Khách mang xe đến, hỏi “lần trước làm gì rồi?” — garage cần tra ngay lịch sử sửa chữa xe theo biển số. Và để khách quay lại đều đặn, garage nên chủ động gọi nhắc khi xe sắp đến hạn bảo dưỡng. Bài này thuộc loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web, hướng dẫn cửa hàng loại Garage dùng 2 mục riêng trong menu: Lịch sử xe và Nhắc bảo dưỡng.
• Lịch sử xe: gõ vài số của biển số, bấm vào xe → thấy mọi lần làm, số km, tiền, từng hạng mục.
• Nhắc bảo dưỡng: danh sách xe quá hạn / sắp đến hạn, có số điện thoại khách để gọi.
• Gọi xong bấm Đã nhắc, ghi chú khách hẹn ngày nào — lần sau không gọi trùng.
1. Tra lịch sử sửa chữa xe theo biển số
Vào menu Lịch sử xe. Bên trái là danh sách xe đã làm ở garage (xe mới làm gần đây ở trên cùng), bên phải là lịch sử của xe đang chọn.
- Gõ vào ô tìm (số ①): biển số, tên xe hoặc tên khách. Biển số gõ kiểu nào cũng được: 43A55588, 43a-555.88, hay chỉ vài số như 555.
- Bấm vào xe cần xem (số ②).
- Bên phải hiện biển số, tên xe, số lần làm và tổng tiền, rồi từng lần làm (mới nhất ở trên): số hóa đơn, ngày giờ, số km, tên khách, người lập (KT), tiền và từng dịch vụ, phụ tùng. Lần nào còn nợ có chữ đỏ “còn nợ …”.
Hình 1: Lịch sử xe — ô tìm ①, xe cần xem ②, nút Xem / in ③.
Bấm Xem / in (số ③) để mở hóa đơn của lần làm đó — có dòng Xe: biển số, tên xe, số km — và các nút In lại, Sửa, Xóa, Xuất Excel phiếu này như ở mục Hóa đơn (F4):
Hình 2: Hóa đơn mở từ Lịch sử xe — dòng Xe ghi biển số, tên xe, số km.
Đang lập hóa đơn cũng xem được lịch sử ngay trong hộp Thông tin xe (F7) — nút Xem lịch sử xe, xem bài Lập hóa đơn sửa xe.
2. Danh sách Nhắc bảo dưỡng
Vào menu Nhắc bảo dưỡng. Mỗi xe một dòng, tính theo hóa đơn gần nhất của xe. Chỉ xe có lịch mới hiện: hóa đơn có hạng mục đặt chu kỳ bảo dưỡng (xem bài Chu kỳ bảo dưỡng) hoặc có hẹn tự nhập trong hộp F7.
Hình 3: Nhắc bảo dưỡng — bộ lọc ①, ô tìm ②, tình trạng ③, nút Đã nhắc ④, Ẩn xe đã nhắc ⑤.
- Bộ lọc (số ①): Đến hạn & sắp đến hạn (mặc định — các xe cần gọi), Quá hạn, Tất cả xe có lịch.
- Ô tìm (số ②): theo biển số, tên xe, tên khách hoặc số điện thoại.
- Ẩn xe đã nhắc (số ⑤): bỏ các xe đã gọi, chỉ còn xe chưa gọi.
Các cột trong bảng:
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Biển số / xe | Biển số, hãng, tên xe, màu, đời xe. |
| Khách hàng | Tên và số điện thoại của khách ở hóa đơn gần nhất. Trên điện thoại, bấm vào số để gọi luôn. |
| Lần cuối | Ngày, số hóa đơn và số km lần xe vào gần nhất. |
| Km hôm nay ≈ | Số km ước tính hôm nay, kèm số km xe chạy mỗi ngày — xem phần 3. |
| Hẹn / đến hạn | Hạn gần nhất (số km hoặc ngày) và các hạng mục cần làm; “Hẹn ghi trên hóa đơn” nếu là hẹn tự nhập. |
| Tình trạng (số ③) | Quá hạn (đỏ), Sắp đến hạn (cam), Chưa đến (xám), kèm “quá … km · còn … ngày” và ngày dự kiến đến hạn. |
| Đã nhắc | Lần gọi gần nhất: ngày, người gọi, ghi chú; Chưa nếu chưa gọi. |
3. Phần mềm tính hạn và km hôm nay thế nào?
- Hạn của từng hạng mục = lần làm gần nhất + chu kỳ của hạng mục đó. Ví dụ xe làm thay nhớt ngày 15/04/2026 ở 36,200 km, chu kỳ 5,000 km / 6 tháng → hạn 41,200 km hoặc 15/10/2026.
- Hạn của xe = hạn sớm nhất trong các hạng mục (và hẹn tự nhập trên hóa đơn gần nhất, nếu có).
- Km hôm nay ≈ = số km lần cuối + số km xe chạy mỗi ngày × số ngày từ lần cuối. Số km mỗi ngày tính theo lịch sử của chính xe đó (cần 2 lần có số km, cách nhau ít nhất 7 ngày). Xe mới làm 1 lần thì lấy số mặc định trong Cài đặt → Garage (30 km/ngày).
- Sắp đến hạn = còn dưới 500 km hoặc 7 ngày nữa là đến hạn; Quá hạn = đã tới hạn km hoặc hạn ngày. Hai con số 500 km, 7 ngày đổi được ở Cài đặt → Garage — xem bài Cài đặt riêng cho garage.
4. Gọi khách và ghi lại lần đã nhắc
- Gọi cho khách theo số điện thoại trong cột Khách hàng.
- Bấm Đã nhắc ở cuối dòng xe đó (số ④ ở Hình 3).
- Gõ Ghi chú (số ①), ví dụ “Khách hẹn thứ Bảy 17/10 mang xe vào”, “Không nghe máy”.
- Bấm Lưu (số ②).
Hình 4: Hộp Đã nhắc khách — ghi chú ①, Lưu ②.
Cột Đã nhắc hiện ngày gọi, tên người gọi và ghi chú. Gọi nhiều lần thì ghi thêm, cột này hiện lần gần nhất kèm số lần.
Hình 5: Lần nhắc đã ghi ở cột Đã nhắc.
Khi xe quay lại làm (có hóa đơn mới), dòng của xe tính lại hạn mới và cột Đã nhắc trở về Chưa — sẵn sàng cho lần nhắc sau.
5. Xem chi tiết từng xe, xuất danh sách ra Excel
Bấm vào một dòng xe trong danh sách Nhắc bảo dưỡng: hộp chi tiết hiện bảng Hạng mục bảo dưỡng của xe — mỗi hạng mục có lần trước, đến hạn, tình trạng (đỏ = quá hạn, cam = sắp đến hạn) — và bên dưới là lịch sử các lần làm.
Hình 6: Chi tiết xe — bảng hạng mục bảo dưỡng của xe.
Bấm Xuất Excel (góc trên bên phải trang) để lấy danh sách đang hiện (theo bộ lọc, ô tìm) ra file Excel: biển số, xe, khách hàng, điện thoại, lần cuối, km, hạn, tình trạng, hạng mục, các lần đã nhắc — tiện chia cho nhân viên gọi hoặc gửi tin nhắn hàng loạt.
6. Câu hỏi thường gặp
Xe đã làm nhưng không có trong danh sách Nhắc bảo dưỡng?
Hóa đơn của xe chưa có hạng mục nào đặt chu kỳ bảo dưỡng và cũng không có hẹn tự nhập. Đặt chu kỳ cho dịch vụ, phụ tùng ở trang Hàng hóa — danh sách tính lại ngay, kể cả cho hóa đơn cũ. Hóa đơn không nhập biển số (F7) thì không có trong Lịch sử xe và Nhắc bảo dưỡng.
Vì sao xe hiện “Quá hạn” dù khách mới đi ít?
Số km hôm nay là ước tính theo tốc độ chạy trước đây của xe. Xe có hạng mục làm từ lâu (ví dụ lọc gió 1 năm trước) cũng làm xe quá hạn theo ngày. Bấm vào dòng xe để xem hạng mục nào đến hạn.
Khách lẻ có được nhắc không?
Xe của hóa đơn khách lẻ vẫn có trong danh sách nhưng chỉ ghi “Khách lẻ”, không có số điện thoại để gọi. Với khách muốn được nhắc, hãy chọn khách có tên (F6) và ghi số điện thoại khi lập hóa đơn.
Nhân viên có dùng được Lịch sử xe, Nhắc bảo dưỡng không?
Có. Hai mục này hiện với mọi người trong cửa hàng loại Garage, nhân viên tra lịch sử, gọi nhắc và ghi lần đã nhắc được.
📚 Xem tất cả bài hướng dẫn: Mục lục hướng dẫn sử dụng TPSoft Web
📞 Cần hỗ trợ? Gọi 0906 864 860 hoặc nhắn Zalo — Tin học Đông Phương hỗ trợ tất cả các ngày trong tuần.
