Bán hàng, nhập hàng theo quy cách cho cửa hàng tôn sắt thép

Cửa hàng tôn bán tôn lợp, xà gồ theo từng tấm cắt sẵn chiều dài: khách lấy 6 tấm dài 4,2 m, 4 tấm dài 3,5 m… rồi quy ra mét vuông để tính tiền. TPSoft Web làm phép tính đó thay bạn. Bài này thuộc loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web, hướng dẫn bán tôn theo quy cách Số mét × Số tấm × Hệ số: thêm hàng bằng F2, nhập nhiều quy cách cho cùng một loại tôn, sửa ngay trên phiếu, nhập hàng tôn từ nhà cung cấp và xem lại trong báo cáo. Các bước chung như chọn khách, thanh toán, in hóa đơn giống cửa hàng bán lẻ — xem bài Lập hóa đơn bán hàng.

1. Quy cách tôn gồm những gì?

Ở cửa hàng loại Tôn sắt thép, mỗi dòng hàng có thêm 3 ô quy cách đứng trước cột số lượng:

• Thành tiền = SL / M2 × Đơn giá (trừ chiết khấu nếu có). Tồn kho cũng trừ theo SL / M2, đúng đơn vị tính của mặt hàng (ví dụ m).
• Gõ Số tấm mà chưa gõ Hệ số: phần mềm tự điền hệ số mặc định của cửa hàng. Đổi hệ số mặc định, đổi tên 3 ô ở Cài đặt → Quy cách — xem bài Cài đặt quy cách cho cửa hàng tôn sắt thép.
• Số lẻ gõ bằng dấu chấm: 4.2, 1.08. Gõ dấu phẩy (4,2) ô sẽ viền đỏ và phần mềm không thêm dòng cho tới khi sửa.

2. Bán tôn theo quy cách trong hộp thêm hàng (F2)

1. Vào Bán hàng, chọn khách bằng F6 như bình thường (xem bài 10).
2. Bấm F2. Gõ tên tôn, không cần dấu — ví dụ ton lanh 0.45 — rồi nhấn Enter để chọn dòng đang sáng. Con trỏ tự nhảy vào ô Số mét.
3. Gõ Số mét (số ①) và Số tấm (số ②). Ô Hệ số (số ③) tự điền hệ số mặc định — sửa lại nếu tấm tôn có khổ khác.
4. Ô SL / M2 (số ④) tự tính. Kiểm tra Đơn giá, gõ CK % hoặc Tiền CK nếu có giảm giá.
5. Nhấn Enter hoặc bấm Thêm vào phiếu (Enter / F1) (số ⑥) để đưa dòng vào phiếu.

Hình 1: Hộp thêm hàng F2 của cửa hàng tôn — Số mét ①, Số tấm ②, Hệ số ③, SL / M2 tự tính ④, ô Giữ tên hàng ⑤, nút Thêm vào phiếu ⑥.

3. Nhiều quy cách cùng một tên hàng

Khách thường lấy cùng một loại tôn nhưng nhiều chiều dài khác nhau. Để khỏi tìm lại tên hàng mỗi lần:

1. Tích ô Giữ tên hàng sau khi thêm (để thêm quy cách khác) (số ⑤ ở Hình 1).
2. Gõ quy cách thứ nhất → Enter. Phần mềm giữ nguyên tên hàng, đơn giá, chiết khấu, chỉ xóa các ô quy cách và đưa con trỏ về ô Số mét (số ①).
3. Gõ quy cách tiếp theo → Enter… Dòng chữ xanh (số ③) cho biết đã thêm mấy dòng của mặt hàng này.
4. Xong mặt hàng này, gõ tên hàng khác ở ô tìm phía trên, hoặc bấm Esc để đóng hộp.

Hình 2: Đã tích Giữ tên hàng ② — gõ quy cách tiếp ở ô Số mét ①, dòng chữ xanh ③ báo đã thêm 2 dòng.

• Ô tích được nhớ trên máy: lần sau mở hộp F2 vẫn tích sẵn. Bỏ tích thì thêm xong một dòng, hộp quay về ô tìm hàng như cửa hàng bán lẻ.
• Trên hóa đơn in, các quy cách cùng tên hàng, cùng giá có thể gộp thành 1 dòng kèm danh sách quy cách bên dưới — xem bài Mẫu in hóa đơn cửa hàng tôn sắt thép.

4. Hàng bán thường: thép hộp, vít, keo…

Không phải mặt hàng nào cũng bán theo tấm. Với thép hộp, sắt V, vít, keo, que hàn… bạn bỏ trống ô Số tấm:

• Gõ số lượng vào ô đầu tiên (Số mét) rồi Enter — khi không có Số tấm, phần mềm hiểu ô đầu chính là số lượng. Hoặc gõ thẳng vào ô SL / M2.
• Mặt hàng có nhiều đơn vị tính (ví dụ vít bán theo Con hoặc Hộp) thì chọn đơn vị ngay trong hộp như cửa hàng bán lẻ — xem bài Quản lý hàng hóa.
• Hàng bán theo mét dài cắt sẵn như xà gồ cũng gõ được quy cách, với Hệ số 1: 8 tấm × 6 m × 1 = 48 m.

5. Sửa quy cách ngay trên phiếu

Trên lưới phiếu, mỗi dòng có 3 cột Số mét, Số tấm, Hệ số (số ①) và cột SL / M2 (số ②). Bấm vào ô quy cách của dòng để sửa — SL / M2 và thành tiền tính lại ngay.

Hình 3: Lưới phiếu bán — cột quy cách ①, SL / M2 tự tính ②, dòng thép hộp bán thường không có quy cách ③.

• Dòng có Số tấm: ô SL / M2 mờ đi, không gõ được — muốn đổi số lượng thì sửa Số mét, Số tấm hoặc Hệ số.
• Dòng không có Số tấm (số ③): gõ số lượng ở ô SL / M2 như bình thường.
• Xóa trắng ô Số tấm thì dòng trở thành dòng thường, sửa số lượng ở ô SL / M2.
• Khách trả lại tôn: gõ Số tấm âm (ví dụ -3) — SL / M2 và thành tiền thành số âm, kho tự cộng lại. Xem thêm bài Trả hàng và đặt cọc.

6. Lưu hóa đơn và xem lại quy cách

Bấm F8 để thanh toán, lưu và in như cửa hàng bán lẻ (bài 10). Khi xem lại trong Hóa đơn (F4), mỗi dòng có quy cách hiện thêm một dòng chữ tím ghi đủ phép tính, ví dụ 4.2m x 6t x 1.08 = 27.216m — cũng là cách ghi quy cách trên hóa đơn in:

Hình 4: Chi tiết hóa đơn trong Hóa đơn (F4) — dòng chữ tím mô tả quy cách của từng dòng.

Báo giá (F1 ở màn Bán hàng) cũng gõ quy cách y như hóa đơn — xem bài Đơn chờ và báo giá.

7. Nhập hàng tôn theo quy cách

Phiếu nhập hàng dùng đúng các ô quy cách như phiếu bán:

1. Vào Nhập hàng, bấm F6 chọn nhà cung cấp.
2. Bấm F2 — hộp Thêm hàng vào phiếu nhập (F2) (số ①) hiện ra. Chọn hàng, gõ Số mét (②), Số tấm (③), Hệ số (④); SL / M2 (⑤) tự tính.
3. Kiểm tra Đơn giá nhập (số ⑥) — phần mềm điền sẵn giá nhập gần nhất của nhà cung cấp, chưa có thì lấy giá vốn.
4. Enter để thêm, tích Giữ tên hàng nếu nhập nhiều quy cách. Lưu phiếu như bài Nhập hàng từ nhà cung cấp — tồn kho tăng đúng bằng SL / M2.

Hình 5: Hộp thêm hàng vào phiếu nhập ① — các ô quy cách ②③④, SL / M2 ⑤, đơn giá nhập ⑥.

8. Xem quy cách trong báo cáo

Vào Báo cáo → Chi tiết bán hàng (hoặc Chi tiết nhập hàng): bảng có 3 cột Số mét, Số tấm, Hệ số (số ①) và cột SL / M2 (số ②) như sổ chi tiết của bản Excel. Dòng TỔNG CỘNG cộng sẵn tổng số tấm và tổng SL / M2. Lọc theo khách hàng, theo tên hàng để đối chiếu với khách — xem bài Cách dùng báo cáo.

Hình 6: Báo cáo Chi tiết bán hàng của cửa hàng tôn — cột quy cách ① và SL / M2 ②.

9. Câu hỏi thường gặp

Quên gõ hệ số thì sao?
Khi bạn gõ Số tấm mà ô Hệ số còn trống, phần mềm tự điền hệ số mặc định của cửa hàng. Đổi hệ số mặc định ở Cài đặt → Quy cách (bài Cài đặt quy cách cho cửa hàng tôn).

SL / M2 được làm tròn thế nào?
Làm tròn 3 số lẻ, giống bản TPSoft Excel. Ví dụ 4.2 × 6 × 1.08 = 27.216.

Tồn kho tôn tính theo tấm hay theo mét?
Theo SL / M2, tức đơn vị tính của mặt hàng (ví dụ m). Số tấm chỉ dùng để tính và in trên phiếu.

Gõ “4,2” ô bị viền đỏ?
Ô số dùng dấu chấm cho số lẻ, dấu phẩy để ngăn hàng nghìn. Gõ lại 4.2 là được.

Đang dùng TPSoft Excel bản tôn sắt thép, có phải gõ lại không?
Không. Chức năng chuyển dữ liệu tự nhận file bản tôn, đọc đúng số mét, số tấm, hệ số của từng hóa đơn — xem bài Chuyển dữ liệu từ TPSoft Excel hoặc gọi TPSoft 0906 864 860.