Ở garage, mỗi hóa đơn sửa xe cần ghi rõ xe nào: biển số, tên xe, số km lúc nhận xe — để lần sau khách quay lại là biết xe đã làm gì, và hẹn khách ngày bảo dưỡng tiếp theo. Bài này thuộc loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web, hướng dẫn cửa hàng loại Garage nhập Thông tin xe (F7) trên hóa đơn, chọn nhanh xe của khách quen và đặt hẹn bảo dưỡng lần sau. Các bước chung như thêm hàng, chiết khấu, thanh toán, in hóa đơn xem ở bài Lập hóa đơn bán hàng.
• Bán hàng: F6 chọn khách → F2 thêm dịch vụ, phụ tùng → F7 nhập thông tin xe → F8 thanh toán.
• Khách quen: hộp F7 tự điền xe làm gần nhất; xóa chữ trong ô Biển số để chọn xe khác của khách.
• Để trống ô hẹn: phần mềm tự tính hẹn bảo dưỡng theo chu kỳ của các hàng trên hóa đơn.
1. Thẻ Thông tin xe trên hóa đơn sửa xe
Cửa hàng loại Garage có thêm thẻ THÔNG TIN XE ngay dưới thẻ KHÁCH HÀNG ở màn Bán hàng:
Hình 1: Chọn khách bằng Chọn (F6) ①, nhập xe bằng Nhập (F7) ②.
Thứ tự làm một hóa đơn sửa xe:
- Bấm Chọn (F6) (số ①) hoặc phím F6 để chọn khách. Khách vãng lai thì để Khách lẻ.
- Bấm F2 thêm các dịch vụ, phụ tùng đã làm cho xe.
- Bấm Nhập (F7) (số ②) hoặc phím F7 để nhập thông tin xe — xem phần 2, 3.
- Bấm F8 để thanh toán, F9 lưu và in hóa đơn.
2. Chọn xe của khách quen
Khi đã chọn khách, bấm F7: phần mềm tự điền xe khách làm gần nhất (biển số, hãng xe, tên xe, năm sản xuất, màu, số khung). Ô Số km hiện tại để trống để bạn nhập số mới. Dưới chữ Biển số ghi số xe khách đã làm, ví dụ “Anh Tâm Hải Châu: 2 xe đã làm”.
Khách có nhiều xe, hôm nay mang xe khác đến:
- Bấm vào ô Biển số (số ①), xóa biển số đang có (bấm Ctrl + A rồi Delete).
- Danh sách các xe của khách hiện ra — bấm chọn đúng xe (số ②). Có thể gõ vài số của biển số để lọc nhanh.
Hình 2: Xóa chữ trong ô Biển số ① để hiện các xe khách đã làm, bấm chọn xe ②.
Chọn xong, phần mềm điền lại đúng thông tin của xe đó.
3. Nhập số km và thông tin xe
| Ô | Nhập gì |
|---|---|
| Biển số | Gõ kiểu nào cũng được (43A-555.88, 43a55588…), phần mềm tự viết hoa và nhận ra cùng một xe. Phải có biển số thì thông tin xe mới được lưu. |
| Số km hiện tại | Số đồng hồ km lúc nhận xe. Dòng nhỏ phía trên cho biết số km lần trước, ví dụ “Lần trước 15/04/2026: 36,200 km”. |
| Hãng xe, Tên xe, Năm SX, Màu | Ví dụ Toyota — Vios 1.5G — 2020 — Trắng. |
| Số khung (VIN) | Không bắt buộc. |
| Ghi chú xe | Tình trạng khi nhận xe, yêu cầu của khách… |
| Hẹn bảo dưỡng lần sau (km), hoặc ngày | Để trống = tự tính — xem phần 4. |
Hình 3: Số km hiện tại ①, hẹn bảo dưỡng tự tính ② ③, bảng hạng mục bảo dưỡng của xe ④, nút Lưu (Enter) ⑤.
Xe đã từng làm ở garage, hộp F7 hiện thêm bảng Hạng mục bảo dưỡng của xe (số ④): mỗi hạng mục có chu kỳ đã làm — lần trước (km, ngày), đến hạn và tình trạng so với số km bạn vừa nhập. Chữ đỏ là đã quá hạn, chữ cam là sắp đến hạn. Nhìn bảng này để tư vấn khách làm luôn các hạng mục đã đến hạn — như ví dụ trên, lọc gió điều hòa đã quá 2,300 km.
Nhập xong, bấm Lưu (Enter) (số ⑤) hoặc nhấn Enter.
4. Hẹn bảo dưỡng lần sau: tự tính hoặc tự nhập
Tự tính (để trống 2 ô hẹn): phần mềm lấy chu kỳ bảo dưỡng của các hàng trên hóa đơn (đặt ở trang Hàng hóa — xem bài Chu kỳ bảo dưỡng):
- Km hẹn = số km hiện tại + chu kỳ km nhỏ nhất trong các hàng. Ví dụ xe 42,300 km, có thay nhớt (chu kỳ 5,000 km) → hẹn 47,300 km.
- Ngày hẹn = ngày hóa đơn + chu kỳ tháng nhỏ nhất. Ví dụ hóa đơn ngày 09/10/2026, thay nhớt chu kỳ 6 tháng → hẹn 09/04/2027.
Trong hộp F7, ô hẹn hiện chữ mờ “Tự tính: 47,300” và “Tự tính: 09/04/2027” (số ② ③ ở Hình 3). Chưa nhập số km thì chỉ có ngày hẹn. Hóa đơn không có hàng nào có chu kỳ thì không có hẹn tự tính.
Tự nhập: gõ số km hẹn, hoặc chọn ngày hẹn — dùng khi bạn muốn hẹn khách theo ý mình (ví dụ hẹn quay lại kiểm tra sau 2 tuần). Đã tự nhập 1 trong 2 ô thì phần mềm không tự tính ô còn lại. Hẹn tự nhập cũng được đưa vào danh sách Nhắc bảo dưỡng.
Lưu xong, thẻ THÔNG TIN XE hiện biển số, tên xe, số km và dòng hẹn bảo dưỡng (chữ xanh, có ghi “tự tính” nếu phần mềm tự tính):
Hình 4: Các hàng trên hóa đơn ① và thẻ Thông tin xe ② với hẹn bảo dưỡng tự tính.
Hẹn bảo dưỡng được in trên hóa đơn — xem bài Mẫu in hóa đơn sửa xe.
5. Xem lịch sử xe ngay trong hộp F7
Trong hộp F7, bấm Xem lịch sử xe để xem các lần xe đã làm: số hóa đơn, ngày giờ, số km, tên khách, người lập (KT), tổng tiền và từng hạng mục. Bấm Ẩn lịch sử xe để thu gọn.
Hình 5: Lịch sử xe trong hộp F7 — bấm Ẩn lịch sử xe để thu gọn.
Tra lịch sử theo biển số, danh sách xe đến hạn bảo dưỡng: xem bài Lịch sử xe và nhắc bảo dưỡng.
6. Khách lẻ, báo giá, bỏ thông tin xe
- Khách lẻ: hộp F7 không gợi ý xe (dòng cuối hộp nhắc chọn khách trước). Bạn gõ biển số — nếu xe đã từng làm, bảng hạng mục bảo dưỡng và nút Xem lịch sử xe vẫn hiện theo biển số.
- Báo giá sửa chữa: đơn có thông tin xe khi lưu thành báo giá (F1) vẫn giữ xe; trang Báo giá có cột Biển số. Khách đồng ý, bấm Xuất phiếu — thông tin xe được mang sang hóa đơn (hẹn tự tính được tính lại). Xem bài Đơn chờ và báo giá.
- Bỏ thông tin xe: bán phụ tùng không gắn với xe nào thì mở F7, bấm Bỏ thông tin xe.
- Sửa hóa đơn cũ: mở hóa đơn ở Hóa đơn (F4), bấm Sửa rồi F7 để sửa thông tin xe như lúc lập — xem bài Xem, sửa, xóa hóa đơn.
7. Câu hỏi thường gặp
Gõ biển số có gạch, có chấm hay không thì có thành 2 xe khác nhau không?
Không. Phần mềm chỉ so chữ và số của biển số, nên 43A-555.88, 43A55588 hay 43a 555 88 đều là cùng một xe.
Không nhập số km có lưu được không?
Được, nhưng nên nhập: số km giúp tự tính km hẹn bảo dưỡng và ước tính khi nào xe đến hạn để nhắc khách.
Khách đổi xe hoặc bán xe cho người khác thì sao?
Lịch sử theo biển số, nên chủ mới mang xe đến vẫn thấy đủ các lần làm trước. Hóa đơn mới ghi tên khách mới bình thường.
Hẹn tự tính sai vì hóa đơn có hàng chu kỳ ngắn (ví dụ rửa xe)?
Chỉ đặt chu kỳ cho hạng mục thật sự cần nhắc làm lại. Hoặc gõ hẹn tự nhập trong hộp F7 cho hóa đơn đó.
🏷️ Tất cả bài cho cửa hàng garage ô tô, xe máy: TPSoft Web cho garage ô tô, xe máy
📚 Xem tất cả bài hướng dẫn: Mục lục hướng dẫn sử dụng TPSoft Web
📞 Cần hỗ trợ? Gọi 0906 864 860 hoặc nhắn Zalo — Tin học Đông Phương hỗ trợ tất cả các ngày trong tuần.
