Sửa hóa đơn đã thanh toán trên phần mềm TPSoft

Đây là bài 40 trong loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng cafe, trà sữa, quán nhậu TPSoft. Thu ngân bấm nhầm món, khách đã trả tiền rồi mới gọi thêm, hay lỡ chọn sai chuyển khoản / tiền mặt? Không cần xóa hóa đơn làm lại: Sửa hóa đơn mở lại bill cũ trên màn hình gọi món, giữ nguyên số hóa đơn, sửa xong lưu lại và phần mềm cho biết phải hoàn khách hay thu thêm bao nhiêu.

1. Mở hóa đơn để sửa

1. Mở Hóa đơn gần đây — xem Xem hóa đơn gần đây (F4) và in lại bill. Hóa đơn cũ hơn: mở từ Báo cáo hóa đơn — xem Báo cáo hóa đơn: danh sách hóa đơn theo thời gian.
2. Chọn dòng hóa đơn cần sửa, bấm Sửa hóa đơn; hoặc chạm đúp vào dòng rồi bấm Sửa HĐ trong hộp chi tiết.
3. Nếu chủ quán bật mật khẩu cho việc sửa, xóa hóa đơn, phần mềm hỏi mật khẩu quản lý — xem Mật khẩu quản lý: khóa màn hình và khóa thao tác chống thất thoát.

Màn hình gọi món mở ra với tiêu đề SỬA HĐ #số hóa đơn – khu – bàn (số ①) và đầy đủ món của hóa đơn cũ:

Hình 1: Tiêu đề SỬA HĐ #4647 cho biết đang sửa hóa đơn, không phải bàn mới ①.

2. Sửa món, giảm giá, khách hàng

Sửa giống hệt khi gọi món — xem Mở bàn và gọi món trên phần mềm tính tiền quán cafe TPSoft:

• Thêm món, bớt số lượng, xóa món, sửa ghi chú, topping.
• Giảm giá / phụ thu giữ đúng như lúc tính: hóa đơn giảm 10% thì thêm món vẫn giảm 10% — xem Giảm giá theo % hoặc số tiền và phụ thu (lễ Tết, phí phục vụ, phòng VIP).
• Khách hàng của hóa đơn cũ (cả khách ghi nợ) được chọn sẵn.

3. Lưu hóa đơn đã sửa

1. Bấm F9 THANH TOÁN. Tiêu đề hộp thanh toán ghi SỬA HĐ #….
2. Phần đã trả chuyển khoản, thẻ, ghi nợ của hóa đơn cũ được điền sẵn; phần còn lại là tiền mặt. Có thể đổi lại hình thức trả nếu lúc trước chọn nhầm — xem Thanh toán bằng thẻ và kết hợp nhiều hình thức (tiền mặt + chuyển khoản + thẻ).
3. Dòng chữ đỏ cho biết tổng cũ → tổng mới và HOÀN KHÁCH hoặc THU THÊM bao nhiêu. Mã QR (nếu có) chỉ ghi số tiền thu thêm.
4. Bấm F9 (lưu và in bill) hoặc F10 (lưu không in). Hóa đơn giữ nguyên số, lần sửa được ghi vào Lịch sử sửa / xóa — xem Lịch sử sửa, xóa phiếu: biết ai sửa gì, lúc nào.

4. Bỏ sửa, giữ hóa đơn cũ

Đổi ý không sửa nữa: bấm F5 Quay lại. Phần mềm hỏi lại:

Hình 2: Bỏ sửa: các thay đổi chưa lưu sẽ mất, hóa đơn cũ giữ nguyên.

Bấm OK (Enter) để về sơ đồ bàn; hóa đơn cũ không thay đổi gì.

5. Câu hỏi thường gặp

Sửa hóa đơn có làm tồn kho sai không?
Không. Tồn kho tính theo món của hóa đơn sau khi sửa — xem Xem tồn kho và điều chỉnh tồn kho khi kiểm kê.

Hóa đơn ghi nợ, sửa xong sổ nợ có đúng không?
Có. Tiền ghi nợ trên hóa đơn mới được cập nhật vào sổ nợ của đúng khách — xem Sổ nợ khách hàng: xem nợ, khách trả nợ một phần, in sổ nợ.

Nhân viên tự sửa hóa đơn được không?
Chủ quán bật mật khẩu cho việc sửa / xóa hóa đơn thì nhân viên phải nhờ quản lý nhập mật khẩu — xem Mật khẩu quản lý: khóa màn hình và khóa thao tác chống thất thoát.