Thu chi: phiếu thu, phiếu chi nhập hàng, điện nước, lương và thống kê

Đây là bài 44 trong loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng cafe, trà sữa, quán nhậu TPSoft. Tiền trong két không chỉ có tiền bán hàng: sáng mua sữa, đá, trái cây; cuối tháng trả điện nước, lương; có hôm bán ve chai thùng carton. Ghi các khoản đó vào Thu chi để giao ca đếm tiền khớp và báo cáo thực thu đúng.

1. Màn hình Quản lý thu – chi

Từ màn hình chính bấm CHỨC NĂNG → Thu – Chi.

Hình 1: Tạo phiếu thu ①, Tạo phiếu chi ②, Thống kê thu chi ③, tổng thu chi hôm nay ④, danh sách phiếu ⑤.

• Danh sách phiếu (số ⑤): STT, ngày, nhân viên, loại phiếu (Thu / Chi), số tiền, nội dung, ghi chú (phân loại). Mới nhất ở trên.
• Dòng Hôm nay (số ④): tổng thu, tổng chi trong ngày.
• Tìm kiếm, Trang trước / Trang sau để tìm phiếu cũ.

2. Lập phiếu chi

1. Bấm Tạo phiếu chi (số ②). Chủ quán có thể bắt nhập mật khẩu quản lý cho phiếu chi (tiền lấy ra khỏi két) — xem Mật khẩu quản lý: khóa màn hình và khóa thao tác chống thất thoát.

Hình 2: Đang chọn PHIẾU CHI ①, phân loại ②, hình thức ③, LƯU PHIẾU ④.

1. Kiểm tra nút PHIẾU CHI (−) đang chọn (số ①). Bấm PHIẾU THU (+) nếu muốn đổi thành phiếu thu.
2. Gõ Số tiền và Nội dung (ví dụ: Mua sữa tươi, trái cây).
3. Chọn Phân loại (số ②): Nhập hàng, Điện nước, Lương nhân viên, Mặt bằng, Bán hàng, Khác.
4. Chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản (số ③). Chỉ phiếu tiền mặt làm thay đổi tiền trong két khi giao ca — xem Giao ca: đếm tiền mặt thực tế, in phiếu giao ca.
5. Bấm LƯU PHIẾU (Enter) (số ④). Phiếu ghi tên nhân viên đang đăng nhập và giờ lập.

Phiếu thu làm tương tự với nút Tạo phiếu thu (số ①): thu tiền bán ve chai, khách đặt cọc…

3. Xóa phiếu thu chi

Chạm đúp vào dòng phiếu cần xóa → nhập mật khẩu quản lý (nếu có) → xác nhận. Xóa phiếu thu Khách trả nợ thì số nợ được hoàn lại vào sổ nợ. Lần xóa ghi vào lịch sử — xem Lịch sử sửa, xóa phiếu: biết ai sửa gì, lúc nào.

Nút Xóa tất cả xóa toàn bộ phiếu thu chi (hỏi 2 lần), nhưng giữ lại phiếu khách trả nợ và phiếu điều chỉnh hóa đơn để sổ quỹ luôn khớp sổ nợ và giao ca.

4. Thống kê thu chi

Bấm Thống kê thu chi (số ③): mở Báo cáo tổng hợp với phần thu chi.

Hình 3: Phiếu thu, phiếu chi, thực thu trong kỳ ①; thu chi 15 ngày gần đây ②.

• Khung trái (số ①): phiếu thu (gồm khách trả nợ), phiếu chi và thực thu = bán − ghi nợ + thu − chi trong khoảng ngày đã chọn.
• Bảng phải (số ②): 15 ngày gần đây, mỗi ngày phiếu thu, thu từ hóa đơn, tổng thu, phiếu chi, thực thu. Ngày nhập hàng lớn có thể ra thực thu âm.

Chi tiết báo cáo tổng hợp — xem Báo cáo tổng hợp: doanh thu, thực thu, theo hình thức thanh toán.

5. Câu hỏi thường gặp

Phiếu chi có trừ vào tiền giao ca không?
Có, phiếu chi tiền mặt trong ca được trừ khi tính tiền mặt phải có trong két — xem Giao ca: đếm tiền mặt thực tế, in phiếu giao ca.

Sửa một phiếu đã lưu?
Xóa phiếu sai (chạm đúp) rồi lập lại phiếu đúng.