Bán nhiều đơn cùng lúc, đơn chờ và báo giá

Đây là bài 11 trong loạt bài Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web. Cửa hàng đông khách thường gặp: đang lên đơn cho khách này thì khách khác đến; khách hỏi giá rồi hẹn mai mới lấy hàng; công trình cần lập báo giá trước khi đặt hàng. Bài này hướng dẫn bán nhiều đơn cùng lúc, giữ đơn chờ và làm báo giá — đến khi khách đồng ý chỉ cần 1 nút để chuyển báo giá thành hóa đơn. Cách lập một hóa đơn bình thường xem ở bài Lập hóa đơn bán hàng.

1. Bán nhiều đơn cùng lúc

Mỗi đơn đang lập nằm trong một tab ĐƠN 1, ĐƠN 2, ĐƠN 3… ở phía trên màn Bán hàng (số ①). Trên tab ghi sẵn tên khách và số dòng hàng trong ngoặc, nhìn là biết đơn nào của ai.

Hình 1: Các tab đơn ①, nút + mở đơn mới ②, nút Báo giá (F1) ③.

1. Đang lên đơn cho khách A thì khách B đến: bấm dấu + (số ②) — một đơn trống mới mở ra, đơn của khách A vẫn giữ nguyên.
2. Lên đơn cho khách B như bình thường: F6 chọn khách, F2 thêm hàng.
3. Bấm vào tab của đơn nào thì làm tiếp đơn đó. Đơn nào xong thì bấm F8 thanh toán — đơn đó đóng lại, các đơn khác vẫn còn.
4. Đơn không bán nữa: mở đơn đó, bấm F3 (Hủy phiếu) → Đồng ý.

• Mở tối đa 20 đơn cùng lúc. Bấm + khi đang có sẵn một đơn trống thì phần mềm chuyển sang đơn trống đó, không mở thêm.
• Màn Nhập hàng cũng có các tab đơn riêng, không lẫn với đơn bán.

2. Đơn chờ được giữ lại trên máy

Các đơn đang lập được tự lưu trên máy (trình duyệt) đang dùng: tải lại trang, tắt trình duyệt hay tắt máy rồi mở lại, các đơn vẫn còn nguyên. Vì vậy có thể dùng làm đơn chờ: khách chọn hàng xong nhưng chiều mới quay lại lấy, cứ để đơn đó nằm trong tab.

• Mở 2 tab trình duyệt trên cùng một máy: danh sách đơn của hai tab đi theo nhau; mỗi tab mở đơn riêng của mình.
• Đang sửa một hóa đơn cũ thì không chuyển sang đơn khác, không mở đơn mới được — lưu (F8) hoặc hủy sửa (F3) trước.
• Nhiều người dùng chung một máy: đơn trống tự lấy tên người đang đăng nhập; đơn đã có hàng giữ tên nhân viên đã lập.

3. Lập báo giá (F1)

Báo giá dùng khi khách hỏi giá trước, chưa lấy hàng. Báo giá không trừ tồn kho, không tính công nợ, không tính vào doanh thu và được đánh số riêng (Báo giá số 1, 2, 3…), không lẫn với số hóa đơn.

1. Ở màn Bán hàng, chọn khách (F6) và thêm hàng (F2) như bán bình thường — giá, chiết khấu, VAT, ghi chú đều giữ trong báo giá.
2. Bấm F1 hoặc nút Báo giá (số ③ ở Hình 1).
3. Hộp Lưu báo giá? hiện ra — bấm Đồng ý:

Hình 2: Hộp Lưu báo giá — bấm Đồng ý.

4. Góc dưới bên phải màn hình báo “Đã lưu báo giá số …” và hộp in mở ra để in báo giá giao khách.

Sau khi lưu, đơn vẫn giữ trên màn hình và được nhớ là đơn của báo giá vừa lưu: khách đồng ý mua luôn thì bấm F8 thanh toán ngay (hóa đơn ghi xuất từ báo giá số …); khách chưa mua thì bấm F3 để hủy đơn (báo giá đã lưu không mất).

4. Xem danh sách báo giá

Bấm Báo giá ở menu bên trái. Đầu trang ghi tổng số báo giá, số báo giá chưa xuất và tổng tiền hàng.

Hình 3: Danh sách báo giá — lọc ①, ô tìm ②, tình trạng ③, nút Sửa / Xuất phiếu ④.

1. Tất cả / Chưa xuất / Đã xuất (số ①): lọc theo tình trạng — xem nhanh báo giá nào khách chưa lấy hàng để gọi lại.
2. Ô tìm (số ②): gõ tên khách, số báo giá hoặc số điện thoại. Bên cạnh có ô chọn khoảng thời gian: mặc định hiện báo giá 3 tháng gần đây, chọn 1 năm hoặc Tất cả để xem báo giá cũ hơn.
3. Tình trạng (số ③): Chưa xuất, hoặc Đã xuất kèm số hóa đơn đã bán từ báo giá đó (bấm HĐ … để xem hóa đơn).
4. Nút Sửa và Xuất phiếu (số ④) ngay trên từng dòng.

Bấm vào một dòng để mở chi tiết báo giá:

Hình 4: Chi tiết báo giá — Xuất phiếu (bán hàng) ①, In lại ②, Sửa ③.

• In lại (số ②): in lại báo giá cho khách. Xuất Excel phiếu này: lưu báo giá thành file Excel để gửi qua Zalo, email.
• Xóa: xóa báo giá không còn dùng (báo giá đã xóa được lưu trong Lịch sử sửa xóa).

5. Khách đồng ý: chuyển báo giá thành hóa đơn

1. Vào menu Báo giá, bấm Xuất phiếu trên dòng báo giá (hoặc mở chi tiết rồi bấm Xuất phiếu (bán hàng) — số ① ở Hình 4).
2. Phần mềm chuyển sang màn Bán hàng với đầy đủ khách, hàng, giá, chiết khấu, VAT, ghi chú của báo giá; trên cùng có nhãn tím XUẤT TỪ BÁO GIÁ SỐ … (số ①).

Hình 5: Đơn xuất từ báo giá — nhãn ①, bấm Thanh toán ② để lưu hóa đơn.

3. Kiểm tra lại: khách lấy bớt hay thêm món nào thì sửa trên đơn như bình thường.
4. Bấm F8 (số ②) thanh toán và lưu. Góc màn hình báo “Đã lưu hóa đơn số … (xuất từ báo giá số …)”; trong danh sách, báo giá chuyển sang Đã xuất kèm số hóa đơn.

• Ngày giờ của hóa đơn là lúc lưu, không phải ngày lập báo giá.
• Đơn của báo giá này còn đang mở trên màn Bán hàng (vừa lưu báo giá xong, chưa thanh toán, chưa hủy) mà bấm Xuất phiếu: phần mềm hỏi “Báo giá số … đang có ở Bán hàng” — bấm Mở đơn đang có để bán tiếp trên đơn đó, không tạo thêm 1 đơn trùng nội dung (tránh bán 2 lần). Chỉ bấm Vẫn tạo đơn mới khi thật sự cần 2 đơn.
• Báo giá đã xuất rồi mà bấm Xuất phiếu lần nữa, phần mềm hỏi lại “Báo giá số … đã xuất rồi” — chỉ bấm Vẫn xuất khi khách mua thêm một lần nữa theo đúng báo giá đó.
• Không muốn hóa đơn gắn với báo giá: bấm dấu × trên nhãn tím (hàng trên đơn vẫn giữ).

6. Sửa báo giá

1. Menu Báo giá → bấm Sửa trên dòng báo giá (hoặc trong chi tiết báo giá).
2. Báo giá hiện lên màn Bán hàng với nhãn ĐANG SỬA BÁO GIÁ … · F1 LƯU BÁO GIÁ · F3 HỦY SỬA (số ①). Sửa hàng, giá, số lượng như bình thường.

Hình 6: Đang sửa báo giá ① — bấm Báo giá (F1) ② để lưu lại.

3. Bấm F1 (số ②) → Đồng ý: báo giá giữ nguyên số, ghi đè nội dung mới và in lại. Bấm F3 nếu muốn hủy sửa (báo giá giữ như cũ).

7. Câu hỏi thường gặp

Tắt máy rồi mở lại, các đơn đang lập có mất không?
Không mất: đơn đang lập được lưu trên trình duyệt của máy đó. Chỉ mất khi xóa dữ liệu trình duyệt hoặc dùng chế độ ẩn danh. Đơn quan trọng nên lưu thành báo giá để chắc chắn.

Máy khác (điện thoại, máy thu ngân) có thấy đơn chờ của tôi không?
Không. Đơn chờ chỉ nằm trên máy đang lập. Muốn máy khác thấy, hãy lưu thành báo giá (F1) — máy khác mở menu Báo giá → Xuất phiếu để bán.

Lưu báo giá có trừ tồn kho, cộng nợ cho khách không?
Không. Báo giá chỉ để báo giá; tồn kho, công nợ, doanh thu chỉ thay đổi khi báo giá được xuất thành hóa đơn và lưu.

Giá trên báo giá cũ đã thay đổi, xuất phiếu có tự cập nhật giá mới không?
Không. Hóa đơn xuất từ báo giá giữ đúng giá đã báo cho khách. Muốn giá mới: sửa đơn giá trên đơn trước khi bấm F8.

Mất mạng có lưu báo giá được không?
Được. Báo giá được lưu trên máy và tự gửi lên khi có mạng lại — xem bài Bán hàng khi mất mạng.