các hóa đơn đã nhập thông tin xe (biển số). Danh sách Nhắc bảo dưỡng tính theo chu kỳ hiện tại của mặt hàng cho cả những lần làm trước đó.
🏷️ Tất cả bài cho cửa hàng garage ô tô, xe máy: TPSoft Web cho garage ô tô, xe máy
📚 Xem tất cả bài hướng dẫn: Mục lục hướng dẫn sử dụng TPSoft Web
📞 Cần hỗ trợ? Gọi 0906 864 860 hoặc nhắn Zalo — Tin học Đông Phương hỗ trợ tất cả các ngày trong tuần.
