Đây là bài 8 trong loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web. Bài này hướng dẫn quản lý khách hàng và nhà cung cấp: thêm người mới, ghi số điện thoại, địa chỉ, chia nhóm, gán loại giá, tìm nhanh, lọc những người còn nợ và xem tổng công nợ. Khách hàng và nhà cung cấp dùng chung một kiểu màn hình nên làm được cái này là làm được cái kia.
• Menu Khách hàng → + Thêm khách → gõ tên, điện thoại, chọn loại giá → Lưu. Nhà cung cấp: menu Nhà cung cấp → + Thêm NCC.
• Bật Chỉ người còn nợ để xem ai đang nợ, cột Nợ hiện tại cho biết số nợ.
• Đang bán hàng gặp khách mới: bấm F6, gõ tên → + Khách mới — không cần vào danh mục trước.
1. Màn hình quản lý khách hàng
Bấm menu Khách hàng. Tiêu đề cho biết số khách, ví dụ Khách hàng (33).
Hình 1: Danh sách khách hàng — Thêm khách ①, ô tìm ②, Chỉ người còn nợ ③, các nút thao tác ④ (số điện thoại trong hình đã làm mờ).
- + Thêm khách (số ①): thêm khách mới — xem phần 2.
- Ô tìm (số ②): gõ tên, số điện thoại hoặc địa chỉ, không cần gõ dấu.
- Chỉ người còn nợ (số ③) và Tổng nợ: xem phần 4.
- Cột Nợ hiện tại: số màu đỏ là khách đang nợ cửa hàng; số âm màu xanh là khách đã đặt cọc / trả dư (cửa hàng đang giữ tiền của khách); ô trống là không nợ.
- Cuối mỗi dòng (số ④): Sửa (hình bút), Gộp hai tên trùng của cùng một người — xem bài Gộp và đổi tên, Xóa (thùng rác).
- Bấm tiêu đề cột để sắp xếp (bấm lần 2 đảo chiều, lần 3 trở lại như cũ); kéo mép tiêu đề cột để nới rộng cột — giống trang Hàng hóa, xem bài Quản lý hàng hóa.
2. Thêm khách hàng mới
- Bấm + Thêm khách.
- Gõ Tên (số ①). Nên ghi tên kèm nơi ở / nghề để khỏi nhầm người trùng tên, ví dụ Anh Mười – Thợ điện, Chị Hoa – Tạp hóa Chợ Mới.
- Gõ Điện thoại (số ②), chọn Nhóm (ví dụ Khách sỉ, Thợ, Công trình), gõ Địa chỉ, Ghi chú nếu cần.
- Chọn Loại giá (số ③): khách mua theo giá nào (giá lẻ, giá sỉ…) — xem bài 4 loại giá bán, giá theo từng khách.
- Bấm Lưu (số ④).
Hình 2: Hộp Thêm khách hàng — tên ①, điện thoại ②, loại giá ③, nút Lưu ④.
- Nhóm: gõ để tìm nhóm có sẵn; nhóm mới thì bấm dòng + Tạo nhóm “…” (cách dùng giống nhóm hàng ở bài 6).
- Điện thoại, địa chỉ của khách hiện sẵn trong khung Khách hàng khi bán và in trên hóa đơn.
- Hai tên chỉ khác nhau chữ hoa / thường, dấu cách thừa được coi là trùng — phần mềm không cho lưu để tránh một người thành hai.
- Tên Khách lẻ là tên dành riêng của phần mềm (khách mua trả đủ, không ghi nợ), không dùng để đặt cho khách.
3. Sửa, đổi tên khách
Bấm nút Sửa (hình bút) ở dòng của khách, sửa rồi bấm Lưu.
- Đổi tên: mọi hóa đơn cũ và công nợ của khách tự đổi theo tên mới — không mất nợ.
- Lỡ tạo 2 tên cho cùng một người (ví dụ Anh Tư và A Tư): dùng nút Gộp để gộp thành một, công nợ cộng lại — xem bài Gộp và đổi tên hàng hóa, khách hàng bị trùng.
4. Xem ai đang nợ
Cột Nợ hiện tại là số nợ tính tới lúc này — tự cập nhật mỗi khi bán hàng, thu nợ, trả hàng. Để xem nhanh những người đang nợ:
- Bật công tắc Chỉ người còn nợ (số ①). Danh sách chỉ còn những người có nợ (kể cả người trả trước).
- Tổng nợ (số ②) là tổng nợ của những người đang hiện trong danh sách.
- Bấm tiêu đề cột Nợ hiện tại (số ③): người nợ nhiều nhất lên đầu.
Hình 3: Chỉ người còn nợ ①, Tổng nợ ②, xếp theo Nợ hiện tại ③ — nợ nhiều nhất lên đầu.
Tìm theo tên trong ô tìm thì Tổng nợ là nợ của những khách tìm được. Các việc khác về công nợ có bài riêng:
| Việc cần làm | Xem bài |
|---|---|
| Khách trả nợ, trả nợ nhà cung cấp, in phiếu thu, xem nợ chi tiết từng người | Khách trả nợ, trả nợ nhà cung cấp và xem công nợ |
| Nhập số nợ cũ khi bắt đầu dùng phần mềm, điều chỉnh tăng / giảm nợ | Nhập nợ đầu kỳ và điều chỉnh công nợ |
| Sổ nợ khách hàng theo thời gian, in báo cáo nợ | Báo cáo bán hàng, lợi nhuận và sổ nợ khách hàng |
5. Xóa khách hàng
Bấm nút Xóa (thùng rác). Nếu khách còn nợ, phần mềm ghi rõ số nợ để bạn cân nhắc:
Hình 4: Xóa khách đang nợ — phần mềm báo số nợ trước khi xóa.
- Bấm Đồng ý để xóa, Hủy để thôi.
- Xóa chỉ bỏ khách khỏi danh mục: hóa đơn cũ và công nợ vẫn giữ nguyên theo tên. Khi bán, ô chọn khách (F6) vẫn tìm thấy tên này, có ghi (đã xóa khỏi danh mục).
- Khách còn nợ thì nên thu nợ hoặc điều chỉnh công nợ cho hết trước khi xóa, để sổ nợ gọn gàng.
6. Nhà cung cấp
Menu Nhà cung cấp giống hệt trang Khách hàng (không có cột Loại giá). Thêm bằng nút + Thêm NCC (số ①).
Hình 5: Danh sách nhà cung cấp — Thêm NCC ①, cột Nợ hiện tại ②.
- Cột Nợ hiện tại (số ②) của nhà cung cấp là số cửa hàng còn nợ nhà cung cấp; số âm là cửa hàng đã trả trước.
- Nhà cung cấp mới cũng thêm được ngay ở màn Nhập hàng: bấm F6, gõ tên → + NCC mới “…” — xem bài Nhập hàng từ nhà cung cấp.
- Tên Điều chỉnh tồn kho là tên phần mềm dùng riêng cho phiếu điều chỉnh tồn, không đặt cho nhà cung cấp.
- Sổ nợ nhà cung cấp: xem bài Báo cáo nhập hàng và sổ nợ nhà cung cấp.
7. Xuất danh sách ra Excel, nhập từ Excel
- Xuất Excel: tải file danh sách đang hiện trên màn hình (theo ô tìm, công tắc Chỉ người còn nợ và cách sắp xếp) gồm Tên, Điện thoại, Địa chỉ, Ghi chú, Nhóm, Loại giá, Nợ đầu kỳ (để trống), Nợ hiện tại — dùng để gọi điện đòi nợ, gửi kế toán…
- Nhập từ Excel: thêm / sửa nhiều khách một lần từ file Excel — xem bài Nhập danh mục từ file Excel.
8. Câu hỏi thường gặp
Hai khách trùng tên thì sao?
Phần mềm theo dõi công nợ theo tên, nên mỗi người cần một tên khác nhau. Thêm nơi ở, nghề hoặc số nhà vào tên, ví dụ Anh Hùng – Hòa Khánh và Anh Hùng – Cẩm Lệ.
Khách đổi số điện thoại?
Bấm Sửa, gõ số mới, Lưu. Hóa đơn mới sẽ in số mới; tìm theo số điện thoại mới ngay được.
Đã nhập khách mới lúc bán hàng, sao danh mục chưa có?
Khách gõ mới ở F6 chỉ được thêm vào danh mục khi hóa đơn đó được lưu. Hủy hóa đơn thì khách cũng không được thêm.
Số nợ ở cột Nợ hiện tại khác số tôi ghi sổ tay?
Kiểm tra lại nợ đầu kỳ đã nhập chưa, các phiếu thu nợ đã ghi chưa — xem bài Nhập nợ đầu kỳ và Khách trả nợ. Lệch do làm sai thì điều chỉnh công nợ, đừng sửa hóa đơn cũ.
➡️ Bài tiếp theo: Nhập danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp từ file Excel
📚 Xem tất cả bài hướng dẫn: Mục lục hướng dẫn sử dụng TPSoft Web
📞 Cần hỗ trợ? Gọi 0906 864 860 hoặc nhắn Zalo — Tin học Đông Phương hỗ trợ tất cả các ngày trong tuần.
