Nhập hàng từ nhà cung cấp trên TPSoft Web

Đây là bài 12 trong loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web. Mỗi lần hàng về, bạn lập một phiếu nhập hàng: phần mềm tự cộng tồn kho, ghi công nợ nhà cung cấp và trừ tiền trong sổ quỹ nếu trả tiền ngay. Cách làm gần giống lập hóa đơn bán (xem bài 10), bài này chỉ ra những chỗ khác khi nhập hàng.

1. Màn hình Nhập hàng

Bấm Nhập hàng ở menu bên trái (nhân viên cần được chủ cấp quyền Nhập hàng — xem bài 25). Màn hình giống màn Bán hàng, tiêu đề màu tím NHẬP HÀNG:

Hình 1: Màn Nhập hàng — nhà cung cấp ①, Thêm hàng ②, Nhập từ Excel ③, Cập nhật giá vốn ④, Trả nợ NCC ⑤, Thanh toán ⑥.

1. Nhà cung cấp (số ①): bấm Chọn (F6) để chọn người bán hàng cho cửa hàng.
2. Thêm hàng (F2) (số ②): thêm từng mặt hàng nhập về.
3. Nhập từ Excel (số ③): lấy dòng hàng từ file Excel — xem phần 5.
4. Cập nhật giá vốn (số ④): ghi giá nhập của phiếu này vào danh mục hàng — xem phần 4.
5. Trả nợ NCC (số ⑤): trả tiền nợ cũ cho nhà cung cấp — xem bài Khách trả nợ, trả nợ nhà cung cấp.
6. THANH TOÁN (F8) (số ⑥): trả tiền và lưu phiếu nhập.

Màn Nhập hàng cũng có các tab ĐƠN 1, ĐƠN 2… riêng (không lẫn với đơn bán) để lập nhiều phiếu nhập cùng lúc — cách dùng như ở bài 11.

2. Lập phiếu nhập hàng

1. Bấm F6, gõ tên nhà cung cấp, bấm vào dòng để chọn. Nhà cung cấp mới: gõ tên rồi bấm + NCC mới “…” — được thêm vào danh mục khi lưu phiếu.
2. Bấm F2. Hộp Thêm hàng vào phiếu nhập (F2) hiện ra. Gõ tên hoặc mã hàng (số ①), dùng ↑ ↓ và Enter để chọn.
3. Gõ Số lượng, kiểm tra Đơn giá (số ④) — đây là giá nhập, không phải giá bán.
4. Bấm Enter hoặc Thêm vào phiếu (Enter / F1) (số ⑤). Tiếp tục tìm hàng khác; xong bấm Esc.

Hình 2: Hộp thêm hàng của phiếu nhập — ô tìm ①, cột Giá vốn ②, giá nhập gần nhất ③, Đơn giá ④, Thêm vào phiếu ⑤.

Đơn giá tự điền theo thứ tự:

• Giá nhập gần nhất của chính nhà cung cấp đang chọn cho mặt hàng đó (nhãn tím, số ③) — lần trước nhập giá bao nhiêu thì lần này điền sẵn giá đó. Bấm vào nhãn tím để lấy lại giá này nếu đã sửa.
• Chưa từng nhập mặt hàng này từ nhà cung cấp đó: lấy giá vốn trong danh mục (cột Giá vốn, số ②).

Tắt cách tự điền giá nhập gần nhất: Cài đặt → tab Bán hàng → Nhập hàng lấy giá nhập gần nhất của NCC.

• Sửa số lượng, đơn giá, chiết khấu của nhà cung cấp (CK %, Tiền CK) ngay trên dòng hàng như phiếu bán.
• Hàng chưa có trong danh mục: bấm + Tạo hàng mới “…”, gõ đơn vị tính và Giá vốn (giá nhập), bấm Đồng ý.
• Nhân viên không được xem giá vốn: ô Đơn giá để trống, phải gõ giá nhập; dòng giá 0 thì lúc lưu phần mềm hỏi có phải hàng nhà cung cấp tặng không.

3. Thanh toán cho nhà cung cấp

Bấm F8. Hộp Thanh toán (F8) có phần TRẢ NHÀ CUNG CẤP (số ①):

Hình 3: Trả nhà cung cấp ① — gõ số tiền trả ở dòng tài khoản ②, xem Còn nợ ③, bấm lưu ④.

1. Ô đầu (số ②) điền sẵn tiền hàng của phiếu này. Trả một phần thì gõ số tiền thật đã trả; trả bằng nhiều tài khoản thì gõ vào các dòng khác.
2. Trả đủ: trả cả phiếu này lẫn nợ cũ. Ghi nợ hết: chưa trả đồng nào, toàn bộ tiền hàng thành nợ nhà cung cấp.
3. Dòng CÒN NỢ (số ③) là số cửa hàng còn nợ nhà cung cấp sau phiếu này. Trả nhiều hơn tổng cộng thì hiện TRẢ DƯ (ĐẶT CỌC) — tiền trả trước, trừ vào lần nhập sau.
4. Bấm Lưu & In (F9) để lưu và in phiếu nhập, hoặc Lưu không in (F10) (số ④).

Lưu xong: tồn kho tự tăng theo số lượng nhập, nợ nhà cung cấp và sổ quỹ tự cập nhật.

4. Cập nhật giá vốn từ phiếu nhập

Cửa hàng tính giá vốn kiểu Cố định (Cài đặt → tab Giá vốn – Thu chi) thì giá vốn trong danh mục không tự đổi khi nhập hàng với giá mới. Muốn lấy giá nhập lần này làm giá vốn:

1. Trên phiếu nhập đang lập, bấm Cập nhật giá vốn.
2. Hộp hỏi lại hiện ra — bấm Đồng ý:

Hình 4: Ghi đơn giá trên phiếu nhập vào cột Giá vốn của danh mục.

• Dòng nhập theo đơn vị quy đổi (ví dụ nhập theo Tấn) được quy ra giá của 1 đơn vị cơ bản (1 Bao).
• Nút này chỉ hiện với người được xem giá vốn. Cách tính giá vốn (Cố định, Bình quân…) xem bài Cài đặt nâng cao.

5. Nhập dòng hàng từ file Excel

Nhà cung cấp gửi danh sách hàng bằng Excel, hoặc bạn đã có phiếu nhập trong TPSoft Excel: bấm Nhập từ Excel và chọn file. File cần đúng mẫu phiếu của TPSoft: sheet đầu tiên, dòng 21 đến 220, cột B mã, C tên hàng, D ĐVT, E số lượng, F đơn giá, G CK %, H tiền CK (tiếp theo là thành tiền, ghi chú).

• Phiếu đang có hàng thì phần mềm hỏi lại trước khi thay bằng hàng trong file.
• Số trong file viết sai quy định (dấu chấm, dấu phẩy lẫn lộn) thì phần mềm liệt kê ô sai, không nhập gì — sửa file rồi nhập lại.
• Nhập xong vẫn kiểm tra, sửa trên phiếu bình thường rồi mới bấm F8.

6. Xem lại, sửa, in tem phiếu nhập

Bấm HĐ cũ (F4) → tab Nhập hàng, bấm vào phiếu nhập để xem chi tiết:

Hình 5: Chi tiết phiếu nhập — In lại ①, In tem mã ②, Sửa ③.

• In lại (số ①): in lại phiếu nhập.
• In tem mã (số ②): in tem mã vạch cho các hàng vừa nhập, số tem mặc định bằng số lượng nhập — xem bài In tem mã vạch.
• Sửa (số ③): mở lại phiếu trên màn Nhập hàng để sửa; tồn kho và công nợ tự tính lại. Sửa phiếu nhập cần quyền sửa phiếu nhập và quyền xem giá vốn. Chi tiết sửa, xóa xem bài 15.

Nhà cung cấp nhận lại hàng lỗi: lập phiếu nhập với số lượng âm — xem bài Trả hàng và đặt cọc. Tổng hợp hàng đã nhập, nợ từng nhà cung cấp: xem bài Báo cáo nhập hàng.

7. Câu hỏi thường gặp

Nhập hàng xong mà tồn kho chưa tăng?
Kiểm tra phiếu đã lưu chưa (bấm F8 → Lưu): phiếu còn nằm trong tab ĐƠN chưa lưu thì chưa cộng tồn. Phiếu đã lưu xem ở HĐ cũ (F4) → tab Nhập hàng.

Giá nhập lần này khác lần trước, giá bán có tự đổi không?
Không. Phiếu nhập chỉ đổi tồn kho, công nợ nhà cung cấp và giá vốn (tùy cách tính giá vốn). Giá bán sửa ở trang Hàng hóa — xem bài Quản lý hàng hóa.

Trả tiền nhà cung cấp sau vài ngày thì làm sao?
Vào Nhập hàng, chọn nhà cung cấp (F6), bấm Trả nợ NCC, gõ số tiền và tài khoản rồi lưu — xem bài Khách trả nợ, trả nợ nhà cung cấp.

Nhà cung cấp có nợ cũ từ trước khi dùng phần mềm?
Nhập nợ đầu kỳ cho nhà cung cấp — xem bài Nhập nợ đầu kỳ và điều chỉnh công nợ.