Dữ liệu bán hàng là tài sản của cửa hàng: danh sách khách, công nợ, tồn kho, hóa đơn nhiều năm. Bài này thuộc loạt Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng TPSoft Web, hướng dẫn sao lưu dữ liệu ra file Excel để cửa hàng tự giữ, khôi phục lại từ file khi lỡ tay, và xóa dữ liệu — xóa dữ liệu mẫu khi bắt đầu dùng thật, hoặc xóa từng loại — một cách an toàn.
• Dữ liệu trên máy chủ TPSoft được sao lưu tự động hằng ngày — bạn không phải làm gì.
• Muốn tự giữ 1 bản: Cài đặt → Sao lưu / Khôi phục / Xóa → Tải file sao lưu (file Excel).
• Khôi phục và xóa dữ liệu: chỉ chủ cửa hàng. Trước mỗi lần xóa, khôi phục, phần mềm tự tải 1 file sao lưu về máy.
1. Dữ liệu của cửa hàng được sao lưu thế nào?
- Trên máy chủ TPSoft: toàn bộ dữ liệu được sao lưu tự động hằng đêm. Máy tính, điện thoại hỏng hay mất thì dữ liệu đã lưu trên máy chủ vẫn còn — đăng nhập máy khác là dùng tiếp.
- File sao lưu do bạn tải về: để cửa hàng tự giữ thêm 1 bản (trên máy tính, USB, Google Drive…), mở xem được bằng Excel và khôi phục lại được khi cần.
Mở trang sao lưu: menu Cài đặt → thẻ Sao lưu / Khôi phục / Xóa. Trên trang có nút Tải file sao lưu (số ①), Khôi phục từ file sao lưu… (số ②), các nút xóa từng loại (số ③) và Xóa tất cả dữ liệu… (số ④).
Hình 1: Cài đặt → Sao lưu / Khôi phục / Xóa — tải file ①, khôi phục ②, xóa từng loại ③, xóa tất cả ④.
2. Tải file sao lưu dữ liệu
- Vào Cài đặt → Sao lưu / Khôi phục / Xóa.
- Bấm Tải file sao lưu (số ① ở Hình 1). Cửa hàng nhiều hóa đơn thì chờ một lúc — cạnh nút hiện dòng Đang lấy ….
- File Excel tải về thư mục Tải về (Downloads) của trình duyệt, tên dạng SAO_LUU_tên cửa hàng_năm tháng ngày_giờ phút.xlsx.
Mở file bằng Excel, bạn thấy các sheet dễ đọc:
| Sheet | Nội dung |
|---|---|
| HangHoa | Danh mục hàng hóa: mã, tên, đơn vị tính, giá, tồn kho… |
| KhachHang, NhaCungCap | Danh sách khách hàng, nhà cung cấp kèm công nợ |
| HoaDonBan, HoaDonBan_ChiTiet | Hóa đơn bán và từng dòng hàng của hóa đơn |
| PhieuNhap, PhieuNhap_ChiTiet | Phiếu nhập và từng dòng hàng |
| ThuChi | Phiếu thu, phiếu chi |
Ngoài ra file có 1 sheet ẩn chứa toàn bộ dữ liệu gốc (kể cả cài đặt, lịch sử sửa xóa) để khôi phục.
- Ai tải được: chủ cửa hàng; quản lý chỉ tải được khi có đủ 4 quyền Cài đặt, Xem giá vốn, Thu chi, Xem báo cáo (vì file chứa mọi dữ liệu). Nhân viên không vào được Cài đặt.
- Nên tải định kỳ, ví dụ cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng, và cất 1 bản ở nơi khác máy tính bán hàng.
3. Khôi phục dữ liệu từ file sao lưu
Dùng khi lỡ xóa nhầm, nhập nhầm file, hoặc muốn đưa cửa hàng về đúng lúc sao lưu. Khôi phục thay toàn bộ dữ liệu hiện tại bằng dữ liệu trong file.
- Chủ cửa hàng bấm Khôi phục từ file sao lưu… (số ② ở Hình 1), chọn file sao lưu (.xlsx).
- Hộp Khôi phục dữ liệu từ file sao lưu hiện ra. Kiểm tra tên file, giờ sao lưu và cửa hàng của file (số ①), số hàng hóa, khách hàng, hóa đơn… trong file (số ②).
- Đọc kỹ khung đỏ (số ③): mọi hóa đơn, thu chi nhập sau giờ sao lưu sẽ mất.
- Gõ KHOI PHUC vào ô xác nhận (số ④) rồi bấm Khôi phục (số ⑤).
Hình 2: Hộp khôi phục — thông tin file ①, số liệu trong file ②, cảnh báo ③, gõ KHOI PHUC ④, nút Khôi phục ⑤.
- Chờ tới khi góc màn hình báo Đã khôi phục xong:
Hình 3: Đã khôi phục — dữ liệu về như lúc sao lưu.
- Trước khi thay, phần mềm tự tải 1 file sao lưu dữ liệu hiện tại (tên có đuôi _TRUOC_KHOI_PHUC) — đổi ý thì khôi phục lại từ file này.
- Nhân viên và phân quyền đăng nhập giữ nguyên.
- Trong lúc khôi phục, các máy khác của cửa hàng tạm chưa lưu được phiếu (phiếu giữ trên máy, tự gửi sau khi xong) — nên làm lúc cửa hàng nghỉ.
- Chọn file của cửa hàng khác hoặc khác loại cửa hàng, hộp khôi phục hiện thêm khung cam nhắc trước khi làm.
- Cửa hàng quá nhiều dữ liệu, phần mềm hỏi Khôi phục từng phần?; nếu bị ngắt giữa chừng, thẻ Sao lưu hiện khung cam có nút Làm tiếp.
- File TPSoft Excel (bản cũ) không khôi phục ở đây — dùng Nhập dữ liệu Excel (bài 30).
4. Xóa từng loại dữ liệu
Ở mục Xóa toàn bộ dữ liệu (chỉ chủ cửa hàng) có 6 nút, mỗi nút xóa 1 loại:
| Nút | Ghi chú |
|---|---|
| Xóa danh mục khách hàng | Hóa đơn cũ và công nợ vẫn giữ theo tên khách. |
| Xóa danh mục nhà cung cấp | Phiếu nhập cũ và công nợ vẫn giữ theo tên. |
| Xóa danh mục hàng hóa | Hóa đơn cũ vẫn giữ tên hàng; tồn kho theo tên vẫn tính từ hóa đơn. |
| Xóa toàn bộ hóa đơn bán | Gồm cả phiếu thu nợ, điều chỉnh công nợ khách; công nợ khách về 0. |
| Xóa toàn bộ phiếu nhập | Gồm cả phiếu trả nợ nhà cung cấp, điều chỉnh tồn kho. |
| Xóa toàn bộ thu chi | Tiền thu bán hàng, trả nhập hàng trên hóa đơn không bị xóa. |
Bấm 1 nút → đọc khung đỏ (số ①) → gõ XOA (số ②) → bấm Sao lưu rồi xóa (số ③). Phần mềm tự tải file sao lưu đầy đủ về máy (đuôi _TRUOC_XOA_…) rồi mới xóa.
Hình 4: Xóa 1 loại dữ liệu — đọc cảnh báo ①, gõ XOA ②, bấm Sao lưu rồi xóa ③.
5. Xóa tất cả dữ liệu (xóa dữ liệu mẫu)
Dùng khi cửa hàng đã lấy dữ liệu mẫu để dùng thử và nay bắt đầu dùng thật, hoặc muốn làm lại từ đầu. Phần mềm hỏi lại 2 lần:
- Bấm Xóa tất cả dữ liệu… (số ④ ở Hình 1).
- Lần 1/2: đọc khung đỏ (số ①) — phần nào sẽ xóa, phần nào giữ lại. Ô Xóa cả lịch sử sửa xóa (số ②) mặc định không chọn: lịch sử được giữ để đối chiếu. Gõ XOA (số ③), bấm Tiếp tục (số ④).
Hình 5: Xóa tất cả — xác nhận lần 1/2.
- Lần 2/2: gõ XOA TAT CA (số ①) rồi bấm Sao lưu rồi xóa tất cả (số ②).
Hình 6: Xóa tất cả — xác nhận lần 2/2.
- Phần mềm tải file sao lưu đầy đủ (đuôi _TRUOC_XOA_TAT_CA) về máy, rồi xóa và báo số mục đã xóa:
Hình 7: Đã xóa tất cả dữ liệu.
| Sẽ xóa | Giữ lại |
|---|---|
| Danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp; toàn bộ hóa đơn bán, phiếu nhập, báo giá, phiếu thu chi; công nợ, tồn kho về 0 | Cài đặt, mẫu in / mẫu tem, thông tin cửa hàng, nhân viên và phân quyền, tài khoản tiền, mục thu chi, lịch sử sửa xóa (trừ khi chọn ô ②) |
6. Ai được làm việc nào?
| Việc | Chủ cửa hàng | Quản lý | Nhân viên |
|---|---|---|---|
| Tải file sao lưu | Được | Khi có đủ 4 quyền Cài đặt, Xem giá vốn, Thu chi, Xem báo cáo | Không |
| Khôi phục từ file sao lưu | Được | Không | Không |
| Xóa từng loại, xóa tất cả | Được | Không | Không |
Phân quyền cho quản lý ở Nhân viên → Phân quyền theo chức vụ — xem bài 25.
7. Câu hỏi thường gặp
Không tự tải file sao lưu thì dữ liệu có an toàn không?
Có. Dữ liệu trên máy chủ TPSoft được sao lưu tự động hằng ngày. File tự tải là để cửa hàng giữ thêm 1 bản riêng, xem được bằng Excel.
File sao lưu nằm ở đâu trên máy?
Trong thư mục Tải về (Downloads) của trình duyệt, tên bắt đầu bằng SAO_LUU_. Nên chép sang USB hoặc Google Drive để cất.
Khôi phục báo “File sao lưu đã bị sửa hoặc bị hỏng”?
File đã bị sửa (mở bằng Excel rồi sửa, lưu đè) hoặc tải về chưa trọn. Hãy chọn file sao lưu khác còn nguyên.
Xóa dữ liệu mẫu có mất tên cửa hàng, mẫu in, nhân viên không?
Không. Xóa tất cả dữ liệu giữ nguyên cài đặt, thông tin cửa hàng, mẫu in, nhân viên và phân quyền, tài khoản tiền.
Cần khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu của máy chủ?
Gọi TPSoft 0906 864 860 để được hỗ trợ.
➡️ Bài tiếp theo: TPSoft Web cho cửa hàng tôn sắt thép
📖 Xem thêm: Dữ liệu trên TPSoft Web có an toàn không? Sao lưu, bảo mật, quyền riêng tư
📚 Xem tất cả bài hướng dẫn: Mục lục hướng dẫn sử dụng TPSoft Web
📞 Cần hỗ trợ? Gọi 0906 864 860 hoặc nhắn Zalo — Tin học Đông Phương hỗ trợ tất cả các ngày trong tuần.
