Phần mềm bán hàng tạp hóa, gia dụng online TPSoft Web

Tiệm tạp hóa bán cho rất nhiều khách lẻ mỗi ngày, mỗi người vài món, cần tính tiền thật nhanh và thối tiền cho đúng. Cùng một mặt hàng lại bán lẻ từng gói, từng lon hoặc nguyên thùng cho quán ăn, quán cà phê; hàng về từ nhiều nhà phân phối khác nhau. TPSoft Web là phần mềm bán hàng tạp hóa online — chạy trên trình duyệt của máy tính bàn, laptop hoặc điện thoại — bán bằng máy quét mã vạch, quy đổi thùng / lốc / gói và tự cộng trừ tồn kho. Bài này thuộc loạt Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web: giới thiệu cách một tiệm tạp hóa dùng phần mềm và dẫn tới các bài chi tiết.

1. Phần mềm bán hàng tạp hóa online có gì cho tiệm?

• Bán bằng máy quét mã vạch: không phải gõ tên, hàng có mã vạch của nhà sản xuất thì quét là bán; hàng không có mã thì in tem — xem In tem mã vạch, bán bằng máy quét.
• Khách lẻ trả đủ, tiền thối lại tự tính; khách quen (quán ăn, quán cà phê) được ghi nợ, lấy giá sỉ — xem Lập hóa đơn bán hàng, 4 loại giá bán.
• Gói / lon / chai và thùng / lốc trên cùng một mặt hàng, mỗi đơn vị một giá, một mã vạch — xem Quản lý hàng hóa.
• Nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp, giá nhập lần trước tự điền, nợ nhà cung cấp — xem Nhập hàng.
• Tồn kho, thẻ kho, kiểm kê (bài 20); in bill 80mm có mã QR chuyển khoản (bài 5, cài máy in); mất mạng vẫn bán (bài 14).

2. Bắt đầu với dữ liệu mẫu ngành tạp hóa

1. Đăng ký ở app.tpsoft.net, ô Ngành hàng chọn Bán lẻ thường (hoặc bấm nút Tạp hóa – gia dụng ở trang chào mừng) — xem bài 1. Đã có tài khoản thì tạo thêm cửa hàng loại Bán lẻ thường ở trang Chọn cửa hàng.
2. Trang chủ cửa hàng mới hiện khung Cửa hàng mới — bắt đầu thế nào?: bấm ô Tạp hóa, gia dụng (khung đỏ) → Lấy dữ liệu mẫu.

Hình 1: Bấm ô Tạp hóa, gia dụng để lấy dữ liệu mẫu.

Dữ liệu mẫu có 36 mặt hàng trong 4 nhóm (mì gói – đồ khô, nước giải khát, hóa mỹ phẩm, gia dụng) đều có mã vạch, đơn vị thùng cũng có mã vạch riêng; 25 khách hàng (quán cơm, quán cà phê, nhà nghỉ ở nhóm Khách sỉ), 4 nhà cung cấp và khoảng 1.000 hóa đơn trong 6 tháng, phần lớn là khách lẻ. Chức năng Quét mã vạch được bật sẵn. Bán thật thì xóa dữ liệu mẫu (bài 31); lối đi từ đầu xem Bắt đầu dùng TPSoft Web trong 15 phút.

3. Bán nhanh cho khách lẻ bằng máy quét mã vạch

Ở màn Bán hàng, ô Quét mã vạch (F12) (số ①) nằm cạnh nút Thêm hàng. Cứ quét mã trên từng món:

Hình 2: Ô Quét mã vạch ①, cột Mã ②, quét 3 lần gói mì thì số lượng là 3 ③.

• Món mới vào phiếu với số lượng 1, cột Mã (số ②) là mã vạch của món đó.
• Quét lại đúng món đó: số lượng tự tăng (số ③), không thêm dòng.
• Quét mã trên thùng Coca-Cola thì ra dòng Thùng giá 215.000, quét mã trên lon thì ra dòng Lon.
• Mua nhiều món giống nhau: gõ số lượng vào ô quét rồi bấm Enter (ví dụ 10), lần quét sau thêm đúng 10.
• Máy quét USB hoặc Bluetooth thông dụng, không cần cài thêm gì. Tiệm mới: bật Quét mã vạch ở Cài đặt → Bán hàng (bài 13).

4. Thanh toán: khách lẻ trả đủ, phần mềm tính tiền thối

Bấm F8. Chưa chọn khách, phần mềm hỏi Chưa chọn khách hàng — bấm Khách lẻ. Gõ số tiền khách đưa vào ô Tiền mặt (số ①), dòng xanh Tiền thối lại (số ②) cho biết phải thối bao nhiêu.

Hình 3: Khách đưa 500.000 ①, tiền thối lại 173.500 ②.

• Khách lẻ không ghi nợ được — gõ thiếu là phần mềm báo đỏ. Quán quen mua chịu thì chọn tên khách bằng F6 trước khi thanh toán.
• Khách chuyển khoản: chọn tài khoản Ngân hàng ở dòng thứ hai; hóa đơn in mã QR có sẵn số tiền nếu đã cài (bài 5).
• Bấm Lưu & In (F9) để in bill. Nhiều khách cùng lúc: mở thêm ĐƠN 2 bằng dấu + (bài 11).

5. Bán lẻ từng lon, cả lốc, cả thùng

Trang Hàng hóa → sửa mặt hàng: ô Mã hàng (số ①) là mã vạch in trên lon, bảng Đơn vị quy đổi (số ②) có dòng Thùng = 24 Lon với Mã vạch riêng in trên thùng và giá riêng của thùng.

Hình 4: Mã vạch của lon ①, đơn vị quy đổi Thùng = 24 Lon có mã vạch riêng, giá lẻ, giá sỉ của thùng ②.

• Giá thùng để trống thì tự tính = giá lon × 24; bán thùng rẻ hơn thì gõ giá riêng cho từng loại giá.
• Tồn kho luôn tính theo lon: bán 1 thùng thì tồn giảm 24 lon. Mì gói Thùng = 30 Gói, sữa Thùng = 12 Lốc làm y như vậy.
• Quán quen lấy giá sỉ: gán Loại giá cho khách ở menu Khách hàng (bài 7).

6. Nhập hàng nguyên thùng từ nhiều nhà cung cấp

Mỗi nhà phân phối (mì gói, nước ngọt, hóa mỹ phẩm…) là một nhà cung cấp. Vào Nhập hàng, bấm F6 chọn nhà cung cấp (số ①), thêm hàng theo Thùng (số ②) — Đơn giá (số ③) tự điền giá nhập lần trước của chính nhà cung cấp đó.

Hình 5: Nhà cung cấp ①, nhập theo Thùng ②, giá nhập tự điền ③.

Lưu phiếu nhập là tồn kho tự tăng (theo lon). Chưa trả tiền thì bấm Ghi nợ hết, trả sau bằng nút Trả nợ NCC (bài 12, bài 17). Hàng mới về chưa có tem: in tem theo đúng số lượng nhập (bài 13).

7. Xem tồn kho, biết lúc nào cần nhập

Báo cáo → Tồn kho hiện tại: mỗi mặt hàng một dòng với SL tồn (số ②), giá vốn, tiền vốn; ô Tìm tên hàng (số ①) gõ không dấu để tìm nhanh.

Hình 6: Tìm tên hàng ①, cột SL tồn ②.

Bấm 1 mặt hàng để xem thẻ kho (nhập, bán lúc nào) hoặc điều chỉnh tồn sau khi kiểm kê (bài 20). Muốn được nhắc khi bán quá số đang có: bật Cảnh báo bán vượt tồn kho ở Cài đặt → Bán hàng (bài 27).

8. Câu hỏi thường gặp

Hàng của tiệm đã có mã vạch trên bao bì, có phải in tem không?
Không. Gõ hoặc quét dãy số đó vào ô Mã hàng của mặt hàng là quét bán được ngay. Chỉ hàng không có mã (đồ gia dụng nhỏ, hàng tự đóng gói) mới cần in tem.

Tiệm có vài trăm mặt hàng, nhập danh mục thế nào cho nhanh?
Điền danh sách vào file Excel (tên, mã vạch, đơn vị, giá, tồn đầu) rồi bấm Nhập từ Excel ở trang Hàng hóa — xem bài 9.

Chủ tiệm không có mặt, xem doanh thu trong ngày ở đâu?
Mở TPSoft Web trên điện thoại: Trang chủ có doanh thu hôm nay, 7 ngày, tháng này — xem Quản lý cửa hàng từ xa bằng điện thoại và Kiểm tiền cuối ngày.