Đây là bài 22 trong loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web. Bài này giải thích 5 báo cáo bán hàng trong nhóm BÁN HÀNG: bán được bao nhiêu, lãi bao nhiêu, khách nào mua nhiều, khách nào còn nợ — và ý nghĩa của từng cột số. Cách chọn thời gian, lọc, sắp xếp, in A4, xuất Excel dùng chung cho mọi báo cáo, xem ở bài 21.
• Hóa đơn bán hàng: mỗi phiếu 1 dòng, có nợ cũ, đã thu, còn nợ.
• Chi tiết bán hàng: từng mặt hàng trên từng hóa đơn; bật Hiện giá vốn / lợi nhuận để xem lãi từng dòng.
• Xuất kho & lợi nhuận: mỗi mặt hàng bán bao nhiêu, vốn bao nhiêu, lãi bao nhiêu.
• Doanh số và Sổ nợ khách hàng: khách mua bao nhiêu tiền, đang nợ bao nhiêu.
1. Hóa đơn bán hàng
Mỗi dòng là 1 phiếu bán trong thời gian đã chọn. Phiếu khách trả nợ có nhãn xanh Trả nợ, phiếu điều chỉnh công nợ có nhãn cam ĐC nợ. Chọn 1 khách ở ô Khách hàng (số ①) để xem riêng khách đó:
Hình 1: Lọc 1 khách ① — dòng số liệu ② có Nợ đầu kỳ, Còn nợ; công nợ cuối kỳ ③.
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Số HĐ, Ngày, NV | Số hóa đơn, ngày giờ lập, người lập |
| MH, SL | Số mặt hàng và tổng số lượng trên hóa đơn |
| Tiền hàng | Tiền hàng của hóa đơn: đã trừ chiết khấu, đã cộng VAT. Phiếu trả nợ là 0; phiếu điều chỉnh công nợ là số tiền điều chỉnh |
| Nợ cũ | Khách còn nợ trước hóa đơn này |
| Tổng cộng | Tiền hàng + Nợ cũ |
| Đã thu | Tiền khách trả ở phiếu này |
| Còn nợ | Tổng cộng − Đã thu: khách còn nợ sau phiếu này |
Dòng số liệu đầu báo cáo (số ②): Số hóa đơn, Tổng tiền hàng, Đã thu của các phiếu đang xem. Khi lọc 1 khách có thêm Nợ đầu kỳ (khách nợ bao nhiêu trước phiếu đầu tiên trong kỳ) và Còn nợ (nợ sau phiếu cuối cùng trong kỳ), dòng dưới ghi Công nợ cuối kỳ chữ đỏ (số ③). Kiểm tra nhanh: Nợ đầu kỳ + Tổng tiền hàng − Đã thu = Còn nợ (ở Hình 1: 6,891,800 + 69,459,400 − 71,154,200 = 5,197,000).
Các phiếu hiện theo thứ tự lưu — muốn xếp theo thời gian, bấm tiêu đề Số HĐ hoặc Ngày. Bấm vào 1 phiếu để xem, sửa, xóa, in lại, xuất Excel phiếu.
2. Chi tiết bán hàng
Mỗi mặt hàng trên hóa đơn là 1 dòng, các hóa đơn xếp theo số HĐ tăng dần. Số HĐ, Ngày, Khách hàng chỉ ghi ở dòng đầu của mỗi hóa đơn. Phiếu khách trả nợ hiện 1 dòng tên “Trả nợ”.
Hình 2: Ô Lọc theo tên hàng ① và công tắc Hiện giá vốn / lợi nhuận ②.
- SL, Đơn giá, CK %, Tiền CK như trên hóa đơn; Thành tiền = SL × Đơn giá − Tiền CK (chưa cộng VAT).
- Bật công tắc Hiện giá vốn / lợi nhuận (số ②) để thêm 2 cột (số ① ở Hình 3): Tiền vốn = SL × giá vốn đã ghi vào hóa đơn lúc bán; Lợi nhuận = Thành tiền − Tiền vốn. Công tắc này máy nhớ cho lần sau; tắt trước khi xuất Excel gửi khách.
- Cuối bảng (kéo thanh cuộn ngang sang phải) là 4 cột của cả hóa đơn (số ② ở Hình 3): Tiền hàng, Nợ cũ, Đã thu, Còn lại — chỉ ghi ở dòng đầu hóa đơn, Còn lại lớn hơn 0 thì chữ đỏ. Trong file Excel, 4 cột này chữ đậm, mỗi cột một màu cho dễ dò.
Hình 3: Tiền vốn, Lợi nhuận ① và các cột tiền của hóa đơn ②.
Xem 1 mặt hàng bán cho ai: chọn tên ở ô Lọc theo tên hàng (số ①). Danh sách chỉ có các mặt hàng đã bán trong kỳ. Báo cáo còn các hóa đơn có mặt hàng đó, mỗi dòng ghi đủ số HĐ, ngày, khách; dòng số liệu (số ②) đổi thành Số hóa đơn, Tổng SL, Tổng thành tiền của riêng mặt hàng.
Hình 4: Lọc theo tên hàng ① — số hóa đơn, tổng SL, tổng thành tiền ② của mặt hàng.
Chọn thời gian dài (cả năm, Tất cả), báo cáo tính từng phần và ghi “Đang tính toán (phần 2/9)” — chờ một chút là xong.
3. Xuất kho & lợi nhuận
Mỗi mặt hàng bán trong kỳ là 1 dòng — đây là báo cáo lợi nhuận theo mặt hàng:
Hình 5: Ô Tìm tên hàng ①, công tắc Tổng theo nhóm hàng ②, các cột giá vốn, lợi nhuận ③ (đang xếp theo Lợi nhuận).
- SL: tổng số lượng bán, đã trừ hàng khách trả lại, quy về đơn vị tính chính (bán theo đơn vị lớn như “Ngàn” viên thì đổi ra viên).
- Thành tiền: tổng thành tiền các dòng bán (sau chiết khấu, chưa VAT). Không tính phiếu trả nợ, điều chỉnh công nợ.
- Giá vốn, Tiền vốn, Lợi nhuận (số ③): Lợi nhuận = Thành tiền − Tiền vốn. Giá vốn tính theo Phương pháp tính giá vốn trong Cài đặt → tab Giá vốn (xem bài 27):
| Phương pháp | Giá vốn, tiền vốn trong báo cáo |
|---|---|
| Cố định | Giá vốn đang ghi trong danh mục Hàng hóa; Tiền vốn = SL × Giá vốn |
| Bình quân | Giá vốn bình quân của tồn đầu và tất cả các lần nhập hàng; Tiền vốn = SL × Giá vốn |
| Cố định (nhập khi bán hàng) | Cộng đúng tiền vốn đã ghi trên từng hóa đơn lúc bán; Giá vốn = Tiền vốn ÷ SL |
Các cách xem thêm:
- Chọn 1 khách ở ô Khách hàng: lợi nhuận bán cho riêng khách đó.
- Bật Tổng theo nhóm hàng (số ②): mỗi nhóm hàng 1 dòng (cộng SL, Thành tiền, Tiền vốn, Lợi nhuận); hàng chưa có nhóm gộp vào “Chưa có nhóm”.
- Bấm 1 mặt hàng: Các hóa đơn có hàng này (sửa / xóa) mở Chi tiết bán hàng lọc theo mặt hàng đó; Thẻ kho mở thẻ kho của mặt hàng (bài 24).
4. Doanh số khách hàng
Mỗi khách có hóa đơn trong kỳ là 1 dòng (khách lẻ gộp chung 1 dòng Khách lẻ). Mặc định xem từ đầu tháng đến hôm nay.
Hình 6: Bấm tiêu đề Doanh số để khách mua nhiều nhất lên đầu.
- Doanh số = tổng Tiền hàng các hóa đơn của khách trong kỳ (đã gồm VAT, đã trừ hàng trả lại), không tính phiếu điều chỉnh công nợ. Khách chỉ đến trả nợ thì doanh số 0.
- Nhóm: nhóm khách trong danh mục Khách hàng (ví dụ Khách sỉ).
- Tổng cột Doanh số chính là doanh thu bán hàng của kỳ — bằng dòng Doanh thu bán hàng ở Báo cáo tổng hợp (bài 24).
5. Sổ nợ khách hàng
Sổ nợ khách hàng liệt kê mọi khách đang có công nợ, không cần chọn thời gian — luôn tính đến lúc xem:
Hình 7: Ô tìm nhanh ①, dòng số liệu ②, cột Công nợ ③.
- Công nợ (số ③) = số còn nợ ở phiếu mới nhất của khách — đã gồm nợ đầu kỳ, các lần trả nợ, điều chỉnh, hàng trả lại. Xếp từ nợ nhiều đến nợ ít. Số âm là khách đã trả trước, đặt cọc.
- Dòng số liệu (số ②): Tổng công nợ, Số khách hàng đang nợ, Khách trả trước.
- Ô Tìm nhanh khách hàng (số ①): gõ tên (không dấu được) hoặc số điện thoại; dòng Đang lọc cho biết số khách tìm được và tổng nợ của họ.
Bấm vào 1 khách, hộp nút hiện ra:
Hình 8: Chi tiết bán hàng ①, Xem hóa đơn ②, Thu nợ ③, Xuất Excel sổ công nợ ④.
- Chi tiết bán hàng (số ①): mọi mặt hàng khách đã mua (mọi thời gian). Bấm đúp vào dòng khách cũng mở báo cáo này.
- Xem hóa đơn (công nợ cộng dồn) (số ②): mọi phiếu của khách, mỗi phiếu có nợ cũ, đã thu, còn nợ — dò lại khách nợ từ lúc nào.
- Thu nợ (số ③): mở hộp thu nợ như ở màn Bán hàng — gõ số tiền khách trả, chọn tài khoản, lưu và in phiếu thu. Xem bài Khách trả nợ, trả nợ nhà cung cấp.
- Xuất Excel sổ công nợ (gửi khách đối chiếu) (số ④): file SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG liệt kê từng phiếu (Bán hàng, Thu nợ, Điều chỉnh công nợ) với tiền hàng, nợ cũ, đã thu, còn lại, dòng CÔNG NỢ HIỆN TẠI và ô ký xác nhận của khách. Nếu cửa hàng đã cài mã QR chuyển khoản (bài 5), file có kèm mã QR — kiểu mã QR tự sinh thì mã có sẵn đúng số tiền khách đang nợ.
Mở Xem hóa đơn từ Sổ nợ, thời gian tự chọn Tất cả (số ② ở Hình 9) và góc trên có nút ← Sổ nợ khách hàng (số ①) để quay lại đúng chỗ:
Hình 9: Nút quay lại Sổ nợ ①, thời gian Tất cả ②, công nợ cuối kỳ ③ khớp với Sổ nợ.
6. Câu hỏi thường gặp về báo cáo bán hàng
Doanh thu tháng này xem ở đâu?
Bấm Tháng này ở báo cáo Doanh số khách hàng, xem dòng TỔNG CỘNG; hoặc dòng Doanh thu bán hàng ở Báo cáo tổng hợp. Lưu ý: Tổng tiền hàng ở báo cáo Hóa đơn bán hàng cộng cả phiếu điều chỉnh công nợ (nhãn ĐC nợ), nên có thể lớn hơn doanh thu.
Vì sao lợi nhuận ở Xuất kho & lợi nhuận khác tổng lợi nhuận ở Chi tiết bán hàng?
Chi tiết bán hàng tính theo giá vốn đã ghi lúc bán; Xuất kho & lợi nhuận tính theo phương pháp giá vốn trong Cài đặt (Cố định / Bình quân dùng giá vốn hiện tại). Hai số bằng nhau khi giá vốn không đổi trong kỳ, hoặc khi chọn phương pháp “Cố định (nhập khi bán hàng)”.
Khách trả lại hàng thì báo cáo tính thế nào?
Dòng trả hàng có số lượng âm: tiền hàng, doanh số, số lượng xuất kho và lợi nhuận đều được trừ đi. Xem bài Trả hàng và đặt cọc.
Nhân viên không thấy cột Tiền vốn, Lợi nhuận?
Nhân viên đó không có quyền Xem giá vốn, lợi nhuận — chủ cửa hàng cấp ở Nhân viên → Phân quyền theo chức vụ (xem bài 21 phần 9).
➡️ Bài tiếp theo: Báo cáo nhập hàng và sổ nợ nhà cung cấp
📖 Xem thêm: Chủ cửa hàng quản lý từ xa bằng điện thoại với TPSoft Web
📚 Xem tất cả bài hướng dẫn: Mục lục hướng dẫn sử dụng TPSoft Web
📞 Cần hỗ trợ? Gọi 0906 864 860 hoặc nhắn Zalo — Tin học Đông Phương hỗ trợ tất cả các ngày trong tuần.
