Ở đại lý lúa gạo, gạo nhập về theo bao nhưng bán ra lúc theo bao, lúc theo ký. Bài này hướng dẫn cách quản lý kho gạo trên TPSoft Web: khai báo từng loại gạo, nếp, tấm với quy cách Kg/Bao, giá tính theo ký và tồn kho tính bằng kg. Đây là bài riêng cho cửa hàng loại Lúa gạo trong loạt Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web — phần thêm, sửa hàng hóa giống cửa hàng thường xem ở bài Quản lý hàng hóa.
• Mỗi loại gạo: Đơn vị tính là Kg, giá bán, giá vốn đều tính theo 1 ký.
• Ô Quy cách (Kg/Bao): số ký mỗi bao (25, 50…) — khi bán, nhập chỉ cần gõ số bao, phần mềm tự ra số ký.
• Tồn kho, tồn đầu, kiểm kê đều tính bằng kg. Hàng bán lẻ theo ký thì để trống Kg/Bao.
1. Danh sách hàng hóa của đại lý lúa gạo
Vào menu Hàng hóa. So với cửa hàng thường, danh sách có thêm cột Kg/Bao:
Hình 1: Danh sách hàng hóa — cột ĐVT ①, cột Kg/Bao ②, cột Tồn ③, nút + Thêm hàng ④.
- Cột ĐVT (số ①): gạo, nếp, tấm, cám, lúa giống đều để Kg. Hàng bán theo gói, theo cái (bột gạo gói, bao PP…) để đúng đơn vị của nó.
- Cột Kg/Bao (số ②): số ký của 1 bao. Ô trống là hàng không đóng bao cố định (gạo bán lẻ theo ký, cám xá…).
- Cột Tồn (số ③): số kg còn trong kho. Ví dụ Gạo ST25 (bao 25kg) tồn 500 nghĩa là còn 500 kg — tức 20 bao.
- Cột giá bán (Giá lẻ, Giá sỉ) và Giá vốn là giá 1 kg.
Bấm tiêu đề cột Kg/Bao để xếp hàng theo cỡ bao; gõ vào ô tìm để lọc nhanh, ví dụ gõ st25 ra mọi loại ST25.
2. Thêm một loại gạo mới với quy cách Kg/Bao
- Bấm + Thêm hàng (số ④ ở Hình 1).
- Gõ Tên hàng — nên ghi kèm cỡ bao cho dễ tìm, ví dụ Gạo Đài Thơm 8 (bao 25kg). Mã hàng có thể để trống.
- Đơn vị tính (số ①): gõ Kg.
- Chọn Nhóm hàng (Gạo, Nếp – tấm…), gõ Giá lẻ, Giá sỉ, Giá vốn — tất cả là giá 1 ký.
- Tồn đầu (số ②): số kg đang có trong kho lúc bắt đầu dùng phần mềm. Ví dụ còn 20 bao 25 kg thì gõ 500.
- Quy cách (Kg/Bao) (số ③): số ký mỗi bao, ví dụ 25. Ô này có dòng nhắc “Tự điền ô Kg/Bao khi lập phiếu”.
- Bấm Lưu (số ④).
Hình 2: Thêm mặt hàng — Đơn vị tính Kg ①, Tồn đầu tính bằng kg ②, Quy cách (Kg/Bao) ③, nút Lưu ④.
Sửa một loại gạo đã có: bấm biểu tượng Sửa (hình cây bút) ở cuối dòng, đổi ô Quy cách (Kg/Bao) rồi bấm Lưu. Số mới chỉ dùng cho các phiếu lập sau đó — hóa đơn cũ giữ nguyên số kg/bao đã bán.
3. Một loại gạo, nhiều cỡ bao: khai báo thế nào?
Ô Kg/Bao gắn với từng mặt hàng, nên phần mềm chỉ tự điền 1 cỡ bao cho mỗi tên hàng. Có 2 cách:
| Cách | Khi nào nên dùng |
|---|---|
| Mỗi cỡ bao 1 mặt hàng, ví dụ Gạo ST25 (bao 25kg) và Gạo ST25 (bao 10kg) — như dữ liệu mẫu | Giá mỗi cỡ bao khác nhau, muốn xem tồn kho riêng từng cỡ bao |
| 1 mặt hàng, Kg/Bao ghi cỡ bao bán nhiều nhất | Giá như nhau; lúc bán bao cỡ khác thì sửa ô Kg/Bao ngay trên dòng của phiếu |
Hàng không đóng bao cố định (gạo xá bán lẻ, cám…) thì để trống ô Quy cách (Kg/Bao): khi bán chỉ cần gõ số ký.
4. Thêm nhanh hàng mới ngay lúc bán, nhập hàng
Đang lập hóa đơn mà chưa có loại gạo đó trong danh mục: bấm F2, gõ tên hàng, rồi bấm + Tạo hàng mới “…” ở cuối danh sách. Hộp Hàng mới hiện ra:
Hình 3: Hộp Hàng mới khi đang bán — ô Quy cách (Kg/Bao) ①, nút Đồng ý ②.
- Gõ Đơn vị tính (Kg) và Giá bán lẻ (giá 1 ký).
- Gõ Quy cách (Kg/Bao) (số ①). Dòng nhắc ghi rõ: “Để trống nếu chỉ bán lẻ theo ký”.
- Muốn khai báo luôn mã hàng, giá sỉ, giá vốn, tồn đầu, nhóm: bấm dòng chữ xanh Thông tin thêm ngay dưới.
- Bấm Đồng ý (số ②): mặt hàng được thêm vào danh mục và vào phiếu. Gõ Số bao trên dòng đó, ô Kg/Bao tự điền — cách bán xem bài Bán hàng, nhập hàng lúa gạo theo số bao × kg/bao.
5. Tồn kho gạo tính bằng kg và kiểm kê
Mọi con số tồn kho của cửa hàng lúa gạo — cột Tồn trong Hàng hóa, cột Tồn khi bấm F2, báo cáo tồn kho, thẻ kho, nhập xuất tồn — đều là số kg. Bán 4 bao 25 kg thì tồn giảm 100 kg; bán lẻ 3,5 ký thì tồn giảm 3,5 kg.
Khi kiểm kê kho gạo: đếm số bao, nhân với số ký mỗi bao, cộng phần gạo lẻ đang xúc dở, được số kg thực tế. Rồi:
- Ở danh sách hàng hóa, bấm biểu tượng Điều chỉnh tồn kho (hình thanh trượt màu xanh lá) ở cuối dòng.
- Hộp hiện Tồn trên sổ sách (số ①) tính bằng kg. Gõ Số lượng thực tế (số ②) — cũng bằng kg. Phần mềm báo ngay Chênh lệch.
- Bấm Điều chỉnh.
Hình 4: Điều chỉnh tồn kho — tồn sổ sách 500 Kg ①, số lượng thực tế 480 ②, chênh lệch -20 Kg.
Ví dụ: kiểm kho đếm được 19 bao ST25 loại 25 kg và 5 kg lẻ → thực tế = 19 × 25 + 5 = 480 kg. Cách xem tồn kho, thẻ kho chi tiết từng mặt hàng ở bài Tồn kho, thẻ kho và điều chỉnh tồn kho.
6. Nhập danh mục gạo từ file Excel
Có sẵn danh sách hàng trong Excel thì nhập một lần cho nhanh: ở trang Hàng hóa bấm Xuất Excel để lấy file mẫu — file của cửa hàng lúa gạo có sẵn cột Quy cách (Kg/Bao). Điền mỗi loại gạo 1 dòng (ĐVT Kg, giá theo ký, tồn đầu bằng kg, cột Quy cách là số ký mỗi bao), rồi bấm Nhập từ Excel. Cách làm chi tiết xem bài Nhập danh mục từ file Excel.
Đang dùng TPSoft Excel bản lúa gạo: không cần gõ lại — chuyển toàn bộ hàng hóa (kèm quy cách), khách hàng, hóa đơn, tồn kho sang bản Web theo bài Chuyển dữ liệu từ TPSoft Excel sang TPSoft Web.
7. Câu hỏi thường gặp
Có cần đổi đơn vị tính thành “Bao” không?
Không. Với gạo, nếp, tấm nên để đơn vị tính là Kg và giá theo ký. Số bao gõ ở ô Số bao khi bán, nhập — phần mềm tự nhân ra số ký, tồn kho luôn đúng theo kg.
Gạo có Kg/Bao rồi, khách mua lẻ vài ký thì sao?
Vẫn bán được: khi thêm hàng, để trống ô Số bao và gõ thẳng số ký. Xem bài Bán hàng, nhập hàng lúa gạo.
Sửa Kg/Bao trong danh mục có làm đổi hóa đơn cũ không?
Không. Hóa đơn cũ giữ đúng số bao, kg/bao, số kg đã bán. Kg/Bao mới chỉ tự điền cho các phiếu lập sau.
Bao bì, bột gạo gói có cần ô Kg/Bao không?
Không. Hàng bán theo cái, theo gói để trống Kg/Bao, đơn vị tính ghi đúng (Cái, Gói) và bán như hàng thường.
Tồn kho bị âm là sao?
Bán nhiều hơn số kg đang có trên sổ (thường do chưa nhập phiếu nhập hàng hoặc tồn đầu gõ thiếu). Lập phiếu nhập còn thiếu, hoặc kiểm kê rồi điều chỉnh tồn như phần 5.
🏷️ Tất cả bài cho cửa hàng đại lý lúa gạo: TPSoft Web cho đại lý lúa gạo
📚 Xem tất cả bài hướng dẫn: Mục lục hướng dẫn sử dụng TPSoft Web
📞 Cần hỗ trợ? Gọi 0906 864 860 hoặc nhắn Zalo — Tin học Đông Phương hỗ trợ tất cả các ngày trong tuần.
