Phần mềm bán phân bón, thuốc BVTV, hạt giống online TPSoft Web

Đại lý phân bón, thuốc bảo vệ thực vật bán theo mùa vụ: đầu vụ bà con lấy phân, thuốc, lúa giống ghi sổ nợ, cuối vụ thu hoạch xong mới trả. Phân bán nguyên bao hoặc cân lẻ theo ký, thuốc bán từng chai, từng gói hoặc cả thùng. Sổ nợ ghi tay dễ thất lạc, cuối vụ cộng sổ mất cả buổi. TPSoft Web là phần mềm bán phân bón online — dùng trên máy tính hoặc điện thoại — giữ sổ nợ từng người tự động, in hóa đơn có nợ cũ, còn nợ và giúp thu nợ cuối vụ nhanh gọn. Bài này thuộc loạt Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web.

1. Phần mềm bán phân bón online giúp đại lý những gì?

• Bán theo bao hoặc theo ký, chai hoặc thùng trên cùng một mặt hàng, mỗi đơn vị một giá; tồn kho tự quy về ký, về chai — xem Quản lý hàng hóa.
• Ghi nợ theo mùa vụ: hóa đơn bán chịu tự cộng vào nợ từng người, ghi chú vụ mùa in ngay trên hóa đơn.
• Sổ nợ gửi bà con: hóa đơn in nợ cũ, còn nợ; sổ chi tiết công nợ xuất Excel để gửi đối chiếu — xem Báo cáo bán hàng và sổ nợ.
• Thu nợ cuối vụ từng phần hoặc trả hết, in phiếu thu nợ — xem Khách trả nợ và xem công nợ.
• Chuyển sổ nợ cũ vào phần mềm bằng file Excel (bài 18); giá sỉ cho hợp tác xã, trang trại (bài 7); nhập hàng, nợ tổng đại lý (bài 12).

2. Bắt đầu với dữ liệu mẫu ngành phân bón, thuốc BVTV

1. Đăng ký ở app.tpsoft.net, ô Ngành hàng chọn Bán lẻ thường (hoặc bấm nút Vật tư nông nghiệp ở trang chào mừng) — xem bài 1. Đã có tài khoản: tạo thêm cửa hàng loại Bán lẻ thường ở trang Chọn cửa hàng.
2. Trang chủ cửa hàng mới có khung Cửa hàng mới — bắt đầu thế nào?: bấm ô Phân bón, thuốc BVTV, hạt giống (khung đỏ) → Lấy dữ liệu mẫu.

Hình 1: Bấm ô Phân bón, thuốc BVTV, hạt giống để lấy dữ liệu mẫu.

Phần mềm tạo sẵn 32 mặt hàng trong 3 nhóm Phân bón, Thuốc BVTV, Hạt giống (phân Urê, NPK, DAP, Kali bán ký hoặc bao 50 kg; thuốc trừ cỏ chai hoặc thùng 20 chai; thuốc gói hoặc hộp 50 gói; lúa giống ký hoặc bao 40 kg…), 25 khách hàng (hợp tác xã, trang trại, chủ ruộng, chủ vườn ở nhóm Khách sỉ), 3 nhà cung cấp và khoảng 1.000 hóa đơn trong 6 tháng. Bán thật thì xóa dữ liệu mẫu (bài 31); các bước từ đầu xem Bắt đầu dùng TPSoft Web trong 15 phút.

3. Bán phân, thuốc theo bao, ký, chai, gói

Ở màn Bán hàng, bấm F6 chọn tên bà con (gõ không dấu, ví dụ ong muoi), bấm F2 thêm hàng. Mỗi mặt hàng hiện mỗi đơn vị một dòng: Phân NPK 20-20-15 có dòng Kg và dòng Bao = 50 Kg — chọn dòng nào bán theo đơn vị đó (số ①).

Hình 2: Bán theo Bao, Chai, Gói ①, ghi chú vụ mùa ②, nợ cũ của bà con ③.

• Cân lẻ phân, hạt giống theo ký: chọn dòng Kg và gõ số lẻ bằng dấu chấm, ví dụ 2.5.
• Ô Ghi chú hóa đơn (số ②): ghi vụ mùa, hẹn trả — in lên hóa đơn, xem lại được khi thu nợ.
• Dòng Nợ cũ (số ③): bà con đang nợ bao nhiêu trước lần mua này.
• Tồn kho phân tính theo ký, thuốc tính theo chai, theo gói: bán 2 bao NPK thì tồn giảm 100 kg.

4. Cửa hàng bán nợ theo vụ: ô khách trả để sẵn số 0

Mặc định, khi thanh toán (F8) ô khách trả điền sẵn đủ tiền đơn. Đại lý phần lớn bán chịu nên đổi để khỏi xóa mỗi lần:

1. Vào Cài đặt → tab Bán hàng.
2. Ô Thanh toán: ô khách trả điền sẵn chọn Số 0 (bán nợ) (khung đỏ), bấm Lưu.

Hình 3: Chọn Số 0 (bán nợ).

Từ đó, hóa đơn bán cho người có tên tự ghi nợ toàn bộ; bà con trả trước một phần thì gõ số tiền đó. Khách lẻ vẫn phải trả đủ — xem Lập hóa đơn bán hàng. Khi in, để tích In công nợ trên phiếu: hóa đơn có thêm Nợ cũ, Tổng cộng, Đã thanh toán, Còn nợ (khung đỏ) — bà con cầm về là biết mình nợ bao nhiêu.

Hình 4: Hóa đơn khổ A5 có ghi chú vụ mùa và phần công nợ.

5. Sổ nợ từng người, gửi bà con đối chiếu

Báo cáo → Sổ nợ khách hàng liệt kê mọi người đang nợ, nợ nhiều xếp trên, dòng đầu có Tổng công nợ (số ①). Gõ tên không dấu hoặc số điện thoại vào ô Tìm nhanh khách hàng để tìm. Bấm vào một người (số ②), hộp nút hiện ra:

Hình 5: Tổng công nợ ①, bấm tên bà con ②, nút Thu nợ ③, Xuất Excel sổ công nợ ④.

• Chi tiết bán hàng / Xem hóa đơn (công nợ cộng dồn): dò lại người đó đã lấy những gì, nợ từ hóa đơn nào.
• Thu nợ (số ③): mở hộp thu nợ — phần 6.
• Xuất Excel sổ công nợ (gửi khách đối chiếu) (số ④): file SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG liệt kê từng phiếu, dòng công nợ hiện tại và chỗ ký xác nhận — gửi qua Zalo trước khi đi thu, hoặc in ra đưa bà con. Cửa hàng đã cài mã QR chuyển khoản thì file có kèm mã QR (bài 5).

6. Thu nợ cuối vụ

Bà con trả nợ: bấm Thu nợ ở Sổ nợ (hoặc ở màn Bán hàng: chọn khách → Trả nợ / Đặt cọc). Trong hộp Khách trả nợ / đặt cọc:

1. Trả hết: bấm Trả hết (số ①) — điền đúng số đang nợ. Trả một phần thì gõ số tiền.
2. Chọn Tài khoản nhận tiền (số ②): Tiền mặt hoặc ngân hàng nếu chuyển khoản.
3. Xem dòng báo (số ③) Sau khi thu: hết nợ hoặc còn nợ ….
4. Bấm Lưu & in phiếu (F9) (số ④) để in PHIẾU THU NỢ đưa bà con.

Hình 6: Trả hết ①, Tài khoản ②, dòng báo sau khi thu ③, Lưu & in phiếu ④.

Nợ giảm ngay, tiền vào đúng sổ quỹ. Bớt tiền lẻ cho bà con hoặc xóa khoản không đòi được: dùng tab Điều chỉnh công nợ trong cùng hộp — xem bài 18.

7. Câu hỏi thường gặp

Đang có sổ nợ ghi tay của vài chục hộ, đưa vào phần mềm thế nào?
Gõ danh sách tên và số nợ vào file Excel (cột Tên, Nợ đầu kỳ) rồi bấm Nhập từ Excel ở trang Khách hàng — phần mềm cho xem trước tổng nợ rồi mới ghi. Xem Nhập nợ đầu kỳ.

Muốn xem riêng bà con lấy hàng trong vụ này?
Vào Báo cáo → Hóa đơn bán hàng (hoặc Chi tiết bán hàng), chọn thời gian từ đầu vụ đến nay và chọn tên ở ô Khách hàng — xem Cách dùng báo cáo.

Đi thu nợ ngoài đồng có ghi trên điện thoại được không?
Được. Mở TPSoft Web trên điện thoại, vào Sổ nợ khách hàng → Thu nợ như trên máy tính — xem Quản lý cửa hàng từ xa bằng điện thoại.