Lưu trữ hóa đơn cũ khi file nhiều hóa đơn, chạy chậm

Đây là bài 78 trong loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng cafe, trà sữa, quán nhậu TPSoft. Bán vài năm, file có hàng chục nghìn hóa đơn sẽ nặng dần, mở và lưu chậm hơn. TPSoft tự lưu trữ: khi số hóa đơn đạt ngưỡng, một nửa hóa đơn cũ nhất được chuyển sang một file lưu trữ riêng, file bán hàng nhẹ lại — tồn kho và công nợ không thay đổi.

1. Cài ngưỡng lưu trữ

Hình 1: Lưu trữ khi số hóa đơn đạt ① (0 = tắt).

Để mặc định 60,000 là phù hợp với đa số máy. Máy yếu có thể đặt thấp hơn (tối thiểu 1,000). 0 = tắt lưu trữ.

2. Khi đạt ngưỡng

1. Phần mềm báo: Dữ liệu đã đạt … hóa đơn. Phần mềm sẽ chuyển … hóa đơn cũ nhất sang file lưu trữ (khoảng 20 – 60 giây). Tồn kho và công nợ giữ nguyên. Vui lòng không tắt máy.
2. Nếu đang có bàn mở, phần mềm hoãn tới lúc vắng khách.
3. Phần mềm chép bản đầy đủ ra file lưu trữ trước, rồi mới xóa hóa đơn cũ khỏi file bán hàng.

Những gì được giữ:

• Tháng này, tháng trước và ca đang chạy — báo cáo gần đây, bảng số liệu không bị ảnh hưởng.
• Tồn kho: phần đã bán của hóa đơn cũ được kết chuyển, tồn không đổi.
• Công nợ: khoản còn nợ giữ nguyên trong sổ nợ.
• Số hóa đơn không đánh lại.

3. Xem lại hóa đơn đã lưu trữ

File lưu trữ đặt tên theo khoảng số hóa đơn và ngày, ví dụ LuuTru_HD1-30000_20270105_0830.xlsb, trong thư mục SaoLuu\LuuTru cạnh file phần mềm. Mở file đó để xem báo cáo các tháng cũ. File lưu trữ chỉ để xem: mọi thao tác bán hàng, thu chi, kho đều bị chặn với thông báo Đây là FILE LƯU TRỮ.

4. Câu hỏi thường gặp

Lưu trữ có làm mất doanh thu năm ngoái?
Không. Số liệu nằm trong file lưu trữ; mở file đó để xem báo cáo năm ngoái.

Đang lưu trữ thì mất điện?
Phần mềm chép bản đầy đủ trước khi xóa; nếu lỗi giữa chừng, tắt phần mềm không lưu rồi mở lại — hoặc lấy bản sao lưu — xem Lấy lại dữ liệu từ bản sao lưu khi file bị hỏng hoặc lỡ xóa.