• Tôn sắt thép: Cài đặt quy cách cho cửa hàng tôn sắt thép
• Nhôm kính: Cài đặt quy cách cho cửa hàng nhôm kính
• Garage: Cài đặt riêng cho garage
• Lúa gạo: Cài đặt quy cách cho đại lý lúa gạo
Phần mềm dùng được ngay với cài đặt mặc định, nhưng mỗi cửa hàng bán một kiểu: có nơi khách trả tiền ngay, có nơi chủ yếu bán nợ cho thầu thợ; có nơi giá vốn ổn định, có nơi giá nhập lên xuống từng đợt. Bài này thuộc loạt Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web, giải thích từng tùy chọn trong Cài đặt → Bán hàng, In ấn và phương pháp tính giá vốn để bạn chỉnh cho đúng cách cửa hàng mình làm.
• Cửa hàng hay bán nợ: Bán hàng → Thanh toán: ô khách trả điền sẵn → chọn Số 0 (bán nợ).
• Giá vốn: chọn 1 trong 3 phương pháp ở tab Giá vốn ngay từ đầu, hạn chế đổi giữa chừng.
• Đổi xong bấm Lưu góc trên bên phải — mọi máy của cửa hàng nhận ngay.
1. Mở Cài đặt và lưu thay đổi
Vào menu Cài đặt (chủ cửa hàng, hoặc quản lý được quyền Cài đặt — xem bài phân quyền). Mỗi tab là một nhóm cài đặt:
- Cửa hàng, Mã QR: tên, địa chỉ, logo, mã QR chuyển khoản in trên hóa đơn — xem bài Cài đặt ban đầu.
- Bán hàng, In ấn, Giá vốn: giải thích trong bài này.
- Loại giá: tên 4 loại giá bán — xem bài Loại giá bán. Máy này: cỡ chữ, mã máy — xem bài Đăng nhập.
- Lịch sử sửa xóa, Nhật ký khác: xem bài Lịch sử sửa xóa và nhật ký. Sao lưu / Khôi phục / Xóa: xem bài Sao lưu dữ liệu.
Đổi một hay nhiều mục, nút Lưu góc trên bên phải hiện số mục vừa đổi, ví dụ Lưu (2) — bấm để lưu. Chưa bấm Lưu mà chuyển trang thì thay đổi không có tác dụng.
2. Tab Bán hàng
Hình 1: Cài đặt → Bán hàng ①; ô khách trả điền sẵn ②; nút Lưu ③.
Công tắc màu xanh là đang bật. Ý nghĩa từng mục:
| Mục | Bật thì |
|---|---|
| Hiện tồn kho khi bán hàng | Hộp thêm hàng (F2) hiện cột Tồn và số tồn của mặt hàng đang chọn. |
| Hiện giá bán gần đây | Bán cho khách có tên: hộp thêm hàng hiện nhãn tím Giá gần đây của khách — bấm vào nhãn để dùng lại giá đó. |
| Tự điền giá gần đây | Ô đơn giá (và chiết khấu %) tự điền đúng giá lần trước đã bán cho khách này — xem bài Loại giá bán và giá gần nhất. |
| Chiết khấu nhập thẳng tiền | Gõ số tiền vào ô Tiền CK của dòng hàng thì bỏ CK % của dòng đó, giữ đúng số tiền vừa gõ. Tắt: dòng đã có CK % thì tiền CK luôn tính lại theo %. |
| Hỏi giảm giá khi bán hàng | Bấm thanh toán (F8) thì hiện hộp Giảm giá cả hóa đơn hỏi số tiền giảm (để trống = không giảm). |
| Hỏi giảm giá khi nhập hàng | Như trên, cho phiếu nhập hàng. |
| Quét mã vạch | Bán hàng bằng máy quét mã vạch — xem bài In tem mã vạch. |
| Nhắc khi chưa chọn khách hàng | Bấm thanh toán (F8) mà chưa chọn khách, phần mềm hỏi lưu cho Khách lẻ (phải trả đủ) hay Chọn khách (F6). |
| Cảnh báo bán vượt tồn kho | Thêm hàng với số lượng lớn hơn tồn kho thì hiện hộp Bán vượt tồn kho hỏi có thêm không. Tắt: không hỏi. |
| Nhập hàng lấy giá nhập gần nhất của NCC | Màn Nhập hàng: hiện và tự điền giá nhập gần nhất của nhà cung cấp đang chọn. |
| In đơn giá sau chiết khấu | In đơn giá đã trừ chiết khấu, không in cột chiết khấu — cũng chỉnh được ở trang Mẫu in (xem bài Sửa mẫu in hóa đơn). |
| Tài khoản thanh toán | Danh sách tài khoản tiền (tiền mặt, ngân hàng). Tài khoản đầu tiên là mặc định khi thanh toán. Bấm Quản lý tài khoản để thêm, đổi tên. |
| Quản lý theo mã hàng | Lưới hàng của màn Bán hàng, Nhập hàng có thêm cột Mã. |
| Nhân viên gửi phiếu lập lúc mất mạng muộn tối đa (ngày) | Mặc định 30. Hóa đơn nhân viên lập lúc mất mạng mà gửi lên máy chủ muộn hơn số ngày này vẫn được lưu, nhưng có ghi nhật ký và cảnh báo để chủ kiểm tra (xem bài Bán hàng khi mất mạng). |
Các mục khác trên tab này (ví dụ Màn hình nhiều đơn, Dùng thuế VAT) để nguyên như mặc định. Quyền sửa, xóa hóa đơn của từng chức vụ không nằm ở đây mà ở Nhân viên → Phân quyền theo chức vụ.
3. Thanh toán: ô khách trả điền sẵn — cho cửa hàng hay bán nợ
Khi bấm F8 (thanh toán), hộp Thanh toán điền sẵn số tiền ở ô khách trả đầu tiên. Mục Thanh toán: ô khách trả điền sẵn (số ② ở Hình 1) chọn cách điền này:
Hình 2: Hai lựa chọn — chọn Số 0 (bán nợ) nếu cửa hàng hay bán nợ.
Số tiền đơn này (mặc định): ô khách trả điền sẵn tiền hàng của đơn đang bán (không gồm nợ cũ). Bấm lưu ngay là khách trả đủ đơn này, nợ cũ giữ nguyên. Ví dụ đơn 88.000, khách đang nợ cũ 4.500.600:
Hình 3: Số tiền đơn này — ô khách trả ① điền 88.000, còn nợ ② bằng đúng nợ cũ.
Số 0 (bán nợ): ô khách trả để trống. Bấm lưu ngay là ghi nợ cả đơn; khách đưa bao nhiêu thì gõ bấy nhiêu. Hợp với cửa hàng vật liệu, đại lý bán cho thầu thợ lấy hàng trước, trả tiền sau:
Hình 4: Số 0 (bán nợ) — ô khách trả ① để trống, còn nợ ② = nợ cũ + đơn này.
Dù chọn cách nào:
- Khách lẻ luôn điền đủ tiền (khách lẻ phải trả đủ, không ghi nợ được).
- Phiếu nhập hàng, phiếu trả hàng, khách đang có tiền đặt cọc và sửa hóa đơn cũ vẫn điền như trước, không theo cài đặt này.
- Trong hộp Thanh toán vẫn có nút Trả đủ (điền đủ cả nợ cũ + đơn này) và Ghi nợ hết (xóa hết số tiền) để đổi nhanh cho từng đơn.
4. Tab In ấn
Các mục in hóa đơn (Khổ giấy, Số liên, Hướng giấy phiếu, Cỡ chữ phiếu, Mặc định hiện công nợ khi in phiếu, In kèm phiếu xuất kho, Cho chọn in phiếu không hiện giá từng món) đã giải thích kỹ ở bài Sửa mẫu in hóa đơn 80mm, A4, A5. Phần còn lại dùng cho báo cáo và tem:
Hình 5: Cài đặt → In ấn ①; hướng giấy ② và cỡ chữ ③ khi in báo cáo; loại tem ④.
- Hướng giấy khi in báo cáo A4 (số ②): Dọc, Ngang, hoặc Tự động — bảng nhiều cột, rộng thì tự in ngang. Áp dụng cho cả nút In A4 và Xuất Excel của báo cáo.
- Cỡ chữ in báo cáo và file Excel báo cáo (số ③): tính như cỡ chữ Excel, mặc định 13. Bảng rộng hơn trang giấy thì phần mềm tự thu nhỏ cho vừa. Xem thêm bài Cách dùng báo cáo.
- Loại tem (số ④): 1 = tem đôi, 2 = tem 3, 3 = tem đơn — mẫu tem có sẵn khi in tem mã vạch (xem bài In tem mã vạch).
Các công tắc Xem trước khi in… và Xuất Excel giữ định dạng trang in để nguyên như mặc định: khi in, trình duyệt luôn mở hộp in có hình xem trước.
5. Phương pháp tính giá vốn
Tab Giá vốn (số ①) có mục Phương pháp tính giá vốn (số ②) với 3 lựa chọn (số ③):
Hình 6: Ba phương pháp tính giá vốn ③.
Giá vốn quyết định tiền vốn và lợi nhuận trong báo cáo Xuất kho & lợi nhuận, Báo cáo tổng hợp (dòng Giá vốn hàng bán ghi rõ phương pháp đang dùng) và giá trị hàng tồn kho.
| Phương pháp | Giá vốn lấy từ đâu | Lợi nhuận các hóa đơn đã bán |
|---|---|---|
| Cố định (mặc định) | Ô Giá vốn của từng mặt hàng trong danh mục Hàng hóa. | Tính theo giá vốn đang ghi trong danh mục. Sửa giá vốn thì lợi nhuận của cả các hóa đơn cũ cũng tính lại theo giá mới. |
| Bình quân | Tự tính: (tồn đầu × giá vốn tồn đầu + tổng tiền các phiếu nhập) ÷ (tồn đầu + tổng số lượng nhập). Phiếu Điều chỉnh tồn kho (kiểm kê) không tính vào — chỉ phiếu nhập hàng thật. | Tính theo giá bình quân hiện tại — mỗi lần nhập hàng giá bình quân đổi, lợi nhuận các kỳ trước cũng thay đổi theo. |
| Cố định (nhập khi bán hàng) | Ô Giá vốn trong danh mục, nhưng chốt vào từng hóa đơn lúc bán. | Giữ nguyên như lúc bán. Sửa giá vốn trong danh mục chỉ ảnh hưởng các hóa đơn bán sau đó. |
Nên chọn phương pháp nào:
- Cố định: hàng ít thay đổi giá nhập, chủ tự cập nhật giá vốn khi giá nhập đổi. Cách nhanh: lập phiếu nhập ở màn Nhập hàng rồi bấm nút Cập nhật giá vốn — đơn giá trên phiếu nhập được ghi vào cột Giá vốn của danh mục.
- Bình quân: giá nhập lên xuống thường xuyên, cửa hàng nhập hàng đầy đủ qua phần mềm. Phiếu Điều chỉnh tồn kho (đơn giá 0, lập khi kiểm kê) chỉ sửa số lượng tồn, không kéo giá vốn bình quân xuống — cửa hàng dùng Bình quân vẫn kiểm kê, điều chỉnh tồn bình thường (bài 20). Ở chế độ này, ô giá vốn trong hộp sửa mặt hàng đổi tên thành Giá vốn tồn đầu (giá vốn của số Tồn đầu), bên trên ghi Bình quân hiện tại; danh sách hàng hóa có cột Giá vốn BQ.
Hình 7: Phương pháp Bình quân — ô Giá vốn tồn đầu ① (kèm Bình quân hiện tại) đi cùng số Tồn đầu ②.
- Cố định (nhập khi bán hàng): muốn lợi nhuận tháng đã chốt không bị đổi khi sau này cập nhật giá vốn mới.
Ai không có quyền Xem giá vốn, lợi nhuận thì không thấy giá vốn, tiền vốn, lợi nhuận ở bất kỳ màn hình nào (xem bài phân quyền). Các mục Ghi tiền bán hàng / mua hàng vào Thu chi của bản Excel không có trên bản Web — tiền bán hàng, nhập hàng tự vào sổ quỹ (xem bài Thu chi, sổ quỹ).
6. Câu hỏi thường gặp
Đổi cài đặt có ảnh hưởng hóa đơn đã lưu không?
Không đổi số tiền, công nợ của hóa đơn đã lưu. Riêng phương pháp tính giá vốn làm thay đổi cách báo cáo tính lợi nhuận (xem phần 5).
Mỗi máy cài đặt riêng hay chung cả cửa hàng?
Các tab Bán hàng, In ấn, Giá vốn là chung cả cửa hàng — lưu ở 1 máy, mọi máy nhận ngay. Chỉ tab Máy này (cỡ chữ, mã máy) là riêng từng máy.
Nhân viên có đổi được cài đặt không?
Không. Chức vụ Nhân viên luôn không vào được Cài đặt; quản lý vào được khi chủ cho quyền Cài đặt, mẫu in.
Chọn Số 0 (bán nợ) mà khách lẻ vẫn bị điền đủ tiền?
Đúng như thiết kế: khách lẻ phải trả đủ. Muốn ghi nợ thì chọn khách hàng có tên bằng phím F6.
Giá vốn bình quân tính trên những phiếu nhập nào?
Trên toàn bộ phiếu nhập của mặt hàng đó (không tính phiếu Điều chỉnh tồn kho) cộng với tồn đầu và giá vốn tồn đầu. Nhập hàng không qua phần mềm thì giá bình quân sẽ không đúng.
➡️ Bài tiếp theo: Gộp và đổi tên hàng hóa, khách hàng bị trùng
📚 Xem tất cả bài hướng dẫn: Mục lục hướng dẫn sử dụng TPSoft Web
📞 Cần hỗ trợ? Gọi 0906 864 860 hoặc nhắn Zalo — Tin học Đông Phương hỗ trợ tất cả các ngày trong tuần.
