Xem tồn kho và điều chỉnh tồn kho khi kiểm kê

Đây là bài 48 trong loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng cafe, trà sữa, quán nhậu TPSoft. Cuối tuần, cuối tháng chủ quán nên đếm thực tế bia, nước trong kho rồi so với tồn kho trên phần mềm. Lệch vì bể vỡ, hao hụt thì ghi Điều chỉnh tồn kho kèm lý do.

💡 Tóm tắt nhanh
• Nhập kho → Xem tồn kho (hoặc BÁO CÁO → Báo cáo tồn kho): chọn khoảng ngày → XEM BÁO CÁO.
• Tồn cuối = Tồn đầu + Nhập − Xuất (bán) + Điều chỉnh.
• Lệch kho: Điều chỉnh tồn kho → chọn hàng → gõ số chênh (âm = giảm) → lý do.

1. Báo cáo tồn kho

Vào CHỨC NĂNG → Nhập kho → bấm Xem tồn kho.

Báo cáo tồn kho quán cafe

Hình 1: Khoảng ngày ①, giá trị tồn kho ②, các cột tồn đầu, nhập, xuất, điều chỉnh, tồn cuối ③.

Chọn khoảng ngày (số ①): Hôm nay, Hôm qua, Tháng này hoặc gõ từ ngày, đến ngày → XEM BÁO CÁO — xem Cách dùng màn hình báo cáo: chọn thời gian, Xem, In, Xuất Excel, Sắp xếp.
Mỗi món có Quản lý kho (xem Bật quản lý kho cho món: bia, nước ngọt, thuốc lá…) là một dòng (số ③):
- Tồn đầu: tồn lúc bắt đầu khoảng ngày.
- Nhập: phiếu nhập kho trong kỳ — xem Nhập kho hàng hóa cho quán cafe, quán nhậu.
- Xuất: số lượng đã bán trên hóa đơn.
- Điều chỉnh: số đã điều chỉnh khi kiểm kê.
- Tồn cuối và Giá trị tồn (tồn cuối × giá vốn).
Giá trị tồn kho (số ②): tổng tiền hàng đang nằm trong kho.

In, Xuất Excel, Sắp xếp dùng như mọi báo cáo — xem Cách dùng màn hình báo cáo: chọn thời gian, Xem, In, Xuất Excel, Sắp xếp.

2. Điều chỉnh tồn kho khi kiểm kê

Ở màn hình Nhập kho bấm Điều chỉnh tồn kho. Phần mềm hỏi mật khẩu quản lý nếu chủ quán bật khóa thao tác này — xem Mật khẩu quản lý: khóa màn hình và khóa thao tác chống thất thoát.
Chọn hàng (ví dụ sting) → THÊM MÓN (Enter).
Gõ số chênh lệch (số ①: tên hàng đang điều chỉnh): đếm thiếu 2 chai thì gõ −2; dùng nút ± Đổi dấu (số ②) để đổi âm / dương trên màn hình cảm ứng. Đếm dư thì gõ số dương.

Điều chỉnh tồn kho số âm

Hình 2: Hàng đang điều chỉnh ①, nút ± Đổi dấu ②; số âm = giảm tồn.

Gõ lý do (mặc định Kiểm kê; ví dụ Bể 2 chai). Giảm tồn bắt buộc có lý do. OK (Enter).

Lý do điều chỉnh tồn kho

Hình 3: Lý do điều chỉnh tồn kho.

Phần mềm báo Đã ghi điều chỉnh tồn kho. Cột Điều chỉnh trong báo cáo tồn kho thay đổi ngay.

📝 Ai đã điều chỉnh? Mỗi lần điều chỉnh ghi tên nhân viên, kèm tên người duyệt khi quản lý nhập mật khẩu cho thu ngân — chủ quán biết ai cho phép giảm kho.

3. Câu hỏi thường gặp

Tồn kho bị âm?
Bán nhiều hơn số đã nhập (quên nhập kho). Lập phiếu nhập còn thiếu — xem Nhập kho hàng hóa cho quán cafe, quán nhậu — hoặc điều chỉnh theo số đếm thực tế.

Xem nhập, bán từng ngày?
Chọn Hôm nay / Hôm qua trong báo cáo này — xem Thống kê số lượng hàng bán ra, nhập vào theo ngày.

👉 Nhắn Zalo để dùng thử phần mềm

Phần mềm chạy trên Excel · Dùng được màn hình cảm ứng