Nhập danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp từ file Excel

Đây là bài 9 trong loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web. Cửa hàng có vài trăm mặt hàng, vài trăm khách thì gõ từng người, từng món rất lâu. Nếu danh sách đã có sẵn trong Excel (hoặc gõ vào Excel nhanh hơn), bạn có thể nhập hàng hóa từ Excel, nhập khách hàng, nhà cung cấp một lần vào phần mềm. Cách này cũng dùng để sửa giá hàng loạt: xuất danh sách ra Excel, sửa, rồi nhập lại.

1. Lấy file Excel mẫu

Nút nhập file nằm ngay ở trang danh mục cần nhập. Ví dụ với hàng hóa:

1. Vào menu Hàng hóa.
2. Bấm Xuất Excel (số ①): phần mềm tải về file Excel danh sách hàng hiện có, đúng các cột phần mềm đọc được. Cửa hàng mới chưa có hàng thì file chỉ có dòng tiêu đề.

Hình 1: Trang Hàng hóa — Xuất Excel ① lấy file mẫu, Nhập từ Excel ② đưa file vào.

Bấm Nhập từ Excel (số ②) cũng thấy hướng dẫn 3 bước và nút Xuất Excel (số ① ở Hình 2) để lấy file mẫu ngay trong hộp:

Hình 2: Hộp Nhập danh sách hàng hóa từ Excel — Xuất Excel ① lấy file mẫu, Chọn file Excel… ② chọn file đã điền.

Nút Nhập từ Excel chỉ hiện với người có quyền Sửa danh mục.

2. Điền danh sách hàng hóa trong Excel

Mở file vừa tải bằng Excel. Mỗi mặt hàng một dòng. Ví dụ 4 dòng — 3 mặt hàng mới và 1 mặt hàng đã có (sửa giá):

Ý nghĩa các cột:

Cách điền đúng để nhập không bị lỗi:

• Giữ nguyên dòng tiêu đề. Thứ tự cột không quan trọng; cột nào không cần thì xóa cả cột. File Excel khác (không lấy từ nút Xuất Excel) vẫn nhập được nếu dòng tiêu đề có các tên cột tương tự: Tên hàng, Mã hàng, Đơn vị tính, Giá bán…
• Phần mềm chỉ đọc trang tính (sheet) đầu tiên của file. Nhận file .xlsx, .xls, .xlsm, .csv.
• Ô để trống = giữ nguyên thông tin cũ của mặt hàng đã có. Muốn xóa mã, đổi tên thì sửa trên phần mềm.
• Mỗi tên chỉ một dòng. Muốn đổi tên mặt hàng thì sửa trên phần mềm — trong file, tên mới bị coi là mặt hàng mới.
• Số tiền: gõ số thuần (45000) hoặc dùng định dạng số có dấu phẩy của Excel. Nếu ô là chữ thì quy định là dấu phẩy ngăn hàng nghìn, dấu chấm là số lẻ — gõ 45.000 ở cột giá sẽ bị báo lỗi (xem phần 4).

3. Nhập hàng hóa từ Excel: chọn file, xem trước, nhập

1. Ở trang Hàng hóa, bấm Nhập từ Excel → Chọn file Excel… và chọn file đã điền.
2. Phần mềm đọc file và cho xem trước, chưa ghi gì: số dòng thêm mới, cập nhật (số ①), các cột nhận ra được (số ②) — kiểm tra đủ các cột bạn đã điền.
3. Đúng rồi thì bấm Nhập … dòng (số ③). Muốn sửa file thì bấm Chọn file khác.

Hình 3: Xem trước — thêm mới 3, cập nhật 1 ①, các cột nhận ra ②, nút Nhập 4 dòng ③.

Nhập xong, góc màn hình báo số mặt hàng đã thêm mới và cập nhật:

Hình 4: Thông báo nhập xong.

Các mặt hàng vừa nhập hiện ngay trong danh sách, kèm đơn vị quy đổi, giá, nhóm, tồn kho:

Hình 5: Lọc nhóm Điện nước — các mặt hàng vừa nhập từ file Excel.

4. Khi file báo lỗi

Số viết sai quy tắc: phần mềm không nhập dòng nào và liệt kê từng ô sai: dòng mấy, cột nào, giá trị gì, lý do. Sửa trong Excel, lưu file rồi bấm Chọn file Excel… chọn lại.

Hình 6: File có 2 ô giá viết dấu chấm kiểu “45.000” — chưa nhập gì, sửa file rồi chọn lại.

Cách sửa nhanh: gõ lại thành số thuần (45000), hoặc chọn cả cột → định dạng Number của Excel. Số lẻ (số lượng 2,5 mét) gõ bằng dấu chấm: 2.5.

Các báo khác trong phần xem trước:

• Tên bị trùng trong file (khung đỏ): hai dòng cùng tên (không phân biệt chữ hoa / thường, dấu cách) — phần mềm bỏ qua cả các dòng trùng vì không biết dòng nào đúng. Gộp thành 1 dòng hoặc đổi tên cho khác nhau rồi chọn lại file.
• Dòng lỗi (bỏ qua): dòng thiếu tên, ô ĐVT quy đổi viết sai dạng… — các dòng khác vẫn nhập được.
• Tên gần giống nhau (khung vàng), ví dụ Anh Tu và Anh Tư: kiểm tra có phải cùng một mặt hàng / một người không.
• Mã hàng trùng với mặt hàng khác (khung vàng): vẫn nhập, nhưng nên sửa vì quét mã vạch chỉ ra 1 mặt hàng.

5. Nhập khách hàng, nhà cung cấp từ Excel

Làm giống hệt hàng hóa, ở menu Khách hàng hoặc Nhà cung cấp: Xuất Excel lấy file mẫu → điền → Nhập từ Excel.

• Tên bắt buộc; mỗi người một tên khác nhau. Tên Khách lẻ là tên dành riêng, không nhập được.
• Loại giá (chỉ khách hàng): gõ tên loại giá (Giá sỉ) hoặc số 1–4. Để trống = giá lẻ.
• Điện thoại: Excel hay tự bỏ số 0 đầu khi ô là kiểu số (0900… thành 900…). Phần mềm tự thêm lại số 0 và báo cho bạn biết (khung vàng, số ② ở Hình 7). Tốt nhất định dạng cột điện thoại là Text trước khi gõ.
• Nợ đầu kỳ: số nợ cũ lúc bắt đầu dùng phần mềm — phần xem trước liệt kê từng người và tổng tiền (số ①). Cách điền và lưu ý: xem bài Nhập nợ đầu kỳ và điều chỉnh công nợ.

Hình 7: Xem trước file khách hàng — danh sách nợ đầu kỳ ①, báo đã thêm số 0 cho số điện thoại ②.

6. Câu hỏi thường gặp

Dùng cách này để sửa giá hàng loạt được không?
Được. Xuất Excel → sửa cột giá → Nhập từ Excel. Chỉ các mặt hàng có trong file được cập nhật; ô để trống giữ giá cũ. Hóa đơn cũ không đổi giá.

Nhập file báo “Không tìm thấy cột Tên hàng”?
Dòng tiêu đề thiếu cột tên, hoặc tiêu đề không nằm trong 15 dòng đầu file. Dùng file lấy từ nút Xuất Excel làm mẫu và giữ nguyên dòng tiêu đề.

Nhập xong mới thấy sai, làm lại thế nào?
Sửa file rồi nhập lại — các dòng đã có được cập nhật theo file mới, không bị trùng. Mặt hàng thêm nhầm thì xóa trên trang Hàng hóa.

File danh sách hàng từ phần mềm khác có nhập được không?
Được nếu là file Excel / CSV có dòng tiêu đề. Đổi tên các cột cho giống file mẫu (Mã, Tên hàng, ĐVT, Giá lẻ, Giá sỉ, Nhóm, Giá vốn, Tồn đầu) để phần mềm nhận ra. Cần hỗ trợ: gọi TPSoft 0906 864 860.